10 Funktionen, die eine moderne Transportmanagement-Software bieten sollte

In der sich ständig wandelnden Transport- und Speditionsbranche (TSL) ist die passende technologische Unterstützung die Grundlage für effektives Management. Moderne Transportmanagement-Software (TMS) ermöglicht Prozessoptimierung, Automatisierung wichtiger Aufgaben und Verbesserung der Liquidität des Unternehmens. Am Beispiel von fireTMS stellen wir 10 Funktionen vor, die jedes moderne Transport- und Speditionsmanagementsystem bieten sollte.

KI-Unterstützung in Transportmanagement-Software

Moderne Transportprogramme für Speditionen und Frachtführer nutzen zunehmend Künstliche Intelligenz, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Eine davon ist die Erfassung neuer Aufträge, die zeitaufwändig und mühsam sein kann und mit dem Risiko von Fehlern beim Kopieren oder Einfügen von Daten in das TMS-System verbunden ist. Die Lösung sind KI-Tools, die verschiedene Dateitypen lesen und darauf basierend neue Aufträge direkt im System erstellen können. 

Welche KI-Lösung bietet fireTMS?

• KI-Assistent – ein Tool, das die Eingabe neuer Aufträge in das System automatisiert und erheblich beschleunigt und menschliche Fehler bei der manuellen Transkription eliminiert. Mit dem KI-Assistenten importieren Sie diese im Handumdrehen aus DOCX-, TXT-, PDF-, JPEG-, PNG- oder GIF-Dateien und erstellen schnell neue Aufträge in fireTMS.

Umfassende Auftragsverwaltung

Ein wichtiger Bestandteil einer guten Transport- und Speditionssoftware für kleine, mittleren und großen Unternehmen ist die Auftragsverwaltung. Sie erleichtern die Zuordnung von Lasten zu freien Fahrzeugen und die Erstellnug von Transportaufträgen sowie Speditionsaufträgen. Dies ist auch ein sehr wichtiger Bestandteil der Dispositionssoftware Spedition. Wichtig ist auch die Planung von Umladungen unterwegs, um die Frachtkosten zu senken und den Umsatz des Unternehmens zu steigern. 

Welche Funktionen in fireTMS helfen bei der Auftragsverwaltung?

• Dispoplan – grafische Kalender der Fahrzeug- und Fahrerbelegung, die auf Basis der in fireTMS eingegebenen Aufträge erstellt werden. 
• Freie Fahrzeuge – eine Liste von Fahrzeugen, die einen Auftrag innerhalb eines ausgewählten Datumsbereichs abschließen, was die Transportplanung für die folgenden Tage erleichtert.
• Planer – ein Tool zum Kombinieren von Ladungen und freien Fahrzeugen auf einer Karte. Es ermöglicht Ihnen die schnelle Transportplanung über eine benutzerfreundliche Oberfläche.
• fireTMS TruckMatching – eine Lösung, die Sie bei der Planung zusätzlicher Ladungen unterstützt.  Sie simuliert die Route, berechnet die Provisionsänderungen nach der Annahme eines zusätzlichen Auftrags und sucht nach geeigneten Fahrzeugen in der Nähe. So reduzieren Sie Leerfahrten, senken die Kosten der Auftragsabwicklung und generieren zusätzliche Einnahmen.

Routenplanung und -optimierung

Ein Schlüsselelement der Auftragsplanung in Transportmanagement-Software ist die Ermittlung der Transportroute, die den Kundenanforderungen (z. B. Transportzeit, Be- und Entladetermine) entspricht und hinsichtlich der anfallenden Kosten optimal ist. Es lohnt sich, fortschrittliche Tools in der Software für Transportmanagement zu nutzen, die die Kostenkalkulation vereinfachen und es Ihnen ermöglichen, alle Informationen für den Fahrer an einem Ort zu sammeln.

Was hilft Ihnen bei der Routenplanung und -optimierung in fireTMS?

• Here Landkarten – eine fortschrittliche Lösung, die neben der schnellen Routenbestimmung und Kostenberechnung auch die geeignetsten Transportvarianten vorschlagen kann, ohne Fahrten auf mautpflichtigen Straßenabschnitten, Fährüberfahrten oder in Länder mit hohen Mautgebühren zu berücksichtigen.

Transportüberwachung

Es gibt kein gutes Transportmanagement Software ohne die Möglichkeit, Daten von GPS-Geräten in den Fahrzeugen zu nutzen. Die Integration mit GPS-Telematik ist daher eine sehr wichtige Funktion, die es dem Unternehmen ermöglicht, schnell und effektiv die Ausführung von Aufträgen zu überwachen, Ankunftszeiten sowie Kosten (z. B. Kraftstoffverbrauch, Fahrweise) zu ermitteln. Ergänzt wird dies durch Tools, die es Ihnen ermöglichen, das Unternehmen zu alarmieren, z. B. wenn ein Fahrer von der vorgesehenen Route abweicht, so dass Sie in Echtzeit auf auftretende Anomalien reagieren können.

Was können Sie in fireTMS finden?

• GPS-Telematik-Messwerte – Integration mit Dutzenden von GPS-Telematik-Anbietern ermöglicht eine Transportverfolgung in Echtzeit, Datenanalyse und Kostenkontrolle.
• Tatsächliche Routen – ein Tool, das überprüft, ob der Fahrer der geplanten Route folgt und den Verlader benachrichtigt, wenn er einen bestimmten Transportkorridor verpasst.

Digitale Transportdokumentation 

Spediteure und Frachtführer haben häufig mit Problemen im Dokumentenmanagement zu kämpfen. Dies liegt an der verteilten Dokumentenverwaltung: Manche Dokumente werden im Büro aufbewahrt, während die Fahrer sie mitnehmen müssen. Auch die Weiterleitung von Dokumenten an Kunden und Auftragnehmer kann problematisch sein. Daher sollte Transport- und Speditionssoftware alle Dokumente an einem Ort bündeln und Lösungen beinhalten, die die Auftragsdaten standardisieren, den Dokumentenfluss beschleunigen und eine schnelle Übermittlung an Fahrer und Geschäftspartner ermöglichen.

Welche Tools bietet fireTMS?

• Auftragsvorlagen – Erstellte Auftragsvorlagen ermöglichen die Standardisierung der in einem Dokument enthaltenen Daten und hängen von der Auftragsart ab.
• Kundenportal – ermöglicht den schnellen Austausch von Transportdokumenten mit dem Kunden, z. B. dem Ladungseigentümer, und vereinfacht die Übermittlung von Daten zur Auftragsausführung.
• Frachtführer-Portal – ermöglicht Spediteuren die schnelle Übermittlung von Scans von Transportdokumenten wie CMR oder die Ergänzung von Rechnungsdaten. Dies verbessert die Kommunikation deutlich und beschleunigt die Auftragsabwicklung.

Automatisierte Rechnungsstellung und Inkasso

Eine sehr komfortable Funktion der Transportsoftware ist die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus dem System heraus auszustellen. Damit ist es möglich, auf Basis eines abgeschlossenen Auftrags ein Dokument mit automatisch vervollständigten Daten zu erzeugen, ohne ein separates Buchhaltungsprogramm zu verwenden. Ähnlich verhält es sich mit der Überwachung von Zahlungen, nachdem eine Rechnung an den Kunden zugestellt wurde, d.h. automatische E-Mail-Benachrichtigungen über anstehende Zahlungsfristen.

fireTMS-Tools zur Automatisierung der Rechnungsstellung und des Inkassos

• Rechnungsstellung aus einem Auftrag – in fireTMS können Sie mit einem einzigen Klick in der Ansicht des abgeschlossenen Auftrags eine Rechnung ausstellen. Alle Rechnungsdaten werden aus dem System geladen und müssen nicht ergänzt werden.
• Automatisches Inkasso – das System ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Erinnerungen an Kunden einzurichten, wenn die Zahlung ansteht oder überfällig ist. 

Datenanalyse und Reporting

Die Verwaltung eines Unternehmens muss auf einem schnellen Zugriff auf Daten über seine Aktivitäten und Ergebnisse beruhen. Deshalb sollte die Transport- und Frachtmanagement-Software auch über eine Analysefunktion verfügen. Auf diese Weise können die täglich gesammelten Informationen über Aufträge, Einnahmen und Kosten in Form von Berichten angemessen dargestellt werden. Eine solche Lösung ermöglicht es, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, die Abläufe im Unternehmen zu rationalisieren und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Welche Berichte stehen in fireTMS zur Verfügung?

fireTMS bietet automatisch generierte Berichte basierend auf den im System erfassten Daten, wie z. B.:

• Tagesumsatz,
• Umsatz und Provisionen nach Niederlassung,
• Kunden,
• Spediteure,
• Frachtführer,
• Fremdfahrzeuge,
• Fuhrparkrentabilität,
• Fuhrparkkosten,
• Aufträge: eigener Fuhrpark,
• Straßenkarten: Fahrzeuge und Fahrer. 

Fuhrparkmanagement

Eine weitere wichtige Funktion der Transportmanagement Software ist das Fuhrparkmanagement. Transportsoftware sollte Daten zur Fahrzeugnutzung, zu den Fahrzeugen zugeordneten Dokumenten, zur Einhaltung internationaler Konventionen (z. B. ADR), zu Prüfdaten und Versicherungen transparent darstellen. 

Wie unterstützt Sie fireTMS dabei?

• Fahrzeuginformationen – in fireTMS können Sie jedes Ihrer Fahrzeuge speichern, seine Daten (einschließlich der Zulassung) vervollständigen und wichtige Informationen wie Versicherungsnummern, Ablaufdaten, Prüfdaten, Einhaltung von Konventionen usw. hinzufügen.
• Dispoplan – ein grafischer Kalender, der auf der Grundlage von Aufträgen und Fahrzeuginformationen erstellt wird und Ihnen hilft, die aktuelle Auslastung Ihres Fuhrparks zu ermitteln. Mit diesem Tool können Sie sehen, welche Fahrzeuge genutzt werden, und abschätzen, ob in einem bestimmten Zeitraum neue Aufträge aufgenommen werden können. 

Kommunikation mit Fahrern, Auftragnehmern und Kunden

Die letzte der Schlüsselfunktionen der Transportmanagement Software ist die Kommunikation sowohl mit den Fahrern auf der Straße als auch mit Auftragnehmern und Kunden. Dies ermöglicht einerseits die Überwachung des Auftragsfortschritts und andererseits den Aufbau guter Beziehungen zu den Geschäftspartnern. 

Tools in fireTMS, die die Kommunikation unterstützen

• fireTMS Driver – eine mobile Anwendung, mit der Sie schnell und effektiv mit Fahrern unterwegs per Chat in Kontakt treten und Informationen und Dokumente versenden können.
• Kundenportal – beschrieben im Abschnitt über die Automatisierung der Transportdokumentation.
• Frachtführer-Portal – beschrieben im Abschnitt über die Automatisierung der Transportdokumentation.

Integrationen mit externen Systemen

Obwohl moderne Software für Logistik eine umfassende Lösung ist, die in sich selbst viele Funktionen und nützliche Werkzeuge hat, kann sie andere Programme, die im Unternehmen verwendet werden, nicht vollständig ersetzen. Dazu gehören die im vorherigen Punkt erwähnten GPS-Telematik– und Buchhaltungsprogramme. Deshalb ist die Integration Ihres TMS-Systems mit diesen Programmen so wichtig, sowohl über vorbereitete Tools als auch über APIs.

Beispielprogramme und -lösungen, in die fireTMS integriert ist

• GPS-Telematik – ermöglicht die Erfassung von Fahrzeuginformationen im Straßenverkehr, einschließlich der aktuellen Position, des Kilometerstands oder des Kraftstoffverbrauchs.
• DATEV – beliebte Buchhaltungssoftware.

 Welche TMS-Systeme gibt es?

Auf dem deutschen Markt sind sowohl Cloud- als auch stationäre TMS-Systeme verfügbar. Beide Modelle haben ihre Vorteile, unterscheiden sich jedoch in den Implementierungs- und Wartungskosten. Stationäre Systeme erfordern eine Implementierung vor Ort im Unternehmen und beinhalten stationäre Lizenzen, was Investitionen in die Infrastruktur mit sich bringen kann. Die Implementierung von Cloud-Systemen hingegen umfasst lediglich die Schulung zukünftiger Benutzer und die Übertragung von Prozessen auf das Tool. Ein weiterer großer Vorteil ist die Möglichkeit, das System rund um die Uhr von jedem Ort und Gerät aus zu nutzen.

Was kostet ein Transportmanagement-Software? fireTMS ist ein System, das sowohl in kleinen Transportunternehmen mit mehreren Fahrzeugen als auch in dynamisch wachsenden Speditionen und sogar in großen Organisationen, die sowohl Transport als auch Speditionen in großem Umfang durchführen, gute Dienste leistet. Deshalb haben wir ein flexibles Angebot mit verschiedenen Abonnementplänen vorbereitet. Details? Die können Sie in unserer Preisliste nachlesen. 

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