Die Abwicklung abgeschlossener Speditionsaufträge ist häufig mit einem enormen Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verarbeitung und Registrierung der vom Frachtführer übersandten Dokumente verbunden. Was kann man tun, um sich die Arbeit zu erleichtern, den Dokumentenumlauf zu digitalisieren und die Arbeit bei der Rechnungsstellung zu automatisieren? Es lohnt sich, das Frachtführer-Portal bei fireTMS zu nutzen.
Was ist das Frachtführer-Portal?
Das Frachtführer-Portal ist eine Funktion des fireTMS Systems, die den Kontakt zwischen Spediteur und Frachtführer beschleunigt, und Letzterem das Hinzufügen der Dokumente nach Abschluss des Auftrags direkt im System ermöglicht.
Was kann man im Frachtführer-Portal übermitteln?
- Scan der Rechnung für den ausgeführten Auftrag
- Scan von CMR und Beförderungsdokumenten
- Ergänzende Angaben zur Rechnung
Das Frachtführer-Portal ist eine bequeme Lösung, die die Zahl der für die Archivierung nötigen Papierdokumente reduziert und gleichzeitig die Arbeit beschleunigt. Dadurch erleichtert das Portal dem Frachtführer die Übersendung der erforderlichen Dokumente, und der Spediteur kann den Auftrag schnell abrechnen.
Wie konfiguriert man das Frachtführer-Portal?
Um das Frachtführer-Portal zu konfigurieren, wählen Sie im Menü die Position Einstellungen, und anschließend Systemkonfiguration. Nach dem Wechsel zum gewählten Bildschirm, klicken Sie auf die Registerkarte Auftragsbearbeitung-Service, und dann das Feld Frachtführer-Portal.
Nachdem das Systemfenster erscheint, kann die Funktionsweise dieses Tools konfiguriert werden. Neben der Einschaltmöglichkeit des Portals können Sie einige nützliche Funktionen einstellen, wie etwa:
- Link zum Portal zum Ausdrucken des Auftrags für den Frachtführer,
- Versand von Benachrichtigungen an den Spediteur nach dem Hochladen der Dokumente durch den Frachtführer,
- benötigter Scan der Rechnung in den vom Frachtführer übersandten Dokumenten,
- Bearbeitungsmöglichkeit des Rechnungsbetrags durch den Frachtführer.
Nach dem Einschalten des Frachtführer-Portals ist dieses für alle Frachtführer verfügbar. Wenn Sie den Zugang für ausgewählte Transportunternehmen ausschließen möchten, gehen Sie zur Karte des jeweiligen Frachtführers (Stammdaten >> Frachtführer) und heben Sie im Abschnitt Detalii transportator die Auswahl des Felds Zugang zum Frachtführer-Portal erlauben auf.
Wie verwendet man das Frachtführer-Portal?
Wenn Sie ein Spediteur sind, erfolgt die Nutzung des Frachtführer-Portals nahezu automatisch. Sobald diese Funktion aktiviert wurde, erhalten Frachtführer Links zum Portal in den E-Mail-Nachrichten mit Aufträgen. Die einzige Aufgabe des Spediteurs ist der Empfang der Dokumente im fireTMS System. Scans werden auf der Auftragsliste (Transportaufträge in Realisierung oder Alle Transportaufträge) sichtbar sein, in der Ansicht des jeweiligen Auftrags sowie in der Ansicht der Kaufrechnung. Auf dieser Basis ergänzt das System die Daten in der vorbereiteten Kaufrechnung, die vom Spediteur lediglich genehmigt und registriert werden muss.
Wenn Sie ein Frachtführer sind, werden Sie im erhaltenen Beförderungsauftrag einen Link zum Frachtführer-Portal bekommen, wo Sie die erforderlichen Dokumente ergänzen können. Wichtig ist, dass der Frachtführer nicht mit fireTMS arbeiten muss, um das Portal zu nutzen, um also Dateien hinzuzufügen und dem Spediteur zu senden, reicht es aus, auf den in der erhaltenen E-Mail oder im Auftragsausdruck befindlichen Link zu klicken, wenn der Spediteur diese Option in fireTMS eingestellt hat.
Welche Vorteile bietet Ihnen das Frachtführer-Portal?
Das Frachtführer-Portal ist ein Tool, das sowohl für Spediteure als auch Frachtführer die Arbeit wesentlich effizienter macht. Das bringt wiederum weitere Vorteile für Ihre Firma mit sich.
Vorteile aus dem Frachtführer-Portal
- Zeitersparnis – der Frachtführer kann sofort nach Abschluss der Auftragsabwicklung alle erforderlichen Dokumente einreichen.
- Arbeitsersparnis – die Bedienung elektronischer Dokumente, die gleich in das TMS-System eingeführt werden, erfordert nicht so viel Arbeit, wie die Bedienung von physischen Dokumenten.
- Effizientere Kommunikation mit Frachtführern – dank der Übertragung des Dokumentenumlaufs ins Netzwerk.
- Verbesserung der Geschäftsbeziehungen mit Frachtführern – die schnellere Buchhaltungsabwicklung von Aufträgen kann die Zahlungsfristen für erbrachte Transportdienstleistungen beschleunigen.
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