Baza wiedzy KSeF

Tak. Jeśli wystawiasz fakturę w trybie online, musi być wysłana do KSeF jeszcze tego samego dnia. Jeżeli zrobisz to dopiero następnego dnia, system potraktuje ją jako fakturę wystawioną w trybie offline24. Warto podkreślić, że KSeF nie jest systemem do raportowania już wystawionych faktur, lecz systemem służącym do ich wystawiania. Faktura stworzona w fireTMS musi zostać wystawiona przy użyciu KSeF, czyli przesłana do systemu w celu nadania jej numeru KSeF.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Jeśli komplet dokumentów potrzebnych do wystawienia faktury jest dostępny dopiero później, fakturę wystawia się w dniu, w którym jest to faktycznie możliwe — z zachowaniem tego terminu.

Tak, w fireTMS będzie możliwość wystawiania faktur zbiorczych. Faktury będą przesyłane do KSeF zgodnie z najnowszą specyfikacją FA(3).

Tak. Tokeny/certyfikaty wykorzystywane w środowisku testowym (przedprodukcyjnym) KSeF są odrębne od tokenów/certyfikatów obowiązujących w środowisku produkcyjnym. Oznacza to, że token/certyfikat wygenerowany w środowisku testowym nie będzie działał w środowisku produkcyjnym i odwrotnie. W związku z tym po przejściu na środowisko produkcyjne konieczne jest wygenerowanie oraz skonfigurowanie właściwego tokenu/certyfikatu produkcyjnego.

Tak, w fireTMS dostępna jest funkcja umożliwiająca zarówno wyświetlanie, jak i pobieranie faktur z KSeF. Na późniejszym etapie planowane jest również udostępnienie możliwości pobierania faktur korygujących.

Funkcjonalność KSeF w fireTMS jest dostępna we wszystkich pakietach i nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami faktura wystawiona w KSeF jest uznawana za doręczoną w chwili jej skutecznego przesłania do systemu i nadania numeru KSeF. Od tego momentu dokument jest dostępny dla odbiorcy. Ewentualne ustalenia dotyczące sposobu liczenia terminu płatności mogą być jednak przedmiotem indywidualnych uzgodnień pomiędzy stronami współpracy.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, w przypadku stwierdzenia błędu w jakiejkolwiek pozycji faktury podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. Dotyczy to m.in. nieprawidłowej stawki VAT, błędnej ilości towaru, niepoprawnej nazwy usługi czy innych danych merytorycznych. Wprowadzenie KSeF nie zmienia tej zasady, korekta powinna zostać wystawiona i przekazana za pośrednictwem systemu KSeF.

W systemie KSeF nie ma możliwości załączania dokumentów do faktury, takich jak CMR. W związku z tym dokumenty te powinny być przekazywane kontrahentowi poza KSeF, tak jak dotychczas — np. drogą mailową lub za pośrednictwem innych uzgodnionych kanałów komunikacji. W przypadku korzystania z fireTMS możliwe jest przekazanie takich dokumentów bezpośrednio z systemu: można wysłać je e-mailem z fireTMS lub udostępnić klientowi poprzez funkcjonalność Panelu Klienta.

Tak, przed przekazaniem faktury kontrahentowi należy poczekać na jej skuteczną rejestrację w KSeF, czyli nadanie numeru KSeF oraz wygenerowanie kodu QR. Dopiero faktura, która otrzymała numer KSeF, jest uznawana za prawidłowo wystawioną i może zostać przekazana odbiorcy. W fireTMS informacja o statusie przetwarzania faktury oraz o nadaniu numeru KSeF będzie widoczna zarówno na liście faktur, jak i w szczegółach konkretnego dokumentu.

W przypadku rozliczeń realizowanych w oparciu o mechanizm Gutschrift dokument wystawiany przez kontrahenta funkcjonuje poza systemem KSeF i nie podlega wysyłce do KSeF. Można wprowadzić go do systemu tak jak dotychczas manualnie, z nadaniem numeru zewnętrznego.

Nie ma obowiązku, aby każdy pracownik posiadał skonfigurowany certyfikat/token KSeF. Sposób organizacji dostępu do KSeF zależy od wewnętrznej struktury oraz przyjętych procedur w danej firmie. Certyfikat lub token może zostać skonfigurowany zarówno na poziomie oddziału (wspólny dla wielu użytkowników), jak i indywidualnie – dla konkretnego użytkownika.

Status wysyłki faktury do KSeF można zweryfikować na liście faktur w kolumnie „Status e-faktury" lub bezpośrednio w widoku faktury. Istnieje również możliwość filtrowania faktur według wybranych statusów.

Ze strony fireTMS planowane jest utrzymywanie obsługi środowiska testowego tak długo, jak długo będzie ono dostępne po stronie Ministerstwa Finansów.

Dokument można wprowadzić do systemu w celach ewidencyjnych. Nie należy jednak zlecać jego wysyłki do KSeF z fireTMS, ponieważ obowiązek przesłania faktury do KSeF spoczywa na podmiocie wystawiającym dokument.

Obowiązek przesyłania faktur do KSeF uzależniony jest od statusu podatkowego wystawcy, a nie od kraju siedziby nabywcy. Jeżeli faktura wystawiana jest przez polski podmiot objęty obowiązkiem korzystania z KSeF, powinna zostać zarejestrowana w systemie — również w przypadku, gdy odbiorcą jest kontrahent zagraniczny. Przekazanie faktury kontrahentowi spoza Polski odbywa się natomiast poza systemem KSeF, zgodnie z ustalonym sposobem komunikacji między stronami.