fireTMS > Blog > Use Case > fireTMS w Spedycji: Skrócenie Cyklu Fakturowania i Poprawa Cashflow

fireTMS w Spedycji: Skrócenie Cyklu Fakturowania i Poprawa Cashflow

W dynamicznym środowisku branży TSL szybkość operacyjna przekłada się bezpośrednio na wynik finansowy. Im szybciej firma wystawia faktury, tym szybciej pojawia się wpływ na konto. Jednak wiele firm spedycyjnych wciąż traci dni – a czasem tygodnie – czekając na dokumenty od przewoźników. Właśnie z takim wyzwaniem zmagała się średniej wielkości firma spedycyjna, która postawiła na rozwiązania klasy enterprise: w firmie system fireTMS i korzysta z narzędzia, jakim jest Portal przewoźnika. Efekt? Przejrzysty proces, pełna automatyzacja dokumentów i znaczące skrócenie cyklu fakturowania.

Problem

Klient to firma spedycyjna zatrudniająca ponad 40 pracowników w kilku oddziałach. Codziennie obsługuje dziesiątki zleceń spedycyjnych realizowanych przez zewnętrznych przewoźników.

Dotychczas dokumenty przewozowe (CMR) oraz faktury od przewoźników były przesyłane różnymi kanałami – najczęściej e-mailem. Skutkowało to:

brakiem centralizacji dokumentów
opóźnieniami w kompletowaniu wymaganych załączników
przeciążeniem pracowników operacyjnych i księgowości

Rozwiązanie: Portal przewoźnika fireTMS

Kluczowym krokiem było wdrożenie fireTMS w wersji Enterprise o specjalizacji Spedycja, wraz z narzędziem Portał przewoźnika.

Rozwiązanie oparte jest na prostej zasadzie

Cały proces działa w pełni cyfrowo, bez wymiany maili i konieczności pobierania plików z załączników.

Każde zlecenie transportowe w systemie posiada unikalny link do uzupełnienia dokumentacji, który jest automatycznie generowany i może być przekazany przewoźnikowi
Przewoźnik w intuicyjnym formularzu może załączyć skan CMR
Przewoźnik w intuicyjnym formularzu może załączyć fakturę z uzupełnionymi danymi (np. numer zlecenia, kwoty)
Dokumenty są automatycznie przypisywane do zlecenia w systemie i natychmiast widoczne dla odpowiednich działów

Efekty biznesowe wdrożenia

Już po wdrożeniu firma zauważyła wymierne korzyści operacyjne i finansowe:

Skrócenie czasu fakturowania

Zautomatyzowany obieg dokumentów pozwolił na wystawienie faktury nawet tego samego dnia, w którym zakończono transport – bez czekania na e-maile i ręczne przypisywanie dokumentów.

Poprawa płynności finansowej

Skrócony cykl fakturowania oznacza wcześniejsze wpływy od klientów, co w bezpośredni sposób wpłynęło na lepszy cashflow i możliwość efektywniejszego zarządzania kapitałem obrotowym.

Odciążenie zespołów operacyjnych i księgowych

Zespół nie musi już ponaglać przewoźników za dokumentami ani przypisywać plików ręcznie. Proces jest zautomatyzowany, co zmniejsza liczbę błędów i oszczędza roboczogodziny.

Lepsza współpraca z przewoźnikami

Intuicyjny portal, niewymagający logowania, znacząco ułatwił przewoźnikom przesyłanie dokumentów. Dzięki temu poprawiła się również komunikacja i relacje z partnerami transportowymi.

Podsumowanie

Wdrożenie fireTMS z Portalem Przewoźnika pokazało, że cyfryzacja nawet jednego procesu – kompletowania dokumentów – może przynieść realne efekty finansowe i organizacyjne. Dla firm spedycyjnych, które myślą strategicznie, jest to nie tylko oszczędność czasu, ale inwestycja w efektywność i płynność operacyjną.