Acordarea rolurilor și atribuirea sarcinilor pentru utilizatori în fireTMS

În acest articol veți descoperi funcții precum: 

• Rolurile utilizatorilor 
• Restrângerea vizibilității datelor pentru utilizatori
• Atribuirea sarcinilor pentru utilizatori
• Marcarea și unirea plăților
• Exportul documentelor într-un fișier

Gestionarea eficientă a echipei datorită fireTMS

Pentru gestionarea echipei este esențial ca fiecare angajat să cunoască responsabilitățile care îi revin și sarcinile care îi sunt încredințate. În acest fel, va fi mai simplu să verificați în ce stadiu de realizare se află acestea, iar munca va deveni mult mai eficientă. fireTMS prezintă funcții care fac posibilă organizarea eficientă a firmei.

Rolurile utilizatorilor

Rolurile utilizatorilor în fireTMS permit definirea funcției angajaților, depinzând de responsabilitățile pe care aceștia le au.  Există opțiunea care vă permite să folosiți setările predefinite sau să creați propriile roluri în funcție de nevoile firmei. Pentru a edita postul ales, trebuie să mergeți la Configurare >> Roluri >> Editare. În secțiunea de editare va apărea o listă cu permisiunile pe care le puteți selecta. Sistemul vă oferă posibilitatea de a acorda roluri subordonate, de exemplu: Contabil, Expeditor sau Consiliu de Administrație. Datorită acestui fapt, nu trebuie să alegeți permisiuni suplimentare în momentul creării noului rol, întrucât acestea vor fi adăugate automat din posturile selectate mai devreme. 

Restrângerea vizibilității datelor pentru utilizatori

În fireTMS puteți restrânge vizibilitatea datelor pentru fiecare utilizator. Astfel de modificări sunt disponibile numai de la nivelul Administrator. În acest sens, trebuie să mergeți la Configurare >> Utilizatori și dați dublu clic pe numele de utilizator sau alegeți opțiunea Modifică. 

Apoi trebuie să mergeți către câmpul Sucursale. În situația în care utilizatorul ar trebui să aibă acces la datele tuturor departamentelor și pentru ca acesta să poată crea comenzi pentru departamentele care i-au fost atribuite, trebuie să marcați checkboxul Utilizatorul poate vedea datele (…).

Pentru a-i atribui angajatului un anumit departament și a modifica disponibilitatea dorită a datelor, alegeți una dintre următoarele opțiuni:

• Doar proprii – utilizatorul va vedea numai propriile date (partenerii adăugați, comenzile create de către acesta).
• Toate în cadrul departamentului – utilizatorul va vedea toate datele (partenerii, comenzile create de alți angajați).
• Propriile date, dar și baza comună de clienți – utilizatorul va vedea doar propriile comenzi, însă va avea acces la clienții adăugați în sistem de alți utilizatori.

Setările alese se salvează prin apăsarea butonului OK. Funcțiile prezentate sunt disponibile doar în anumite pachete.

Atribuirea sarcinilor pentru utilizatori

Mergând la Gestionare >> Atribuție >> Adauga, puteți crea sarcini și le puteți atribui anumitor membri ai echipei. Utilizatorul poate, printre altele, să definească termenul de realizare a unei sarcini sau poate alege țara de realizare. Sarcinile pot fi direcționate către un singur utilizator sau către un număr mai mare de persoane, dar și către grupul de lucru. 

Marcarea și unirea plăților

În secțiunea Contabilitate >> plăți apar creanțele și datoriile generate de sistem pe baza documentelor contabile.  Acestea sunt facturi de vânzare, de achiziție, facturi rectificative și note de debit. După ce factura a fost achitată de către client, trebuie să marcați factura ca plătită în sistem. Pentru a face acest lucru, trebuie să mergeți la Contabilitate >> Plăți >> Toate plățile. Apoi trebuie să alegeți factura pentru care a fost efectuată plata (totală sau parțială) și să dați clic in partea dreaptă pe Marchează plata . După ce precizați data și introduceți suma – totală sau parțială – salvați plata apăsând butonul OK.

fireTMS prezintă funcția prin care puteți uni plățile unui singur partener. Această opțiune este disponibilă în Contabilitate >> Plăți>> Toate plățile. Trebuie să dați clic pe Unește plăți, care se află pe partea dreaptă, iar apoi trebuie să alegeți plățile asociate aceluiași partener și să confirmați apăsând butonul Unește. Urmand ca ulterior sa marcam plata colectiva prin Marchează plata.

Exportul documentelor în PDF 

Programul permite exportul facturilor de vânzare sau facturilor de corecție către un fișier PDF. Pentru a face acest lucru, trebuie să mergeți la Contabilitate >> Exportă documente și să selectați Export. Apoi trebuie să indicați departamentul, să definiți perioada de timp și să apăsați butonul OK. Documentul PDF exportat va fi trimis într-un e-mail sau va putea fi descărcat din panoul principal Exportă documente. 

Funcționalitățile descrise sunt disponibile în cadrul diferitelor planuri. Dacă doriți să aflați mai multe despre posibilitățile oferite de fireTMS, luați legătura cu noi.