Cum se poate dezvolta o firmă de transport?

Industria TSL se caracterizează printr-un grad ridicat de competitivitate, de aceea pentru a conduce o firmă de expediții și transport este necesar să se ia decizii comerciale bune, gândite încă de la început. Aflați cum puteți să vă dezvoltați firma de transport și descoperiți software-ul care vă sa va îmbunătățească munca zilnică.

Cuprins:

Parcul de vehicule de transport – autoutilitara sau ansamblu de vehicule?

Firma de transport ar trebui să dețină cel puțin un vehicul care să-i permită furnizarea de servicii de transport, cu care se va deplasa un șofer care are calificările corespunzătoare. La început, această activitate este realizată în mod frecvent de către proprietarul firmei, dar, odată cu mărirea parcului auto, se vor mări și veniturile de pe urma activității. Verificați cum puteți realiza acest lucru.

Autovehicul în leasing – nou sau rulat?

Achiziționarea unui autovehicul pentru firma de transport, finanțată din fondurile antreprenorului sau obținută în urma unui credit, nu este atât de avantajoasă precum achiziționarea unui vehicul în leasing. Cu atât mai mult cu cât, în acest fel, se pot utiliza și vehicule rulate. 

Leasing-ul ne duce cu gândul la finanțarea unui vehicul nou, din fabrică, ceea ce în cazul camioanelor și autotractoarelor pentru semiremorcă generează costuri mari. De aceea, când doriți să începeți să vă dezvoltați firma de transport, merită să vă gândiți la un leasing pentru vehicule rulate. Mulți dintre antreprenori au oferte de finanțare pentru mașini pe o perioadă de câțiva ani, fapt datorită căruia puteți să vă dezvoltați firma în mod progresiv, cu costuri mici. 

Un ansamblu mare de vehicule de transport sau un microbuz?

Alegerea vehiculului pentru firma de transport depinde înainte de toate de tipul mărfurilor pe care doriți să le transportati. Mulți antreprenori încep cu autoutilitare sau cu alte vehicule cu MMA până la 3,5 tone, unii chiar rămân la astfel de vehicule. Într-adevăr, vehiculele utilitare mici sunt cu mult mai ieftin de întreținut decât autotractoarele cu remorcă. Dacă sunt folosite fără remorcă pentru transporturi naționale, acestea nu trebuie să fie dotate cu tahograf (cel puțin până în anul 2026), însă în cazul vehiculelor utilitare cu MMA mai mare, acest lucru este obligatoriu. De obicei, este mai ușor să găsiți un șofer pentru autoutilitara decât pentru un camion mare. 

Mai mult, schimbările din Pachetul mobilitar, care a intrat în vigoare pe data de 20 mai 2022, îi obligă pe proprietarii de autoutilitare cu MMA pana la 3.5 to care efectuează transport  să-și obțină licența intracomunitară pentru transporturi internaționale. Având în vedere acest lucru, alegerea unui autovehicul cu MMA cuprins între 2,5 și 3,5 tone destinat unor curse lungi devine din ce în ce mai puțin atractivă.

Comenzile de expediție – cum să le căutați?

Firma de transport se întreține din realizarea transportului pe care mai întâi trebuie să il negocieze. În afară de propriile contacte pe care le are, există și bursa de transport, dar poate căuta potențiali clienți pe cont propriu. Avantajele primei soluții sunt, în primul rând, plățile realizate la timp, precum și economia de timp, timp pe care ar trebui să-l dedice dacă ar căuta comenzi pe cont propriu. Când vine vorba de dezavantaje, trebuie să avem în vedere tarifele mai scăzute, constante, pentru fiecare rută și dependența de expedieri care stabilesc termenele și destinațiile.

Cu toate acestea, căutarea comenzilor pe cont propriu:

• permite negocierea unor tarife mai mari și a unor termene de plată mai scurte,
• asigură libertatea de a lua decizii cu privire la realizarea diferitelor curse.

Dezavantajele acestei soluții sunt, înainte de toate, numărul mare de clienți, ceea ce îngreunează controlul asupra plăților, și necesitatea de a dedica timp pentru căutarea de comenzi directe. 

În plus, trebuie luat în calcul și caracterul sezonier al acestui sector. Acesta cuprinde perioadele (de ex. de dinainte de sărbători), în care sunt mai multe comenzi decât în celelalte luni. Atunci tarifele cresc, de aceea merită să urmăriți situația de pe piață, pentru a putea reacționa în mod corespunzător.

Lichiditatea dintr-o companie de transport – cum să o protejăm

Pentru orice firmă de transport lichiditățile sunt aspectul cheie. De aceea, termenele de plată prelungite ale facturilor din industria TSL sunt problematice pentru 65% dintre transportatori. În timpul dezvoltării firmei de transport, merită să apelați la mecanisme care să vă permită să vă protejați lichiditățile. Printre acestea se numără:

• scontul, adică reducerea acordată clientului pentru plățile efectuate înainte de data scadentă. Este o soluție simplă, dar costisitoare, pentru că poate diminua venitul cu până la 14%,
• factoring-ul, adică vânzarea plăților rambursate la scadență unei firme externe. Costul unei asemenea soluții începe de la 1,5% din valoarea tranzacțiilor transferate, de aceea factoring-ul se bucură de o mare popularitate,
• cardurile de carburant cu termene de plată raportate care permit alimentarea și cumpărăturile la stațiile de alimentare cu carburant, pentru care putem să nu plătim până la 60 de zile, 
• rezerva de numerar. Doar dacă avem la îndemână toate mijloacele, această soluție pentru problema lichidităților firmei de transport este cea mai puțin complicată. 

Agentul de expediții și realizarea fără probleme a transportului 

Agentul de expediții este răspunzător pentru realizarea eficientă a transportului, de aceea rentabilitatea firmei de transport depinde de calitatea muncii acestuia. În realitate, un bun agent de expediții se ocupă de tot: începând de la căutarea comenzilor, pregătirea documentelor, supravegherea transportului și rezolvarea eventualelor probleme, până la monitorizarea plăților. Merită să angajați un astfel de specialist în firma de transport când parcul de vehicule numără deja câteva vehicule și când afacerea generează venituri constante. De aceea importanța instrumentelor pe care agentul de expediții le folosește în activitatea sa de zi cu zi scoate în evidenta profesionalismul cu care acesta își poate desfășura activitatea.

O firmă mică de transport – organizarea eficientă a muncii datorită fireTMS

Cheia pentru dezvoltarea oricărei firme este buna administrare și organizarea eficientă a muncii și a resurselor. Instrumentul, care încă de la început vă va ajuta să vă administrați firma, este fireTMS – un program complex pentru administrarea transportului pentru agenții de expediții și pentru transportatori. Cu ajutorul căruia, veți putea să controlați chiar și o firmă mică, care se află la început și să vă eficientizați activitatea legată de realizarea comenzilor. Și totul datorită funcționalităților pe care sistemul le oferă.

Baza de date a clienților în programul TMS

În fire TMS puteți crea o bază de date unică a clienților, astfel toate datele și informațiile vor fi într-un singur loc. În afară de adăugarea și ștergerea contractanților, puteți edita datele acestora și le puteți exporta în Excel. Sistemul oferă, de asemenea, și opțiunea de adăugare a clienților sau a transportatorilor pe ,,lista neagră”, datorită căreia în timpul creării comenzii nu va mai exista posibilitatea de a-i alege. fireTMS deține, de asemenea, Panoul clientului, care le oferă clienților accesul pentru a crea noi încărcături, pentru a descărca documente sau pentru a vedea poziția actuală pe hartă. Datorită acestei funcționalități clientul va putea verifica permanent în ce stadiu se află realizarea transportului încărcăturii pe care a comandat-o. În plus, după finalizarea comenzii și emiterea facturii de către utilizatorul fireTMS, aceasta va putea fi descărcată din panou. Acest lucru accelerează și eficientizează fără nicio îndoială procesul transportului încărcăturilor dintre furnizor și beneficiar. Panoul clientului este un instrument profesional care poate ajuta o firmă care se află la început să comunice cu clienții importanți. 

Documente digitale în programul de transport

Buna organizare a muncii și ordinea în documente este foarte importantă pentru oricare antreprenor din domeniul transporturilor. fireTMS este o aplicație web care asigură circulația digitală a documentelor, iar toate datele și dosarele sunt salvate în cloud. Datorită acesteia, le puteți accesa 24h/7 și evitați birocrația inutilă. Trebuie doar să selectați dosarele din calculator și prin metoda drag and drop să le trageți către secția cu documente. Această metodă poate fi utilizată în toate locurile din sistem unde există opțiunea de anexare de documente (încărcături, comenzi, facturi, vehicule, etc.).

Generarea automată a facturilor pentru comenzile de transport

Procesul de facturare în fire TMS este foarte intuitiv. Sistemul generează automat schița facturii după finalizarea comenzii. De asemenea, oferă posibilitatea de a trimite factura direct pe e-mail-ul clientului. Mai mult decât atât, în fireTMS puteți trimite clientului notificări pe e-mail cu privire la termenul de plată a facturii care se apropie sau cu privire la depășirea acestuia. Puteți face acest lucru manual sau puteți configura aceste notificări să se trimită automat prin intermediul programului. În program este disponibilă și funcția de credit comercial, datorită căreia puteți încheia contracte de credit cu contractanții sau să controlați în totalitate plățile și finanțele.

Raportul costurilor parcului de vehicule și Rentabilitatea parcului de vehicule

Sistemul fireTMS generează rapoarte în mod automat. Datorită acestora este posibil controlul veniturilor, al cifrei de afaceri, al cheltuielilor firmei, etc. . Puteți verifica informațiile cu privire la diferitele tipuri de costuri alocate șoferilor, remorcilor și vehiculelor, precum și cu privire la folosirea și rentabilitatea propriului parc de vehicule. Astfel, veți putea controla chiar mai bine costurile acestora. În afară de rapoarte, în sistem există și posibilitatea de clasificare datorită tag-urilor. Sistemul de etichetare (tagging) este un instrument universal care le permite utilizatorilor să creeze noi sinteze individuale și ajută la analizarea datelor. Astfel, acțiuni precum căutarea, sortarea sau gruparea obiectelor devin mult mai rapide și mai simple.

Transportul încărcăturilor – realizarea la timp

Sistemul dispune de un Calendar cu evenimente, în care puteți controla permanent termenele asigurărilor, înlocuirii anvelopelor, service-ului vehiculelor și a altor formalități. De asemenea, vă permite să verificați informații cu privire la șoferi, precum concediile, scutirile medicale sau formările la care au participat. Important de menționat este faptul că în sistem există posibilitatea de a selecta trimiterea automată de notificări cu privire la termenele care se apropie. fireTMS oferă și un Grafic al șoferilor și un Grafic al vehiculelor, care facilitează planificarea și organizarea transporturilor, precum și monitorizarea parcului de vehicule. Datorită acestui fapt puteți controla toate procesele aflate în desfășurare din firma dumneavoastră. 

Dezvoltarea firmei de transport – este dificil de obținut?

Conducerea individuală și dezvoltarea firmei de transport nu sunt dificile dacă sunteți motivat și dispuneți de cunoștințele și instrumentele adecvate. Merită să urmăriți publicațiile din acest sector și să utilizați soluții care să vă faciliteze obligațiile zilnice (de ex. sistemul fireTMS). Dacă veți desfășura în mod eficient dezvoltarea firmei de transport, acest lucru vă va facilita dobândirea clientelei și extinderea continuă în acest mediu, precum industria TSL, unde există o competitivitate atât de mare și de activă.