Gestionarea eficientă a flotei: strategii și instrumente

Una dintre cele mai mari provocări pentru cei care dețin o firmă de transport este căutarea modalităților prin care se pot crește câștigurile și se pot diminua costurile firmei. Printre aceste modalități regăsim căutarea unui număr mai mare de comenzi și creșterea eficienței gestionării flotei de transport. Astăzi ne vom ocupa de cel de-al doilea subiect – să vedem care sunt strategiile de gestionare a flotei de vehicule, folosind tehnologia GPS și aplicațiile mobile.

Ce înseamnă gestionarea flotei în practică?

Fleet management, adică gestionarea flotei reprezintă toate activitățile legate de folosirea și întreținerea vehiculelor din firma de transport. Acest lucru presupune un șir de activități – de la planificarea traseelor, achiziționarea de vehicule și grija ca acestea să fie într-o stare tehnică adecvată, până la îndeplinirea tuturor formalităților legate de vehiculele deținute. 

Printre acțiunile amintite, regăsim și alte acțiuni, care la o primă vedere nu sunt evidente, însă care în final sunt acțiuni-cheie. Acestea sunt asigurarea unor condiții de muncă sigure pentru șoferi, dotarea corespunzătoare a vehiculelor și gestionarea cardurilor de carburant. 

Gestionarea flotei de transport are patru funcții de bază:

• planificarea, prin obținerea comenzilor de transport și proiectarea rutelor de transport,
• organizarea transportului, care constă în căutarea angajaților, a camioanelor și a altor instrumente necesare pentru realizarea comenzilor,
• gestionarea șoferilor și oferirea de cunoștințe și a unui nivel de pregătire adecvat,
• controlarea costurilor, a gradului de uzură al instrumentelor și a eficienței realizării planurilor.

În fiecare situație, scopul gestionării flotei de vehicule va fi creșterea câștigurilor și limitarea permanentă a costurilor firmei, păstrând în același timp normele de siguranță și prevederile legale.

Care sunt elementele-cheie ale unei gestionări eficiente a flotei de vehicule?

Gestionarea eficientă a flotei de vehicule dintr-o firmă de transport trebuie să se bazeze pe câteva ipoteze, care trebuie definite încă de la început. Înainte de toate, trebuie să stabilim mărimea flotei de vehicule în următorii câțiva ani. La fel arată și situația în ceea ce privește estimarea numărului de comenzi, numărul de angajați, costurile fixe pentru întreținerea firmei și costurile variabile, precum consumul de carburant. La final, trebuie să estimăm care este gradul de utilizare actual al vehiculelor. Acest lucru vă va permite crearea unei baze pentru introducerea îmbunătățirilor.

Nu trebuie să uităm de instrumentele folosite în firmă. Printre acestea, regăsim un software adecvat. De exemplu, sistemul fireTMS, cu ajutorul căruia veți aduce toate documentele (pe hârtie și fișiere) într-un singur loc, în evidența electronică veți introduce vehiculele și veți adăuga informații detaliate cu privire la acestea, precum perioada de valabilitate a asigurării, autorizațiile deținute, inspecțiile, dotările vehiculului, etc.

Sistemul TMS asigură cele mai bune acțiuni și aduce cele mai mari avantaje, atunci când este integrat cu telematicile GPS și cu aplicațiile mobile. Acest lucru este esențial, având în vedere posibilitatea dispecerilor de a lua legătura rapid cu șoferii, care sunt pe traseu, și de a controla permanent transporturile. Pe de o parte, se poate verifica dacă rutele planificare sunt realizate de șoferi, iar pe de altă parte – în cazul în care ar apărea probleme de orice fel pe traseu, se poate ține legătura cu șoferul și verifica planurile permanent.

Dacă aveți sistemul TMS integrat cu telematicile GPS și aplicațiile suplimentare, puteți gestiona flota de vehicule în permanență.

Cum influențează sistemele GPS și aplicațiile mobile eficiența flotei? 

Sistemele GPS sunt de mulți ani un element de bază în sectorul transporturilor. Acestea furnizează în permanență informații privind locul în care se află vehiculele. Astfel, se poate controla cu ușurință cum se desfășoară realizarea comenzilor. O completare excelentă a telematicilor GPS sunt aplicațiile, care permit contactul rapid dintre persoana care coordonează transportul (poate fi proprietarul, dispecerul sau agentul de expediții) și șoferi. În cazul fireTMS vorbim despre aplicațiile fireTMS Dispo pentru primele și fireTMS Driver pentru următoarele. 

Aplicația fireTMS Dispo permite:

• accesul la comenzi 24h/7,
• supravegherea muncii șoferilor,
• verificarea statusului transporturilor și monitorizarea rutelor,
• raportarea rezultatelor,
• generarea rapoartelor.

Aplicația fireTMS Driver permite:

• trimiterea comenzilor din sistemul fireTMS pe telefonul șoferului,
• trimiterea documentelor către sistem sub formă de anexe, 
• accesul la navigația pentru camioane,
• accesul la sistemul de localizare GPS,
• accesul la hărțile online și offline,
• verificarea statusului comenzii.

Cum să planificați eficient și să monitorizați uzura vehiculelor din flota de transport?

Planificarea eficientă ar trebui să se bazeze pe analiza datelor privind vehiculele deținute, a disponibilității acestora și potrivirea pentru comenzi. Acest lucru rezultă din starea vehiculului, din dotările și caracteristicile acestuia, precum și din tipul de încărcătură care trebuie transportată și din ruta în sine. În cazul folosirii unui software TMS și a unor soluții și instrumente suplimentare, puteți alege ușor vehiculul potrivit pentru a realiza o anumită comandă, iar apoi puteți planifica ruta, astfel încât să limitați costurile și uzura echipamentului.

Nu puteți uita de analiza rapidă și de accesul ușor la rapoarte. Aceste soluții au o semnificație extraordinară în gestionarea flotei, întrucât datorită datelor colectate, a rapoartelor de pe traseu sau a informațiilor privind echipamentul, veți evalua rapid disponibilitatea vehiculelor deținute. Același lucru este valabil și în cazul unei defecțiuni a vehiculelor sau a asigurărilor și inspecțiilor care își pierd valabilitatea. Pe baza instrumentelor din sistemul fireTMS veți reacționa rapid, trimițând în avans vehiculul la reparat sau la inspecție sau cumpărând asigurarea. 

Rapoartele sunt, de asemenea, și o sursă esențială de informații privind costurile de întreținere și rentabilitatea flotei. Datorită acestora, puteți să verificați care dintre camioanele deținute aduc profit, care nu aduc și ar trebui să fie destinate pentru realizarea altor sarcini sau vândute. 

Cum vă poate ajuta gestionarea firmei să minimalizați blocajele și avariile?

Datorită faptului că șoferii pot anunța de pe traseu avariile sau uzura echipamentului, puteți planifica repararea sau achiziționarea unor piese de schimb înainte de finalizarea comenzii. Într-un astfel de caz, putem să minimalizăm pericolul unor avarii importante și să limităm situațiile în care vehiculul stă în service, deci nu poate aduce câștiguri.

În cazul sistemelor TMS, care prezintă instrumente avansate pentru planificarea rutelor folosind hărți, se pot planifica adițional rute detaliate de transport, luând în considerare condițiile de transport. În plus, se poate analiza ruta din punct de vedere al transporturilor goale și se pot folosi aceste informații în momentul căutării comenzilor pe bursele de transport, astfel încât să se poată folosi cursele cât mai convenabil cu putință. De asemenea, sistemele modern precum fireTMS, oferă posibilitatea de a integra sistemul cu bursele de transport. Acest lucru accelerează planificarea rutelor și gestionarea eficientă a flotei din firmă. 

Cum să optimizați costurile operaționale ale firmei?

Una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă cei care dețin firme de transport este optimizarea costurilor. Dacă numărul de comenzi se poate schimba în funcție de perioada din an sau de situația economică generală, costurile și posibilitatea de a le optimiza rezultă din strategia adoptată de proprietar sau de manageri. Optimizarea costurilor este posibilă prin utilizarea instrumentelor destinate pentru firmele din sectorul TSL.

Ce costuri se pot optimiza astfel?

• Costurile curente ale firmei, inclusiv cele pentru realizarea comenzilor.
• Costurile de întreținere a flotei, precum asigurările, autorizațiile, inspecțiile sau reparațiile.
• Costurile variabile, respectiv consumul de combustibil, uzura echipamentului.

Optimizarea costurilor se poate efectua folosind, de ex., datele pe care le furnizează integrarea sistemului TMS cu telematicile GPS și cu aplicațiile. Acest lucru vă permite să luați decizii instant și să planificați mai bine rutele din punct de vedere al costurilor și al timpului. În cazul apariției unor probleme de orice fel pe traseu, planul poate fi modificat în orice moment. Un alt avantaj este posibilitatea de a analiza datele pe termen lung, de ex. pentru o lună sau un trimestru. Acest lucru vă ajută, de ex., să optimizați costurile pentru carburant prin schimbarea furnizorului cardului de carburant sau prin negocierea condițiilor de colaborare pe care le aveți cu furnizorul curent.

Ce rol au formările și certificatele în menținerea standardelor înalte de siguranță ale flotei?

La final, am ajuns și la ultimul, însă nu la cel mai puțin important element al gestionării flotei de vehicule dintre cele amintite anterior. Formarea șoferilor și obținerea de certificate influențează în mod semnificativ eficiența flotei. Dacă aceștia au cunoștințe despre deplasarea mai economică din punct de vedere al arderii și uzura pieselor vehiculului, atunci acest lucru va duce la păstrarea flotei într-o stare bună și la transportul sigur al mărfurilor. 

Limitarea costurilor directe legate de formările și de certificările de orice fel poate aduce efecte vizibile pe termen scurt, însă pe termen lung aceasta poate diminua în mod semnificativ posibilitatea de a avea câștiguri cu ajutorul propriei flote. Cel puțin din punct de vedere al ratei crescute de accidente, al uzurii vehiculelor sau a calității în scădere a realizării comenzilor.

Merită să aveți grijă de adoptarea unei strategii adecvate pentru gestionarea flotei de vehicule, folosind cele mai moderne instrumente. Dacă doriți să vedeți cum vă poate ajuta sistemul TMS în acest sens, încercați fireTMS în perioada de 14 zile gratuite!