Programul TMS – ce este si ce avantaje oferă companiilor de transport?

Sistemul de gestionare a transporturilor (TMS) este un instrument care eficientizează munca în transport și expediții. Care sunt avantajele implementării TMS? Ce este important atunci când alegi sistemul TMS pentru firma ta?

Ce este programul TMS?

Transport Management System, pe scurt TMS, este un sistem de planificare, monitorizare a evenimentelor de transport, contabilizare și gestionare a mijloacelor de transport. TMS îți permite să-ți organizați și să-ți simplifici activitatea, precum și să optimizezi timpul pentru a efectua o anumită activitate. Într-un singur program se găsesc toate informațiile despre vehicule, încărcături, șoferi și clienți.

Deși denumirea TMS indică un sistem de management al transportului, acesta este folosit cu succes și în expediții. Expeditorii pot crea rapid comenzile, pot simplifica fluxul documentației, pot gestiona încărcăturile și pot analiza costurile și profitabilitatea flotei.

Funcționalitatea TMS

Cele mai importante funcții ale programului TMS includ:

• planificarea transporturilor,
• analiza costurilor flotei și generarea raporturilor,
• crearea automată a comenzilor și administrarea acestora,
• monitorizarea vehiculelor (cu utilizarea sistemelor GPS),
• monitorizarea execuției comenzilor,
• controlul costurilor firmei,
• controlarea termenelor de plată,
• detectarea pericolelor (de ex. întârziere la încărcare),
• integrarea cu programele teleinformatice (printre altele, bursele de transport și logistică).

Cui este dedicat TMS?

Sistemul TMS are o serie de funcționalități care pot fi utilizate de companii din următoarele domenii:

• transporturi,
• expediții,
• logistică,
• distribuție și comerț.

TMS poate fi utilizat în orice companie care deține și administrează o flotă de vehicule. Mărimea companiei nu contează aici, deoarece TMS este un instrument, atât pentru companiile mici și mijlocii, cât și pentru marile corporații.

Ce probleme rezolvă TMS?

Managementul transportului este complex și necesită mult timp. În activitatea zilnică, companiile din industria Transporturi-Expediții-Logistică se confruntă cu probleme precum: transporturi goale, executarea mai multor comenzi în același timp, risc mare de eroare din partea angajatului sau concurența considerabilă de pe piață.

Implementarea sistemului TMS permite: optimizarea costurilor companiei, reducerea kilometrilor fără încărcătură, accelerarea si automatizarea muncii transportatorilor si expeditorilor. Comunicarea dintre angajați și departamentele companiei devine transparentă, deoarece toți folosesc un singur program. Automatizarea proceselor reduce numărul de erori comise de angajați.

Ce avantaj oferă firmei sistemul TMS?

Funcționalitățile sistemului de management al transporturilor și expedițiilor facilitează rezolvarea problemelor menționate mai sus și au un impact pozitiv asupra unor aspecte – de exemplu:

• realizarea comenzilor la termen,
• optimizarea spațiului de încărcare,
• reducerea transporturilor fără încărcătură,
• calcularea și stabilirea rutelor profitabile,
• eliminarea erorilor angajaților,
• accesul la date în timp real.

Utilizarea tehnologiilor moderne crește competitivitatea pe piață, unde eficiența, rapiditatea și calitatea onorării comenzilor contează enorm. O companie de transport sau casă de expediții, care folosește potențialul TMS, își execută comenzile mai eficient, mai fiabil și mai profitabil. Datorită automatizării proceselor, este posibilă eliminarea erorilor angajaților, precum și creșterea eficienței muncii și a calității serviciilor oferite.

Citește articolul nostru De ce Excel-ul nu va înlocui TMS și vezi de ce merită să înlocuiești fișierele de calcul cu sistemul TMS dedicat.

Ce ar trebui luat în considerare atunci când se alege programul TMS?

Atunci când decizi să implementezi un sistem TMS în firma ta, merită să acorzi atenție mai multor aspecte care pot influența alegerea furnizorului.

1. TMS – staționar sau cloud?

Programul TMS staționar este instalat local, pe calculatorul utilizatorului. Avantajele includ controlul utilizatorului asupra actualizărilor și a copiilor de rezervă. Cu toate acestea, în acest caz utilizatorul este responsabil de securitatea datelor. În a doua opțiune, datele sunt stocate în cloud și sunt disponibile printr-o conexiune la Internet. Programul TMS online nu necesită instalare, iar datele sunt actualizate în timp real și disponibile 24/7 de pe orice dispozitiv.

2. TMS – licență plătită sau în sistem de abonament?

La alegerea unui sistem TMS, trebuie să alegi între două opțiuni: o licență plătită sau un sistem de abonament. O licență plătită este asociată cu o taxă unică, care de foarte multe ori include costuri suplimentare (de ex. instruirea angajaților, serviciul tehnic sau costurile de instalare și actualizare a sistemului). Sistemul de abonament îți permite să îl achiți pentru o anumită perioadă, oferindu-ți posibilitatea de a testa programul (perioadă de probă gratuită) și de a renunța în orice moment.

3. Siguranța datelor în TMS online

Stocarea datelor în cloud este o soluție din ce în ce mai populară, prin urmare sistemul TMS ar trebui să îndeplinească anumite standarde de securitate. Informațiile importante privind securitatea includ, printre altele: rezistența la avarie, utilizarea protocolului criptat SSL, locația amplasării serverelor, metodele de protecție a datelor (stocarea, transmiterea și prelucrarea acestora).

4. TMS – integrarea cu sisteme externe

Integrarea cu sistemele externe îți permite să automatizezi activitatea întregii firme, inclusiv îmbunătățirea comunicării și a fluxului de documente (de ex. integrarea cu furnizorii de telematică GPS și programele de contabilitate).

5. Funcții dedicate în TMS

Posibilitatea extinderii sistemului cu funcționalități suplimentare reprezintă un aspect important în alegerea unui TMS. Merită să afli care sunt funcțiile de bază și extinse ale programului și dacă este posibilă implementarea de soluții individuale.

fireTMS – program complex pentru transport și expediții

Trecerea de la documentația pe hârtie la documentația digitală este o investiție. De aceea, alegerea programului potrivit pentru transport și expediții are o mare importanță pentru viitorul companiei.

fireTMS este un software profesional pentru transport și expediții, care facilitează automatizarea proceselor legate de realizarea transporturilor și gestionarea eficientă a flotei. Interfața intuitivă și funcțiile avansate ale programului fireTMS permit accelerarea muncii și eliminarea erorilor comise de angajați.

Implementarea software-ului fireTMS în companie oferă numeroase beneficii pentru transport, expediții și contabilitate – inclusiv:

• planificarea transporturilor,
• realizarea și monitorizarea comenzilor de transport,
• planificarea rutelor pentru autocamioane,
• monitorizarea costurilor flotei,
• generarea automată a facturilor,
• recuperarea creanțelor și controlul termenelor de plată,
• monitorizarea vehiculelor cu utilizarea sistemelor GPS,
• integrarea cu alte sisteme informatice prin API,
• aplicațiile mobile fireTMS Driver și fireTMS Dispo.

fireTMS Driver – aplicație mobilă pentru șoferi

Aplicația pentru șoferi fireTMS Driver permite o comunicare eficientă între șofer și dispecer, facilitând controlul comenzilor. Aplicația oferă posibilitatea unui schimb rapid de informații și documente contabile, permițând monitorizarea permanentă a transportului.

Cele mai importante avantaje ale aplicației fireTMS Driver includ:

• trimiterea comenzilor pe telefonul șoferului,
• chat cu șoferul,
• navigația pentru autocamioane,
• acces la hărți în mod online și offline,
• posibilitatea de a trimite documente,
• sistemul de localizare GPS,
• posibilitatea de a verifica statusul comenzii.

fireTMS Dispo – aplicație mobilă pentru expeditori și dispeceri

fireTMS Dispo este o aplicație dedicată expeditorilor și dispecerilor, datorită căreia poți verifica statusul comenzii de transport și situația încărcăturii. De la nivelul aplicației, utilizatorul poate controla realizarea transporturilor, poate monitoriza vehiculele și poate intra rapid în contact cu șoferul.

Cele mai importante beneficii, ale aplicației fireTMS Dispo, includ:

• accesul 24h/7,
• controlul statusurilor transporturilor,
• informațiile despre încărcături,
• supervizarea activității șoferilor,
• chat cu șoferul,
• raportarea rezultatelor,
• monitorizarea traseului.

Sumar

Implementarea programului TMS integrează activitățile interne din companie, automatizează procesele și influențează optimizarea timpului de lucru. TMS este ideal pentru companiile de transport și expediții, indiferent de mărimea firmei.

Digitalizarea în expediții, transport și logistică este inevitabilă. Fișierele în Excel nu pot concura cu instrumentul complex pentru gestionarea transportului. Trecerea la documentația digitală permite optimizarea activității tuturor departamentelor companiei și îmbunătățirea calității serviciilor oferite.

Sistemul complex de gestionare a transportului și expedițiilor fireTMS poate fi testat gratuit timp de 14 zile. Dacă dorești să afli mai multe despre funcționalitatea fireTMS, te rugăm să ne contactezi.