Cu doar câțiva ani în urmă, sistemele TMS erau considerate instrumente destinate marilor companii de transport și expediție. Odată cu dezvoltarea pieței transporturilor, creșterea concurenței, dar și a cerințelor clienților, sistemele TMS au devenit un standard și în companiile de transport mici și mijlocii. Motivul este simplu: în contextul creșterii numărului de comenzi și a presiunii asupra costurilor, gestionarea manuală a transporturilor nu mai este eficientă. În aceste condiții, mulți proprietari de firme de transport se întreabă dacă a sosit momentul să implementeze un sistem de gestionare a transporturilor. Răspunsul nu este unul categoric, dar se pot observa semnale concrete care indică faptul că utilizarea în continuare a Excel-ului ar putea costa mai mult decât implementarea unui sistem TMS.
În primul rând, este important de menționat că sistemul TMS nu este un simplu instrument auxiliar în cadrul companiei, menit să ajute la rezolvarea câtorva sarcini dificile. Dimpotrivă, este un instrument care organizează întreaga activitate zilnică, în special în acele domenii în care amploarea crescândă a operațiunilor începe să genereze probleme, precum erori și întârzieri.
În practică, modelul de lucru fără un TMS se bazează pe câteva instrumente:
În plus, o parte din procese se bazează pe cunoștințele acumulate în mod individual de angajați, ceea ce poate crea probleme în cazul în care un astfel de angajat pleacă în concediu, intră în concediu medical sau demisionează.
Totodată sistemul TMS permite colectarea și prelucrarea tuturor informațiilor esențiale într-un singur instrument, precum și integrarea acestui sistem cu programe specializate (de exemplu, programe de contabilitate) sau sisteme telematice GPS. Astfel, cea mai mare schimbare nu ține de tehnologie, ci de modul de lucru, care devine mai organizat, previzibil și mai ușor de evaluat.
Unul dintre cele mai frecvente momente care duc la decizia de a implementa un sistem TMS este situația în care proprietarul pierde imaginea de ansamblu a situației din cadrul companiei.
Care ar putea fi semnele acestei situații?
O astfel de situație duce la probleme mai grave, cum ar fi: decizii de afaceri greșite, lipsa controlului asupra costurilor sau dificultăți în a se adapta la schimbări.
Soluția în acest caz este centralizarea datelor, adică colectarea datelor în timp real într-un singur loc. Astfel, puteți afla rapid și eficient care este starea comenzilor, care sunt costurile operaționale în momentul respectiv și, pe baza rapoartelor generate și actualizate automat puteți lua decizii raționale.
Deși reprezintă un semn al succesului, extinderea activității scoate adesea la iveală punctele slabe ale companiei și rezistența redusă la creșterea cererii de servicii.
Un număr mai mare de comenzi înseamnă:
La un moment dat, compania se confruntă cu dilema de a se hotărâ dacă să deservească un număr mai mare de clienți prin angajarea de personal suplimentar. Între timp, cererea în acest sector are caracter sezonier, astfel încât este foarte posibil ca, într-o perioadă mai slabă, aceste persoane suplimentare să genereze doar costuri.
Soluția constă în îmbunătățirea eficienței prin intermediul unui sistem TMS, care schimbă această relație. Automatizarea sarcinilor repetitive,precum importul comenzilor, planificarea rutelor sau monitorizarea transportului permite extinderea activității, menținând în același timp un nivel ridicat de eficiență.
Aceasta este una dintre cele mai subestimate probleme din sectorul transporturilor. Aceasta se bazează pe convingerea că, din moment ce gestionarea comenzilor generează profit, nu este necesar să le analizăm în continuare. Între timp, poate veni momentul în care comenzile generează costuri mai mari decât veniturile, iar atunci compania devine neprofitabilă.
Care ar putea fi cauza acestei probleme?
Fără un sistem TMS, analiza exactă a rentabilității este un proces îndelungat și predispus la numeroase erori. În același timp, sistemul permite colectarea automată a datelor privind costurile și veniturile din facturi, ceea ce, odată prelucrate într-un raport corespunzător, permite analiza rentabilității comenzilor. Astfel, se poate renunța la anumite tipuri de comenzi sau la gestionarea clienților care generează pierderi și se pot atrage mai mulți clienți care generează marje mai mari – pe baza datelor concrete din comenzi.
În ciuda semnalelor clare care vin zilnic din partea companiei, decizia de a implementa un sistem TMS este adesea amânată. Motivele sunt, de obicei, similare.
Prima este convingerea că implementarea va fi complicată și va necesita mult timp. În practică, însă, sistemele cloud de gestionare a transporturilor, precum fireTMS, sunt concepute astfel încât să poată fi puse în funcțiune într-un timp foarte scurt de la luarea deciziei de achiziție.
Al doilea motiv este teama de reacția angajaților. Schimbarea instrumentelor înseamnă schimbarea obiceiurilor, ceea ce creează, în mod firesc, rezistență. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, angajații apreciază rapid simplificarea muncii. Mai ales atunci când sistemul elimină sarcinile repetitive și consumatoare de timp care trebuie efectuate manual (cum ar fi importul comenzilor sau planificarea rutelor).
Al treilea este costul de achiziție și implementare. Cu toate acestea, merită să ne gândim la o asemenea investiție în contextul pierderilor cauzate de lipsa unui sistem: erori umane repetate, eficiență scăzută care afectează competitivitatea și comenzi pierdute.
Succesul implementării unui sistem TMS nu depinde doar de alegerea sistemului, ci, mai ales, de o bună organizare a acestui proces.
Primul pas ar trebui să fie analiza proceselor actuale. Nu este vorba despre crearea de diagrame complexe, ci despre înțelegerea modului în care se desfășoară efectiv activitatea în cadrul companiei și în locurile în care apar cel mai des întârzierile, erorile și sarcinile care necesită mult timp.
Al doilea pas este stabilirea obiectivului. Implementarea în scopuri de imagine are rareori efectul scontat. Prin urmare, obiectivele trebuie să fie clar definite, de exemplu reducerea timpului de procesare a comenzilor, creșterea numărului de comenzi procesate sau a volumului de transport, sau îmbunătățirea rentabilității. În acest fel, valoarea reală a implementării sistemului poate fi măsurată în mod regulat.
Al treilea element este implicarea angajaților. Implicarea acestora în procesul de testare și selecție a instrumentului crește semnificativ șansele ca acesta să fie bine primit, ca toate funcțiile sale să fie utilizate și ca obiectivele stabilite să fie atinse.
În cazul sistemelor moderne bazate pe cloud, cum ar fi fireTMS, implementarea nu seamănă cu proiectele IT de mai multe luni, cu care sunt obișnuite marile companii de transport și logistică.
Procesul de implementare se desfășoară, de obicei, după cum urmează:
Esențial este faptul că în cadrul acestui proces, compania nu trebuie să-și întrerupă activitatea curentă, deoarece un astfel de sistem poate fi implementat treptat, transferând succesiv gestionarea către sistemul TMS.
În primul rând, proprietarul companiei sau conducerea beneficiază de o imagine de ansamblu completă asupra datelor companiei. La rândul lor, pot economisi timp de lucru pe care l-ar fi dedicat sarcinilor plictisitoare și consumatoare de timp, precum introducerea comenzilor sau monitorizarea plăților.
Astfel, atât managementul, cât și activitatea de zi cu zi se schimbă complet:
De asemenea, merită să ținem cont de efectul de scară, deoarece compania poate gestiona mai multe comenzi fără a crește proporțional numărul angajaților.
Sistemul TMS devine un instrument esențial de lucru pentru companiile de transport și expediere. Cu ajutorul acestui instrument, nu numai că se pot optimiza anumite domenii, ci se poate schimba complet modelul de gestionare a transporturilor în cadrul companiei. În această abordare, cele mai importante sunt datele complete și actualizate privind activitatea, precum și capacitatea de a lua rapid decizii raționale.
Prin urmare, dacă o companie se dezvoltă, dar proprietarii sau managerii ei încep să resimtă limitările legate de organizarea muncii și haosul în gestionarea comenzilor, accesul rapid la date devine o problemă și nu se poate stabili cu certitudine din ce obține compania cele mai mari venituri, atunci probabil a sosit momentul să se implementeze un sistem de gestionare a transporturilor.
Dacă doriți să implementați un sistem de management al transportului, atunci testați sistemul complet fireTMS, care vă va ajuta atât la importul și gestionarea comenzilor, planificarea și optimizarea rutelor, monitorizarea transportului, cât și la emiterea facturilor și decontarea comenzilor. Creați-vă un cont gratuit fireTMS și beneficiați de o perioadă de probă gratuită de 14 zile.
Oferim în mod regulat informații despre sistemul nostru și despre subiecte din industria de transport de marfă.
Abonați-vă la newsletterul nostru și rămâneți la curent cu noutățile.
Head of Business Development
Head of Business Development. Posiada 6-letnie doświadczenie we wdrażaniu systemu TMS w firmach transportowych i spedycyjnych. Lider sprzedaży fireTMS, odpowiada za rozwój biznesowy w Polsce oraz na rynkach europejskich.
Gestionarea flotei de vehicule în cadrul unei firme de transport înseamnă ceva mai mult decât asocierea unui vehicul și a unei remorci cu o comandă. Întregul proces include și verificarea disponibilității vehiculelor și a șoferilor, monitorizarea efectuării transportului, analiza costurilor și asigurarea rentabilității fiecărui kilometru. În practică, asta înseamnă că este necesar să se prelucreze […]
12 minute lectură
Deși ar putea părea că firmele de transport pierd cei mai mulți bani din cauza unor incidente grave, precum accidentele, de fapt neglijențele de zi cu zi joacă un rol important. Printre acestea se numără: lipsa verificării corespunzătoare a contractantului, gestionarea graficelor pentru vehicule și șoferi pe foi de calcul, alegerea traseelor de transport fără […]
15 minute lectură
Din acest articol veți afla despre următoarele îmbunătățiri și noutăți din sistemul fireTMS: Notificări automate privind livrarea documentelor de confirmare a livrării (CMR) Am introdus în sistem un mecanism global de e-mailuri automate cu solicitarea de a trimite documente de confirmare a livrării. Funcția poate fi activată în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Procesare […]
7 minute lectură