OCR sau asistentul AI — care soluție eficientizează mai bine activitatea de transport și expediție?

În lumea transportului, fiecare minut petrecut la introducerea manuală a datelor din comenzi reprezintă timpul care lipsește pentru planificare, contactarea clienților sau căutarea de mărfuri noi. Așadar, nu este de mirare faptul că din ce în ce mai multe firme caută modalități de a automatiza procesele de birou. Cele mai frecvente două opțiuni sunt: clasica soluție OCR (Optical Character Recognition) și instrumentele bazate pe inteligența artificială, care reușesc să încarce mărfurile în sistem în câteva secunde, precum asistentul AI din fireTMS. Care dintre acestea funcționează mai bine în practică? Să analizăm mai îndeaproape ambele soluții.

OCR în sistemele de gestionare a transportului

OCR, însemnând recunoașterea optică a caracterelor, este o tehnologie care de ani de zile ajută la convertirea documentelor pe suport de hârtie în date digitale. În industria transportului, aceasta este utilizată pentru citirea informațiilor din documente precum scrisori de transport (CMR), dovezi de livrare (POD), facturi sau documente vamale. Sistemele OCR moderne, deseori denumite în prezent IDP (Intelligent Document Processing), folosesc inteligența artificială, motiv pentru care nu numai că citesc textul, dar în același timp pot recunoaște conținutul acestuia.

Datorită acestui fapt, un proces, care înainte necesita introducerea manuală a datelor, devine în mare măsură automat. Este suficient ca documentul să fie scanat, iar sistemul recunoaște singur datele expeditorului, ale destinatarului, datele calendaristice, numerele de comandă, greutatea și alte informații esențiale. Această soluție reprezintă un ajutor imens în multe organizații care procesează mii de documente lunar. Însă implementarea unui sistem OCR la scară completă necesită integrare, configurare și adaptare la procesele existente. Pentru marea majoritate a firmelor de transport și expediție, acest lucru poate însemna o perioadă mai îndelungată de implementare și costuri mai mari de început.

Soluțiile AI – asistentul AI din fireTMS 

Abordarea este cu totul diferită în cazul instrumentelor mai simple, bazate pe inteligența artificială. Unul dintre acestea este asistentul AI din sistemul fireTMS de gestionare a transportului și expediției, disponibil în planul Enterprise. Aceasta este o soluție care funcționează direct în sistem și nu necesită integrare sau servere suplimentare și nici utilizarea unor instrumente externe. Rolurile unor astfel de soluții sunt mai simple, de exemplu asistentul AI din fireTMS are sarcina de a accelera introducerea comenzilor în sistem.

Cum funcționează asistentul AI în practică? După încărcarea documentului, care poate fi un fișier PDF, JPG, PNG, TIFF, GIF, DOCX, TXT sau ODT, instrumentul citește automat cele mai importante informații conținute în acesta. Printre ele se numără:

• denumirea mărfii,
• datele de încărcare și descărcare,
• adresele punctelor de încărcare și descărcare, precum și denumirile firmelor,
• dimensiunile și greutatea mărfii,
• numărul de comandă al clientului.

După prelucrarea lor de către inteligența artificială, datele ajung în formularul de marfă din fireTMS, unde pot fi verificare suplimentar. Cel mai important este faptul că sistemul permite afișarea documentului original și compararea acestuia cu ceea ce a recunoscut inteligența artificială, lucru datorită căruia se obține un control deplin asupra corectitudinii datelor. Un alt avantaj este faptul că asistentul AI poate fi utilizat imediat după pornirea sistemului, fără necesitatea de a cunoaște tehnologia sau de a configura modele de recunoaștere.

Instrumentul de recunoaștere a textului sau asistentul AI? Comparație

Ambele soluții, atât OCR, cât și asistentul AI, au același scop: să reducă activitatea manuală legată de documentele din cadrul transportului și expediției. Acestea diferă însă prin sfera de aplicare și modul de funcționare.

OCR este o soluție foarte universală, însă funcțiile sale pot fi prea ample în raport cu nevoile firmelor de transport și expediție, iar, din acest motiv, rămân în mare parte neutilizate. La rândul său, asistentul AI din fireTMS a fost conceput special pentru activitatea de zi cu zi a expeditorilor și transportatorilor care nu vor să piardă timp cu sarcinile de birou anevoioase, legate de introducerea comenzilor în sistemul TMS.

De ce asistentul AI din fireTMS poate fi o alegere mai bună decât OCR?

Din comparația de mai sus rezultă că, din punctul de vedere al deținătorilor firmelor de transport și expediție, alegerea unei soluții mai simple poate fi o opțiune mai economică și mai bine adaptată nevoilor actuale. Spre deosebire de aceasta, un instrument mai complex nu ar fi pe deplin utilizat în activitatea de zi cu zi.

Răspunsul la nevoi concrete

În cazul OCR-ului clasic, deseori este necesară construirea unei întregi infrastructuri de prelucrare a documentelor, integrarea cu diferite sisteme și corelarea câmpurilor. În schimb, asistentul AI funcționează direct în fireTMS, în locul în care sunt create și gestionate comenzile. Pentru a-l utiliza, nu este necesară conectarea cu aplicații externe, deoarece este suficientă încărcarea fișierului corespunzător în formularul de adăugare a mărfii.

Rapiditate și simplitate

Asistentul AI este un instrument simplu de utilizat, fapt datorită căruia fiecare utilizator al sistemului fireTMS poate să îl folosească, indiferent de abilitățile sale tehnice. Această soluție elimină necesitatea introducerii manuale a datelor din documente, iar totodată nu presupune cunoștințe de specialitate din partea persoanei care o utilizează. Întregul proces se bazează pe încărcarea fișierului, iar de restul se ocupă inteligența artificială, care citește informațiile și le atribuie câmpurilor respective din formular. Acest lucru permite reducerea volumului de muncă, în special în cazul unui număr mai mare de sarcini zilnice.

Recunoașterea textului în diferite limbi

Un mare avantaj al utilizării instrumentelor AI este multilingvismul acestora. Asistentul AI recunoaște diferite limbi, fapt datorită căruia este un sprijin extrem de important pentru firmele sau întreprinderile internaționale, care colaborează cu parteneri străini. Astfel se elimină, de asemenea, necesitatea traducerii comenzilor înainte de introducerea lor în fireTMS. 

Integrarea completă în procesul de transport

Totodată, este important de reținut că datele introduse de asistentul AI nu ajung într-un program separat, întrucât sunt introduse imediat sub formă de comandă în sistemul fireTMS. Acest lucru presupune faptul că, după importul datelor, se poate începe imediat planificarea traseului, iar după aceea se poate atribui sarcina șoferului și se poate trece la următoarea comandă.

Pentru cine este mai potrivit OCR-ul și pentru cine asistentul AI?

Alegerea soluției corespunzătoare nu este o sarcină ușoară, deoarece depinde de nevoile individuale, de procesul de deservire a clientului sau de posibilitatea integrării cu alte sisteme din firmă. În plus, firmele de transport și expediție diferă prin amploarea activităților, numărul de documente prelucrate și gradul de digitalizare.

Soluțiile OCR/IDP sunt mai utile în mediile în care există un volum imens de documente, iar tipurile acestora sunt foarte diverse, ca de exemplu în corporații, unde se procesează zilnic sute de facturi, documente vamale și de transport. Este, de asemenea, o soluție bună pentru organizațiile care au propria echipă IT și sunt în măsură să efectueze integrarea, configurarea și întreținerea continuă a sistemului.

În schimb, asistentul AI din fireTMS este un instrument ideal pentru:

• firmele de transport mici, mijlocii și mari, care prelucrează în principal comenzi,
• expeditorii care zilnic creează multe comenzi similare,
• firmele care doresc să își accelereze activitatea și să reducă sarcinile repetitive, fără o implementare costisitoare,
• utilizatorii fireTMS, care doresc să folosească la maximum capacitățile sistemului.

AI nu este viitorul – este prezentul transporturilor

În urmă cu câțiva ani, prelucrarea automată a documentelor era rezervată companiilor mari din industria logisticii. În prezent, datorită unor soluții precum asistentul AI din fireTMS, de aceeași tehnologie pot beneficia inclusiv firmele de transport mici. În practică, utilizarea AI presupune mai puțin timp alocat gestionării comenzilor, mai puține greșeli, accelerarea transporturilor și o facturare mai rapidă. 

Implementarea asistentului AI în sistemul fireTMS oferă mai mult timp pentru ceea ce este cu adevărat important, și anume atragerea clienților și planificarea unor trasee rentabile. Cel mai important este faptul că inteligența artificială din sistemul TMS nu înlocuiește omul, ci îi permite să se concentreze pe sarcinile care necesită experiență și luare de decizii, nu pe introducerea repetitivă a datelor din documente.

Vrei să vezi cum funcționează un sistem TMS modern, susținut de inteligența artificială? Creează-ți cont gratuit în fireTMS chiar acum pentru a testa fireTMS timp de 14 zile în cel mai avansat pachet Enterprise, care include asistentul AI.