Din acest articol veți afla despre următoarele îmbunătățiri și noutăți din sistemul fireTMS:
Am introdus în sistem un mecanism global de e-mailuri automate cu solicitarea de a trimite documente de confirmare a livrării. Funcția poate fi activată în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Procesare comandă >> opțiunea Memento-uri automate pentru documentele de confirmare a livrării. După activarea acesteia, fireTMS trimite transportatorilor externi (la adresa de e-mail a persoanei de contact atribuite comenzii) mementouri privind atașamentele lipsă.
În timpul configurării, se pot specifica suplimentar detaliile de funcționare ale funcției, printre care includerea documentelor necesare adăugate la documentele de vânzare asociate sau trimiterea notificărilor numai în cazul în care Portalul transportatorului este activ. Există, de asemenea, posibilitatea de a seta numărul maxim de mementouri (de la 1 la 3) și intervalul de trimitere a acestora (de la 1 la 5 zile).
Sistemul verifică periodic comenzile care și-au schimbat starea de la „în curs de execuție” la „finalizate”. După expirarea intervalului setat – calculat de la momentul finalizării comenzii – la ora 7:00 dimineața se verifică dacă documentele necesare au fost atașate. Dacă acestea lipsesc în continuare atât din comanda de expediere, cât și din încărcătura asociată, transportatorului i se trimite automat un memento.
Conținutul mesajului se bazează pe un șablon configurat în Configurare tipărire >> fila Șabloane >> subfila Amintiri privind documentele de livrare. Acolo puteți edita conținutul implicit sau adăuga propriile șabloane. Funcția are caracter global, dar pentru anumiți transportatori poate fi dezactivată în fișier (Contractanți >> Transportatori >> editare >> secțiunea Detalii transportator >> caseta de selectare Nu trimiteți mementouri pentru documentele de confirmare a livrării).
Informația privind trimiterea notificării este înregistrată în Fluxul de activități al comenzii, ceea ce permite urmărirea cu ușurință a istoricului comunicării. Dacă firma utilizează Portalul operatorului de transport, în conținutul e-mailului se adaugă automat un link către portal, unde transportatorul poate încărca imediat documentele lipsă. În cazul în care nu există un portal, se trimite un mesaj standard cu solicitarea de a le furniza.
Mementourile automate ajută la completarea mai rapidă a documentelor, ceea ce facilitează închiderea comenzilor, accelerează decontările cu clienții și transportatorii și reduce riscul de întârzieri cauzate de lipsuri în documentație.
Pentru a facilita monitorizarea utilizării funcțiilor AI, am pus la dispoziție și vizualizarea Istoric de utilizare, disponibilă în secțiunea Asistent AI (Mărfuri >> Introduceți marfa; Comenzi >> Comandă nouă internă și Contabilitate >> Achiziție >> Înregistrați document nou >> Importuri AI). Aici sunt prezentate informații despre data utilizării, utilizator, cantitate, tipul operațiunii și dacă importul respectiv a fost inclus în limită. În coloana Cantitate este afișat consumul de tokenuri pentru operațiunea respectivă. Astfel, utilizatorii pot verifica în timp real utilizarea AI și pot controla mai bine limita alocată.
În plus, am introdus o nouă vizualizare Mărfuri >> Încărcări cu asistent AI, care permite importul încărcăturilor pe baza fișierelor. Utilizatorul poate încărca un singur fișier sau un pachet. În cazul fișierelor CSV, sistemul preia informații despre toate încărcăturile disponibile în rândurile individuale. După citirea tuturor înregistrărilor, există posibilitatea de a selecta un rând specific și de a crea o încărcătură pe baza datelor selectate, ceea ce oferă un control mai mare asupra informațiilor importate.
Am îmbunătățit navigarea între facturi și corecțiile acestora. În lista facturilor de vânzare și a facturilor de achiziție aprobate, dacă a fost emisă o corecție pentru document, este disponibil un link direct care permite trecerea rapidă la factura de corecție asociată. În plus, în vizualizarea de editare a facturii de corecție, am facilitat trecerea ușoară la factura inițială – după selectarea pictogramei de lângă câmpul Status, utilizatorul este redirecționat automat către documentul corespunzător. Funcția include atât facturile de vânzare, cât și cele de achiziție și permite navigarea mai eficientă între documentele asociate.
Am extins formele de plată disponibile în sistem cu noi opțiuni: Card și BLIK. Noile tipuri sunt disponibile oriunde se selectează metoda de plată, inclusiv pe facturi și în alte zone ale sistemului legate de decontări. Astfel, utilizatorii pot adapta mai bine forma de plată la nevoile lor și la procesele utilizate în companie.
În zona API (documentație) am introdus noi posibilități care extind integrarea sistemului cu instrumente externe. Am adăugat un endpoint care permite descărcarea costurilor introduse în fireTMS în comenzi proprii. Datele sunt returnate într-o formă structurată, astfel încât pot fi ușor utilizate în alte sisteme, de exemplu, contabile sau analitice.
De asemenea, am extins posibilitatea de a descărca facturile de achiziție. Utilizatorul poate decide acum dacă în rezultate să fie incluse și documentele în versiune de lucru (drafturi) – atât facturile de achiziție standard, cât și corecțiile acestora. Astfel, datele pot fi utilizate în integrări chiar înainte de aprobarea lor finală.
Am adăugat o nouă coloană la lista de încărcături, intitulată Cota din marja de comandă, care sprijină analiza curentă a rezultatelor financiare. Coloana prezintă valoarea marjei aferente unei anumite încărcături, calculată pe baza diferenței dintre prețul încărcăturii și ponderea acesteia în costul comenzii. În plus, în rezumatul din partea de jos a listei este afișată valoarea totală a marjei pentru toate pozițiile vizibile. Astfel, utilizatorul poate evalua mai rapid rentabilitatea comenzilor executate, fără a fi nevoie să efectueze calcule suplimentare.
Am îmbunătățit procesul de adăugare a partenerilor de afaceri în modulul de contabilitate. La crearea unui nou partener de afaceri în Contabilitate >> Contractanţi, este acum posibilă completarea automată a datelor pe baza bazei de date VIES. După indicarea numărului corespunzător, sistemul preia și completează informațiile cheie, ceea ce permite reducerea introducerii manuale a datelor, accelerează întregul proces și diminuează riscul de erori.
Am extins lista integrărilor telematice disponibile cu următorii furnizori: YellowFox, Leon System, Trans Mobil și AddSecure. Integrările pot fi configurate în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila Configurare transport >> secțiunea Configurare telematica (GPS). După activarea acestora, sistemul afișează poziția curentă a vehiculelor. În plus, pentru anumiți furnizori – YellowFox, Leon System și AddSecure – este disponibilă și citirea stării contorului, care este înregistrată automat în fișele vehiculelor (o dată pe zi). În cazul integrării cu Trans Mobil, este disponibilă doar poziția actuală a vehiculului. Această soluție permite o monitorizare mai bună a flotei și reduce necesitatea completării manuale a datelor.
Doriți să aflați mai multe despre noutățile descrise în sistem? Contactați-ne.
* Unele dintre funcțiile descrise sunt disponibile numai în anumite pachete
Oferim în mod regulat informații despre sistemul nostru și despre subiecte din industria de transport de marfă.
Abonați-vă la newsletterul nostru și rămâneți la curent cu noutățile.
Customer Support Team Leader. Posiada 7-letnie doświadczenie w zarządzaniu Działem Pomocy Technicznej. Odpowiada za wsparcie techniczne klientów fireTMS.
În acest articol veți afla mai multe despre următoarele îmbunătățiri și funcții noi introduse în sistemul fireTMS: Modificarea punctuală a termenului de plată pentru un client (facturi de vânzare) Până acum, fireTMS putea stabili doar un termen de plată implicit pentru un client selectat – dacă se stabilea un termen diferit într-un caz specific, era […]
6 minute lectură
Din acest articol veți afla despre următoarele îmbunătățiri aduse sistemului fireTMS: E-mail automatizat către client după încheierea încărcării și a punctelor de încărcare sau de descărcare În noua versiune a sistemului am introdus funcția de trimitere automată a mesajelor de e-mail către client după finalizarea încărcăturii în punctele de încărcare și descărcare sau a întregii […]
2 minute lectură