Cum să eviți cele mai costisitoare 5 greșeli din cadrul firmelor de transport?

Deși ar putea părea că firmele de transport pierd cei mai mulți bani din cauza unor incidente grave, precum accidentele, de fapt neglijențele de zi cu zi joacă un rol important. Printre acestea se numără: lipsa verificării corespunzătoare a contractantului, gestionarea graficelor pentru vehicule și șoferi pe foi de calcul, alegerea traseelor de transport fără o analiză detaliată, lipsa monitorizării eficiente a transportului și luarea deciziilor fără acces la date. Fiecare element, luat separat, poate părea gestionabil, însă pe termen lung poate să reducă semnificativ marja, să ocupe timpul valoros al echipei și să pună la încercare răbdarea clienților. 

Vestea bună este faptul că aceste pierderi pot fi limitate prin optimizarea proceselor și automatizarea sarcinilor de rutină. Sistemul TMS, precum fireTMS, colectează informațiile esențiale într-un singur loc, permite controlul proceselor și oferă instrumente pentru a planifica, a monitoriza realizarea comenzilor și a analiza rezultatele. Mai jos, descriem cele mai costisitoare 5 greșeli din cadrul firmelor de transport și arătăm ce funcții fireTMS ajută la evitarea acestora.

Greșeala 1. Lipsa verificării contractanților

Neverificarea contractanților reprezintă una dintre cele mai grave greșeli în industria transportului. Aceasta vizează atât etapa de stabilire a detaliilor privind realizarea comenzii, cât și etapa de emitere a facturilor pentru serviciul prestat. Lucrul acesta este important mai ales în situația în care firma oferă servicii multor clienți, iar termenul de realizare a comenzii este strict și nu există timp pentru verificare prin metode tradiționale.

De ce lipsa verificării este atât de costisitoare?

Neverificarea credibilității contractanților și nestabilirea termenilor de colaborare înainte de preluarea unei comenzi pot duce la apariția următoarelor probleme:

• întârzieri de plată și riscuri pentru lichiditatea financiară a firmei,
• lucru suplimentar legat de stabilirea permanentă a detaliilor de transport, monitorizarea plăților și recuperarea creanțelor,
• risc de omitere a termenelor de plată în cazul unui număr mare de clienți.

În cadrul firmelor de transport, este deosebit de important să se aplice o abordare sistematică, mai exact verificările regulate în ceea ce privește clienții, precum și să se asigure respectarea termenilor de colaborare stabiliți. În mare măsură, acest lucru devine posibil datorită automatizării acestor procese, de exemplu prin investiția într-un sistem TMS.

Cum ajută fireTMS la verificarea contractanților?

fireTMS ajută la verificarea contractanților prin mecanisme care structurează condițiile de colaborare și le monitorizează automat. 

• Credite comerciale și limite – în fireTMS se poate atribui unui client individual sau unui grup de contractanți o limită de credit și se poate seta valoarea maximă a facturilor neplătite. După depășirea uneia dintre aceste valori, sistemul poate bloca posibilitatea de emitere a unor comenzi ulterioare pe baza mărfurilor adăugate de partenerul respectiv.
• Verificarea temporară a clienților – în cazul fiecărui contractant se poate seta perioada de valabilitate a verificării. Dacă aceasta nu este reînnoită la termen, fireTMS blochează colaborarea ulterioară până la o nouă aprobare.
• Verificarea în VIES – în plus, în fireTMS se poate verifica contractantul în baza VIES la emiterea unei facturi de vânzare.

Greșeala 2. Lipsa graficelor actualizate în timp real pentru vehicule și șoferi

Cea de-a doua greșeală are legătură cu clasica problemă de organizare a activității în cadrul unei firme de transport fără un sistem de gestionare a transportului. Organizarea graficelor pentru vehicule și șoferi separat de programul de gestionare a comenzilor poate aduce cu sine consecințe grave, ca de exemplu întârzieri în realizarea comenzii sau chiar nefurnizarea serviciului. În primul rând, este vorba despre lipsa unei singure surse de date privind gradul de ocupare al mașinilor și angajaților, ceea ce implică un risc mare de greșeli atunci când graficele există sub formă fizică (pe suport de hârtie, pe table de scris), în Excel sau în alt program. Inconveniențele de acest tip devin probleme cu adevărat mari, în special atunci când, din cauza întârzierilor, a defecțiunilor vehiculelor și a concediilor de odihnă sau medicale ale angajaților, trebuie schimbate planurile rapid.

De ce lipsa graficelor pentru vehicule și șoferi generează costuri?

Lipsa graficelor actualizate periodic conduce, de obicei, la următoarele probleme:

• inactivitatea flotei, atunci când dispecerul nu observă că anumite vehicule nu au comenzi atribuite,
• atribuirea mai multor comenzi în același timp vehiculului sau șoferului ocupat,
• comunicarea ineficientă cu șoferii privind graficele lor de lucru,
• stabilirea unor termene stricte de realizare a comenzilor și provocarea de greșeli în organizarea activității șoferilor.

Prin urmare, suferă atât echipa care lucrează ineficient, deoarece poate fi încărcată cu un volum de muncă prea mare, precum și finanțele firmei, întrucât lipsa unor instrumente eficiente afectează termenele de realizare și, prin urmare, marjele comenzilor. 

Cum ajută fireTMS la organizarea graficelor de lucru?

fireTMS ajută la planificarea dinamică printr-un grafic pentru vehicule și șoferi, actualizat în timp real, care arată într-un singur loc capacitatea flotei și disponibilitatea șoferilor. Graficele sunt create pe baza datelor din comenzi, ceea ce elimină majoritatea problemelor legate de greșelile umane.

Ce aduce cu sine planificarea activității cu ajutorul fireTMS?

• Planificarea are loc pe o singură bază de date, și nu pe diferite versiuni ale mai multor fișiere
• Sistemul vizualizează grafic planurile de activitate și permite observarea rapidă a încărcării excesive cu sarcini și golurile din grafic
• Dispecerii și managerii pot mai repede și mai ușor să ia o decizie în situații de urgență (defecțiune, întârziere sau îmbolnăvire a șoferului).

Greșeala 3. Planificarea ineficientă a traseelor de transport

Obținerea unei comenzi bine plătite nu garantează profituri dacă traseul de transport nu este bine planificat. O greșeală comună în această etapă este planificarea curselor din obișnuință, de exemplu pe un traseu fix, pe baza cunoștințelor șoferului sau pur și simplu prin stabilirea celui mai scurt traseu de pe hartă. O astfel de abordare expune firma la costuri suplimentare, precum taxe rutiere mari, și duce, de asemenea, la timpi de deplasare mai lungi sau la necesitatea de a căuta rapid rute ocolitoare, de exemplu din cauza interdicțiilor de acces pentru camioane. 

De ce planificarea ineficientă poate fi atât de costisitoare?

Planificarea ineficientă a traseelor poate aduce cu sine următoarele consecințe:

• costuri mai mari de combustibil,
• neincluderea în calcul a costurilor aferente taxelor rutiere,
• un număr mai mare de kilometri parcurși fără marfă,
• rute ocolitoare și întârzieri inutile.

Mai mult decât atât, costurile menționate mai sus ajung să fie cunoscute abia după revenirea vehiculului la bază, ceea ce duce la scăderea marjei firmei de transport, iar acest lucru are un impact negativ asupra lichidității ei financiare. 

Cum ajută fireTMS la planificarea traseelor?

fireTMS ajută la planificarea traseelor prin soluții cartografice destinate vehiculelor grele (spre deosebire de serviciile de cartografiere cunoscute pentru vehiculele de pasageri, ca de exemplu Google Maps). Important este faptul că hărțile din fireTMS permit stabilirea mai multor variante de transport în funcție de cea mai mică distanță, cele mai mici costuri sau cel mai bun timp, precum și evitarea sectoarelor de drum cu taxă. În plus, acestea permit efectuarea unui calcul în prealabil al costurilor, facilitând estimarea marjei pentru comanda respectivă. Mai mult decât atât, hărțile cu plată Here permit o optimizare suplimentară a traseelor, inclusiv excluderea rutelor cu feriboturi și a țărilor cu taxe rutiere mari, precum și luarea în considerare a restricțiilor de timp și de tonaj.

Ce trebuie luat în considerare în etapa de planificare a traseelor în fireTMS?

• Determinarea celei mai avantajoase variante de traseu, urmată de alegerea dintre opțiunile: cel mai rapid, cel mai scurt, cel mai ieftin
• Includerea taxelor rutiere în calcul
• Adaptarea traseului la parametrii vehiculului pentru a evita surprize neplăcute sub formă de interdicții de acces pentru vehiculele grele
  

Greșeala 4. Lipsa de monitorizare a traseelor

Planificarea celor mai avantajoase trasee din punct de vedere al costurilor reprezintă doar jumătate din succes. Multe depind de realizarea planurilor și de cheltuielile reale pentru transportul mărfurilor. Fără instrumente eficiente pentru monitorizare, firma deseori află despre problemele care au avut loc pe traseu abia atunci când apar întârzieri. Acest lucru împiedică reacționarea eficientă la abaterile de la plan și luarea deciziilor corespunzătoare.

De ce lipsa instrumentelor de monitorizare a transporturilor costă atât de mult?

Lipsa monitorizării în timp real a realizării comenzilor este motivul pentru care comunicarea atât cu șoferii, cât și cu clienții devine ineficientă, iar costurile legate de transport pot scăpa de sub control. 

Care este rezultatul lipsei de monitorizare a comenzilor?

• Mai multe apeluri telefonice către șoferi și actualizări manuale privind statusurile transporturilor
• Decizii întârziate în cazul problemelor apărute pe traseu sau al decalajelor față de program
• Posibilitatea apariției unor costuri mai mari de realizare a comenzilor decât cele preconizate
• Un risc mai mare de litigii cu clienții și reclamații legate de realizarea cu întârziere a comenzilor
• O calitate mai slabă a serviciilor din cauza informațiilor neactualizate

În practică, monitorizarea transporturilor este o modalitate de a reacționa mai rapid și de a menține o comunicare mai bună cu clientul.

Cum ajută fireTMS la monitorizarea transporturilor?

fireTMS ajută la monitorizarea transportului prin intermediul mai multor instrumente. În primul rând, este importantă integrarea cu numeroase sisteme telematice GPS, ceea ce permite verificarea în timp real a statusului privind realizarea comenzilor. În al doilea rând, o comunicare mai eficientă o asigură aplicația mobilă pentru șoferi fireTMS Driver, datorită căreia dispecerul poate să contacteze rapid persoana care conduce. În al treilea rând, în fireTMS există funcția Trasee curente, datorită căreia sistemul informează dispecerul de faptul că șoferul a ieșit de pe culoarul de transport stabilit, ceea ce permite reducerea costurilor de transport, precum și aflarea rapidă a eventualelor probleme de pe traseu. În al patrulea rând, îmbunătățirea comunicării cu clienții este posibilă prin intermediul Panoului clientului, în care, printre altele, se poate afla statusul de realizare a comenzii și se pot descărca documentele aferente comenzii. 

Ce beneficii obține firma de transport datorită soluțiilor incluse în fireTMS?

• Echipa cunoaște situația actuală fără necesitatea de a colecta date manual
• Se comunică mai ușor clienților statusurile de realizare a comenzilor
• Se controlează mai ușor termenele și costurile transporturilor, în special în situația în care se transportă mai multe mărfuri în același timp

Greșeala 5. Lipsa rapoartelor privind activitatea firmei

Ultima greșeală pe care o descriem este lipsa unei raportări eficiente în cadrul firmei. Acesta este o greșeală ale cărei consecințe nu sunt sesizate imediat, iar în cazul firmelor de transport mai mici pot să rămână neobservate ani de zile. Firma funcționează, comenzile apar în mod constant, iar deciziile sunt luate din instinct. Pe de altă parte, fără rapoarte, este greu de răspuns la întrebări simple, ca de exemplu care clienți au cele mai mari marje, care vehicule generează cel mai mare venit, cum arată cifra zilnică de afaceri în perioada respectivă. În consecință, luarea deciziilor fără astfel de date poate duce la probleme organizaționale și financiare serioase.

De ce lipsa rapoartelor este riscantă?

Dacă firma operează fără raportare sau rapoartele sunt pregătite manual pe baza unor date vechi, de obicei apar următoarele probleme:

• decizii luate pe baza unor date vechi,
• greșeli în compilarea datelor, întrucât rapoartele au la bază mai multe surse,
• haos legat de lipsa unor indicatori uniformi în cadrul firmei, ca de exemplu marjele de profit ale clienților,
• dificultăți în controlul curent al profitabilității și al costurilor.

Un efect frecvent al unei astfel de abordări îl reprezintă realizarea unor comenzi mai puțin rentabile, care doar în teorie aduc profituri mari, precum și luarea cu întârziere a deciziilor legate de personal sau de investiții.

Cum ajută fireTMS în această privință?

fireTMS permite lucrul cu rapoarte pentru transport și expediție, generate automat, care sunt actualizate în timp real, pe baza datelor din sistem. Datorită acestui fapt, este posibilă analiza rapidă a situației din firmă și luarea deciziilor corespunzătoare pe baza unor criterii măsurabile.

Exemple de întrebări la care se pot găsi răspunsuri datorită rapoartelor din fireTMS

• Care comenzi au fost cele mai profitabile luna trecută?
• Care vehicule au generat cel mai mare venit și cele mai mici costuri?
• Cum arată consumul de combustibil pentru fiecare vehicul în parte?
• Care clienți generează cea mai mare marjă și care implică cele mai mari costuri?

Rezumat: 5 greșeli în cadrul firmelor de transport, un numitor comun

Cele cinci greșeli din cadrul firmelor de transport au un lucru în comun: neorganizarea proceselor și lipsa datelor actuale într-un singur loc. Dispersarea informațiilor și realizarea manuală a sarcinilor în diferite programe duc la creșterea riscului de neglijări costisitoare.

fireTMS previne comiterea unor astfel de greșeli prin:

• automatizarea controlului asupra contractanților,
• planificarea transporturilor cu ajutorul graficului pentru vehicule și șoferi,
• planificarea eficientă a traseelor și calculul costurilor de transport cu ajutorul hărților,
• monitorizarea realizării comenzilor datorită integrării cu sistemele de telematică GPS,
• raportarea în timp real și posibilitatea luării deciziilor pe baza informațiilor actuale din sistem.

Vrei să vezi cât timp și câți bani se pot economisi datorită eficientizării proceselor? fireTMS, un sistem complex de gestionare a transportului, permite integrarea principalelor elemente de lucru într-un singur loc: de la verificarea contractanților, planificarea flotei și a traseelor, până la monitorizarea transporturilor și generarea rapoartelor. Creează-ți cont gratuit chiar acum, introdu în fireTMS vehiculele și vezi în ce mod sistemul nostru te poate ajuta să elimini greșelile costisitoare în gestionarea firmei de transport. Perioada de testare gratuită a fireTMS este de 14 zile.