Excel sau un sistem TMS într-o firmă de transport? Ce este cu adevărat mai rentabil

În multe firme de transport, foile de calcul au reprezentat timp îndelungat principalul instrument de gestionare a operațiunilor. Acestea ajută la planificarea comenzilor, controlul costurilor și la întocmirea rapoartelor de bază. Inițial, această soluție funcționează destul de bine, mai ales în organizațiile mici, unde numărul de comenzi este limitat, iar echipa este formată din câteva persoane. Probleme apar, însă, când compania începe să se dezvolte. La un moment dat, excel încetează să mai fie un instrument util, devenind un obstacol în activitatea operațională. Prin urmare, merită să precizăm clar că foile de calcul sunt un instrument analitic excelent, dar nu au fost concepute pentru gestionarea proceselor de transport. Spre deosebire de sistemele de tip TMS (Transport Management System).

Excel ca sistem de gestionare a transporturilor: unde începe riscul

În multe companii de transport, foile de calcul au încetat să mai fie, în timp, doar un instrument auxiliar și încep să joace rolul unuisistem central de gestionare a afacerilor. Aici se regăsesc toate informațiile despre comenzi, vehicule, costuri și documente, dar și datele despre facturi și starea plăților. La prima vedere, totul poate părea să funcționeze corect. Problema este însă că, odată cu dezvoltarea companiei, procesele încep să se complice.

Planificarea comenzilor în foi de calcul

Planificarea transportului folosind foi de calcul implică adesea introducerea manuală a datelor. În practică, acest lucru duce la apariția unui haos informațional și organizațional.

Care sunt riscurile planificării comenzilor în Excel?

• Apariția versiunilor multiple ale fișierelor care circulă între angajați și sunt stocate local pe computere.
• Riscul de a lucra cu o versiune învechită a documentului.
• Riscul apariției erorilor la introducerea manuală a datelor în foile de calcul.

În primul rând, cea mai mare problemă legată de această abordare în domeniul planificării comenzilor este lipsa unei baze centrale de date, pe baza căreia să se poată crea documente corecte și să se poată planifica eficient activitatea. 

Monitorizarea transportului cu ajutorul foilor de calcul: este posibil?

Monitorizarea executării comenzilor în absența unui sistem TMS se realizează în mod fragmentat. Aceasta presupune ca angajații să actualizeze manual foile pe baza informațiilor obținute din mai multe surse: informații transmise de șofer prin telefon, SMS, e-mail sau alte aplicații de mesagerie, precum și din panourile GPS, unde sunt colectate datele de pe traseu. Toate aceste informații trebuie colectate, prelucrate corespunzător și abia apoi introduse în foaia de calcul, ceea ce implică riscul unor erori, precum și un efort considerabil.

Gestionarea documentelor fără sistemul TMS

Un element important al gestionării eficiente a comenzilor este și păstrarea corespunzătoare a documentelor, cum ar fi CMR-urile, licențele, confirmările sau facturile. De obicei, documentația din companiile care utilizează foi de calcul este stocată atât pe hard disk-urile locale ale companiei, cât și pe suport de hârtie. Acest lucru îngreunează considerabil găsirea fișierelor potrivite și verificarea caracterului complet al documentației, deoarece datele necesare sunt dispersate și adesea indisponibile în momentul în care angajatul trebuie să le prelucreze.

Facturarea într-un model bazat pe Excel

De asemenea, facturarea serviciilor prestate cu ajutorul Excel nu este unul dintre cele mai comode procese atunci când amploarea activității companiei este deja relativ mare. Acest lucru implică, într-adevăr, generarea manuală a facturilor pe baza datelor din foile de calcul, din foi de calcul în sistemele contabile, precum și riscul de a comite erori din cauza lipsei de uniformitate a bazei de date din cadrul companiei. 

Raportare în Excel

Rapoartele create în foi de calcul pot fi, fără îndoială, detaliate, clare și utile, însă prezintă un dezavantaj foarte serios. Întocmirea și actualizarea acestor rapoarte implică transferul manual al datelor, ceea ce face ca deciziile cheie privind comenzile, precum și acțiunile strategice ale companiei pot fi luate cu o întârziere considerabilă și pe baza unor date depășite.

Care sunt cele mai frecvente probleme întâlnite într-un model bazat pe Excel?

Cele mai frecvente probleme întâlnite în modelul de afaceri descris, bazat pe gestionarea activității cu ajutorul foilor de calcul, sunt:

• lipsa unei versiuni unice a fișierelor și a datelor,
• necesitatea introducerii manuale a datelor,
• posibilitatea apariției unor erori în formule care afectează interpretarea corectă a informațiilor,
• lipsa mecanismelor de validare a datelor,
• lipsa controlului accesului,
• apariția unor dificultăți în cazul dezvoltării echipei sau al delegării sarcinilor către alți angajați.

În acest sens, merită subliniat faptul că excelul nu reprezint o problemă. Este un instrument foarte util și fiabil în analiza datelor. Problema apare atunci când foaia de calcul începe să funcționeze ca un sistem principal de management în cadrul companiei de transport.

Care este diferența dintre TMS și excel

Un TMS (Transport Management System) este o soluție special concepută pentru companiile de transport și pentru gestionarea proceselor care au loc în cadrul acestora. În primul rând, acest sistem se bazează pe o bază de date centrală și unificată, care centralizează toate informațiile referitoare la activitățile de transport ale companiei: de la încărcături și comenzi, la rutele de transport planificate și executate, date obținute prin GPS și alte canale de comunicare cu șoferii, până la facturi și informații privind decontările. 

În practică, aceasta înseamnă că într-un singur sistem se regăsesc informații corelate despre:

• încărcături,
• comenzi de transport,
• vehicule,
• șoferi,
• contractori,
• costurile de transport,
• facturi și deconturi.

Controlul automat al datelor în sistemul TMS

Sistemele TMS dispun de mecanisme de validare integrate care contribuie la reducerea erorilor. Astfel, riscul de a emite documente incomplete sau de a le completa greșit se reduce la zero. 

Printre exemplele de funcționare a mecanismelor de validare se numără:

• imposibilitatea de a emite o factură fără toate datele necesare,
• verificarea coerenței informațiilor privind traseul sau costurile din comandă.

Datele sunt introduse o singură dată în sistem, de exemplu, informațiile referitoare la un anumit vehicul, introduse într-un fișier, sunt preluate automat în comandă după selectarea vehiculului respectiv din listă.

Integrarea TMS cu alte sisteme

Sistemele TMS moderne sunt integrate sau permit integrarea cu numeroase instrumente utilizate de companiile de transport. Aceste soluții externe includ:

• telematică GPS,
• sisteme financiare și contabile,
• bursele de transport.

Astfel, datele dintr-un anumit domeniu și din anumite situații sunt transferate automat între instrumentele integrate și TMS, eliminând astfel necesitatea introducerii manuale a acestora.

Automatizarea proceselor prin intermediul unui sistem destinat companiilor de transport

Datorită sistemului TMS, multe operațiuni pot fi efectuate automat. Unele dintre acestea, care nu necesită o verificare suplimentară din partea utilizatorului, sunt literalmente efectuate fără intervenție umană, cum ar fi, de exemplu generarea de rapoarte. Alte operațiuni, inclusiv facturarea sau importul comenzilor cu ajutorul asistentului AI, după pregătirea automată de către sistem, necesită verificarea și aprobarea de către persoana responsabilă de procesul respectiv. 

Exemple de automatizare a proceselor într-un sistem TMS

• Generarea automată a facturilor pe baza unei comenzi finalizate
• Generarea de rapoarte actualizate pe baza informațiilor care sunt transmise în timp real către sistem
• Actualizarea stării kilometrajului vehiculelor pe baza datelor transmise automat prin GPS

Diferențele esențiale rezultă din filosofia de funcționare complet diferită a foilor de calcul și a sistemelor de management al transportului.

Costul de utilizare: licența nu este totul

Atunci când compară foile de calcul cu sistemele TMS, multe companii se concentrează exclusiv pe costul licenței. Cu toate acestea, în practică, costul licenței reprezintă, de fapt, doar una dintre componentele costului total de implementare și utilizare a unei anumite soluții.

Modelul bazat pe foi de calcul

La prima vedere, Excel pare a fi un instrument foarte ieftin. Costul licenței este scăzut și, în cazul soluțiilor open source, o astfel de soluție este disponibilă pentru utilizare comercială chiar și gratuit. Acest lucru nu înseamnă, însă, că alegerea unui program ieftin sau gratuit implică costuri operaționale reduse. 

În acest caz, costurile ascunse pot apărea în următoarele domenii:

• activități administrative, inclusiv introducerea datelor și arhivarea documentelor,
• emiterea facturilor și corecțiile acestora,
• monitorizarea transportului pe baza apelurilor telefonice și a e-mailurilor constante,
• raportare bazată pe surse de date dispersate și neactualizate în timp real, 
• procesul decizional bazat pe rapoarte neactualizate și furnizate cu întârziere.

Modelul bazat pe un sistem de gestionare a transportului

Un sistem TMS implică, de obicei, costuri directe mai mari. Sistemele staționare implică nu doar necesitatea achitării licențelor, ci și cheltuielile de extindere a infrastructurii companiei (servere, calculatoare, acces la o rețea mai rapidă). Pe de altă parte, sistemele TMS bazate pe cloud, implică, de obicei, doar plata unui abonament. În orice caz, sistemele TMS permit realizarea unor economii semnificative în alte domenii.

Ce poate fi redus prin implementarea unui sistem TMS?

• Costuri administrative
• Costurile operaționale, de exemplu consumul de combustibil sau uzura vehiculelor
• Numărul de erori umane legate de procesarea directă a comenzilor
• Eficientizarea zilelor de așteptare pentru plată, prin reducerea numărului de corecții în documentele emise

Prin urmare, merită întotdeauna să se ia în considerare costurile totale de funcționare a unei afaceri, având în vedere cât de mult se poate economisi prin trecerea la un sistem TMS, precum și câte ore de lucru se pot recupera lunar sau săptămânal datorită automatizării sarcinilor. 

Scalabilitate: când excel nu mai este suficient

Foile de calcul pot fi o soluție potrivită pentru firmele de transport foarte mici, care dețin până la 5 vehicule. Odată cu extinderea activității, încep însă să apară anumite limitări, legate în primul rând de numărul de ore care trebuie dedicate pentru a asigura funcționarea fără probleme și profitabilă a companiei. Prin urmare, companiile cu o flotă mai mare de 5 vehicule ar trebui să caute un sistem de management al transportului care să le permită o mai bună organizare a activității.

Provocările cu care se confruntă o companie de transport în plin expansiune

Odată cu dezvoltarea companiei, crește:

• numărul de comenzi procesate,
• numărul de șoferi angajați,
• numărul de documente care urmează să fie procesate,
• responsabilitatea financiară,
• necesitatea de a dispune de rapoarte precise și actuale.

În acest caz, asigurarea unei funcționări fluide fără un sistem centralizat de gestionare a transporturilor este extrem de dificilă și costisitoare.

Când merită să luați în considerare trecerea la un sistem TMS?

Implementarea unui sistem de clasă TMS merită luată în considerare dacă:

• este necesară extinderea flotei,
• numărul de comenzi crește mai repede decât echipa,
• apar frecvent corecții ale facturilor,
• lipsesc informații actualizate privind rentabilitatea,
• raportarea periodică devine o necesitate,
• dezvoltarea companiei începe să provoace haos.

Concluzie: când să folosești excel și când sistemul TMS?

Excel rămâne un instrument analitic foarte bun. În multe companii de transport, acesta va continua să fie utilizat pentru analiza datelor sau întocmirea rapoartelor. Totuși, nu se poate compara cu sistemul TMS. Cu toate acestea, are o funcție complet diferită,  întrucât este conceput ca un sistem de operare pentru companii de transport, care reunește într-un singur loc partenerii, comenzile, vehiculele, costurile, documentele, facturile și raportările.

Diferența dintre aceste soluții nu constă doar în numărul de funcții. Au o importanță crucială:

• capacitatea de a controla procesele din cadrul companiei,
• scalabilitatea soluției pe măsură ce compania se dezvoltă,
• coerența informațiilor referitoare la parteneri, vehicule, comenzi și facturi.

Prin urmare, pentru companiile care dețin mai mult de 5 vehicule sau care se dezvoltă rapid, întrebarea nu ar trebui să fie care dintre aceste soluții, excel sau TMS, este mai bună, ci cât de mult va costa amânarea implementării unui sistem de management al transporturilor. 

Doriți să vedeți cum funcționează în practică și ce funcții are un sistem complet de gestionare a transporturilor? Creați un cont gratuit și testați fireTMS complet gratuit timp de 14 zile!