Cum se gestionează flota de vehicule cu ajutorul fireTMS?

Gestionarea flotei de vehicule în cadrul unei firme de transport înseamnă ceva mai mult decât asocierea unui vehicul și a unei remorci cu o comandă. Întregul proces include și verificarea disponibilității vehiculelor și a șoferilor, monitorizarea efectuării transportului, analiza costurilor și asigurarea rentabilității fiecărui kilometru. În practică, asta înseamnă că este necesar să se prelucreze în mod complex datele curente, lucru care este posibil datorită fireTMS. Cu ajutorul sistemului nostru, flota poate fi gestionată în mod integrat: de la introducerea vehiculelor în fișiere, planificare, programare și monitorizare GPS, la rapoartele de costuri și analiza rentabilității flotei. Cum arată în practică gestionarea unei flote de vehicule cu ajutorul fireTMS?

Gestionarea flotei în practică: cu ce probleme se confruntă firmele de transport?

Patronii și managerii firmelor de transport se confruntă zilnic cu numeroase probleme care pot influența în mod negativ rezultatul financiar al firmei. Din fericire, acestea pot fi gestionate prin implementarea unor soluții moderne, precum sistemele TMS.

Cum se face gestionarea flotei în cadrul unei firme de transport?

Gestionarea flotei în cadrul unei firme de transportconstă în controlul vehiculelor, al șoferilor, al comenzilor și al costurilor legate de realizarea comenzilor. Printre altele, asta înseamnă stabilirea programelor de lucru, planificarea traseelor, controlul deplasării, analiza consumului de combustibil, monitorizarea punctualității și evaluarea rentabilității diferitelor comenzi. 

Toate aceste elemente influențează în mod direct atât veniturile, cât și profiturile firmei. Lipsa controlului flotei în timp real are ca urmare perioade de inactivitate, curse goale și dificultăți în stabilirea rentabilității efective a comenzilor. Acest lucru este valabil atât pentru firmele mici, care au doar câteva autovehicule, cât și pentru cele medii și mari. Unica diferență este reprezentată de magnitudinea provocărilor care apar în activitatea cotidiană.

Cele mai frecvente probleme operaționale ale firmelor fără TMS

În practică, firmele de transport care nu dispun de sistemul TMS trebuie să rezolve zilnic câteva probleme serioase:

• lipsa accesului la date în timp real,
• informații împrăștiate (comenzi separat, GPS, deconturi),
• dificultăți în planificarea disponibilității vehiculelor,
• absența unei comparații între costurile planificate și cele reale.

Fără un sistem centralizat de gestionare a flotei, chiar dacă firma dispune doar de câteva vehicule, este dificil să se ia decizii bazate pe date concrete. De aceea, este atât de importantă implementarea unui sistem complex de gestionare a transportului.

Toate procesele și datele într-un singur loc: fireTMS ca un centru de gestionare a flotei

Implementarea sistemului TMS permite ordonarea proceselor care au legătură cu gestionarea flotei și accelerează semnificativ activitatea și, totodată, reduce la minimum numărul erorilor. Cum poate schimba acest sistem activitatea zilnică? Să analizăm cu atenție această problemă în baza fireTMS.  

Centralizarea informațiilor despre comenzi, vehicule și șoferi

fireTMS integrează date operaționale și financiare într-un singur loc. Toate informațiile privind încărcăturile, comenzile, vehiculele, șoferii și clienții sunt colectate într-un singur sistem. Astfel, utilizatorul are acces cu ușurință la datele menționate, fără a mai avea nevoie să comute între diferite sisteme. Acest lucru face posibilă verificarea informațiilor deținute, atât la nivel de comandă (client, încărcătură, informații despre transport, date financiare, inclusiv venituri, costuri și profit), precum și la nivel de flotă, cu defalcare pe vehicule. 

Automatizarea fluxului de informații și limitarea muncii manuale

Sistemul fireTMS face posibilă actualizarea statusurilor transportului și a datelor privind costurile comenzilor, în baza integrării cu telematica GPS. În plus, informațiile privind realizarea unei comenzi sunt transmise imediat către client, prin Panoul clientului. Prin urmare, dispecerul poate reduce numărul activităților administrative, concentrându-se pe planificarea și optimizarea traseelor și, în același timp, pe analiza și reducerea costurilor de transport.

Coerența datelor operaționale și financiare

Unul dintre principalele beneficii ale utilizării fireTMS îl reprezintă asocierea transporturilor cu datele financiare. Astfel, informațiile privind kilometrajul și traseul unui autovehicul, durata realizării și costurile sunt disponibile în același sistem. În baza acestor informații, fireTMS generează automat rapoarte privind rentabilitatea comenzilor, dar și a vehiculelor. Acest lucru vă permite să evaluați rapid și eficient randamentul flotei și să luați decizii importante în orice moment, de ex. privind înlocuirea sau achiziționarea unor vehicule.

Gestionarea eficientă a vehiculelor și a șoferilor

Printre toate datele operaționale și procesele colectate și prelucrate de fireTMS, se află și gestionarea activității vehiculelor și șoferilor. Astfel, în orice moment puteți verifica în sistem alocarea sarcinilor curente și a celor planificate, putând optimiza utilizarea flotei.

Previzualizarea rapidă a repartizării muncii: programele vehiculelor și al șoferilor

În fireTMS, puteți găsi două programe care permit previzualizarea rapidă a utilizării vehiculelor, precum și a volumului de muncă al șoferilor. De aceea, dispecerii pot lua decizii mai bune privind repartizarea vehiculelor și a angajaților pentru realizarea comenzilor. Astfel, se evită suprapunerea datelor de realizare a comenzilor, utilizarea neoptimizată a vehiculelor, precum și alte erori de planificare.

Rezervarea unui vehicul liber și eliminarea perioadelor de inactivitate

Printre greșelile care rezultă din lipsa unui sistem TMS care funcționează eficient se numără și o exploatare insuficientă a unei părți a flotei de vehicule. Printre altele, programul vă permite să vedeți ce autovehicule sunt utilizate în permanență, ce influențează uzura mai rapidă a pieselor de schimb și care au perioade de inactivitate mai mari, acest lucru însemnând că nu își scot banii. Acest lucru facilitează planificarea următoarelor comenzi, iar o utilizare mai bună a flotei se traduce printr-o creștere a veniturilor.

Monitorizarea flotei și a realizării comenzilor în timp real

Planificarea este un element deosebit de important al procedurii de gestionare a unei flote de vehicule, însă la fel de important este și să se verifice dacă comenzile sunt realizate în mod optim, conform planului, De aceea, fireTMS vă permite să monitorizați transportul, să răspundeți în timp real la eventualele abateri și să comparați profitul estimat din comenzi cu profitul firmei.

Integrarea cu sistemele telematice GPS

fireTMS este un sistem integrat cu numeroase sisteme telematice GPS. Acest lucru permite monitorizarea locației curente a vehiculelor și,în baza acestei informații, face posibilă determinarea statusului transportului de marfă, iar în cazul sistemelor telematice avansate, transmiterea către sistem a datelor privind kilometrajul. Asta înseamnă că angajații nu mai trebuie să utilizeze platforme suplimentare pentru a citi datele de la GPS, primind în timp real, informații direct de pe traseu. 

Urmărirea traseelor reale și controlul abaterilor de la plan

Funcția Trasee reale, combinată cu integrarea cu sisteme telematice GPS, vă permite să setați un coridor de transport cu o lățime specifică. Astfel, sistemul poate să informeze imediat dispecerul dacă vehiculul se abate de la traseul planificat pentru deplasare, permițându-i acestuia să contacteze rapid șoferul, pentru a clarifica situația apărută. Acest tip de soluție reduce pierderile de timp sau consumul excesiv de combustibil, controlând în mod eficient realizarea comenzii. Informațiile privind traseul efectiv și numărul kilometrilor parcurși sunt afișate și în fereastra comenzii. Acest lucru vă permite să comparați imediat în ce măsură costurile planificate corespund cu cele reale.

O comunicare mai rapidă cu șoferul

Un instrument important, care, fără a fi legat în mod direct de gestionarea flotei, influențează utilizarea vehiculelor și timpul de muncă al șoferilor, este aplicația mobilă fireTMS Driver Instalarea aplicației pe telefonul de serviciu al șoferului vă permite să comunicați în timp real cu șoferul aflat pe traseu, în mod confortabil, prin chat, dar și să trimiteți noi comenzi din fireTMS către aplicație, reducând astfel la minimum necesitatea întoarcerilor la bază.

Controlul costurilor și al rentabilității flotei în fireTMS

Ultimul proces care are legătură cu gestionarea unei flote de vehicule și care se poate optimiza cu ajutorul fireTMS, este controlul costurilor și al rentabilității flotei. Sistemul vă permite să vă familiarizați această temă, iar asta nu numai că are legătură cu viteza de reacție și cu luarea imediată a deciziilor, dar vă permite și să aflați cum se raportează costurile estimate pentru realizarea comenzii cu costurile reale. 

Comparație între costurile planificate și cele reale

Integrarea fireTMS cu sistemele telematice GPS permite furnizarea regulată a datelor de pe traseu, privind costurile transportului. În baza acestor informații, sistemul compară costurile estimate, stabiliteîn etapa de planificare a comenzii cu costurile reale, inclusiv, printre altele, cu numărul de kilometri parcurși. Diferențele dintre plan și rezultatul final sunt vizibile în comandă și în rapoartele privind cifra de afaceri, clienții, costurile și rentabilitatea, lucru care vă permite să analizați rapid dacă și în ce măsură, executarea unei anumite comenzi a adus profitul așteptat.

Rapoartele Costurile flotei permit analizarea cheltuielilor legate de exploatarea vehiculelor. Utilizatorul poate să verifice ce costuri a generat un anumit vehicul sau un grup de vehicule într-o anumită perioadă. Pe de altă parte, raportul privind rentabilitatea flotei, pe de altă parte, vă permite să evaluați veniturile, costurile și rezultatele financiare calculate pe kilometru. Este un instrument cheie în luarea deciziilor de optimizare a utilizării vehiculelor.

Limitarea curselor goale și îmbunătățirea profitului

Analiza datelor privind comenzile finalizate și traseele parcurse vă permite să verificați numărul de kilometri parcurși cu vehiculele goale și identificarea domeniilor care necesită îmbunătățiri. Rentabilitatea flotei poate fi îmbunătățită prin utilizarea instrumentului fireTMS truckMatching, care vă permite să planificați încărcături suplimentare pe traseele de transport și să sporiți rentabilitatea vehiculelor și, în același timp, a întregii flote.

Rezumat: câștiguri reale rezultate din gestionarea flotei auto din fireTMS

În prezent, gestionarea unei flote auto nu presupune doar o bună organizare a activității, ci în special, acces la date actualizate și coerente. fireTMS reunește toate procesele care au legătură cu gestionarea flotei într-un singur sistem. Datorită acestui sistem, firma de transport beneficiază de:

• o bază de date centralizată, care include comenzile, vehiculele și șoferii,
• instrumente pentru monitorizarea flotei în timp real, datorită integrării cu sisteme telematice GPS,
• programare eficientă și o mai bună utilizare a vehiculelor,
• comparație între costurile planificate și cele reale,
• rapoarte privind costurile și rentabilitatea flotei, care stau la baza deciziilor de afaceri.

În practică, asta înseamnă mai puține perioade de inactivitate, mai puțini kilometri parcurși fără încărcături și o rentabilitate crescută a comenzilor. fireTMS face posibilă gestionarea flotei în mod ordonat, transparent și bazat pe date, lucru care se traduce prin atingerea stabilității în cadrul firmei.

Doriți să vedeți cum se comportă în practică fireTMS? Creeați-vă un cont gratuit și începeți perioada de testare de 14 zile!