Modul in care rapoartele din fireTMS sprijină deciziile din industria transportului și expediției

Rapoartele din cadrul firmelor de transport și expediție sunt un instrument de bază pentru controlul activității și al rezultatelor întreprinderii. Acestea nu numai că ajută la luarea deciziilor de business importante, dar în același timp indică ariile care necesită îmbunătățiri. Datorită automatizării în ceea ce privește raportarea, putem economisi timp în mod considerabil, eliminând căutarea manuală, urmată de corelarea datelor din diferite sisteme, foi de calcul sau documente pe suport de hârtie. Astăzi explicăm cum gestionarea transportului și expediției poate deveni mai simplă datorită rapoartelor generate automat în fireTMS.

Probleme în gestionarea transportului și expediției

Firmele de transport și expediție se confruntă cu provocări legate de dispersia datelor, actualitatea informațiilor și documentele pe suport de hârtie. Lipsa posibilității de a pregăti rapid un raport sau de a consulta datele curente poate influența rapiditatea și calitatea deciziilor luate, ceea ce, la rândul său, are un impact asupra activității firmei și a finanțelor acesteia.

Dispersia datelor în mai multe locuri

Una dintre cele mai mari provocări din industria transportului și expediției o reprezintă dispersia informațiilor. Datele sunt stocate în diferite sisteme, foi de calcul, baze de date și chiar dosare de birou, ceea ce îngreunează obținerea rapidă a informațiilor. Lipsa de coerență și integrare între sisteme conduce la haos și dezorganizare în coordonarea activității firmei. Schimbul ineficient de informații în cadrul firmei generează probleme în fiecare etapă de realizare a comenzii, de la preluare și planificare, până la execuție și decontare.

Lipsa rapoartelor detaliate

Firmele de transport și expediție deseori întâmpină probleme în raportarea rapidă și eficientă a activității, veniturilor și profiturilor. În schimb, accesul la un număr mai mare de date și rapoarte ajută la rezolvarea multor probleme care apar în etapa de planificare și, ulterior, în cea de realizare a comenzilor. Implementarea unor instrumente analitice permite controlul fiecărei etape de lucru și planificarea mai eficientă a acțiunilor următoare, ca de exemplu obținerea celor mai profitabile comenzi, optimizarea costurilor operaționale, precum și luarea de decizii despre modul în care ar trebui să se dezvolte firma.

Probleme legate de actualitatea datelor

O altă problemă în industria transportului și logisticii o reprezintă timpul de recepționare a informațiilor despre realizarea comenzilor. Prin natura activității, statusurile de pe traseu, rezumatul costurilor operaționale sau informațiile despre rentabilitate sunt transmise cu întârziere. Acest lucru influențează puternic nu numai relațiile cu clienții, ci și deciziile firmei în ceea ce privește preluarea comenzilor și planificarea activității. Datele neactualizate pot, de asemenea, să aibă consecințe financiare importante – în cazul întârzierilor de furnizare a informațiilor de pe traseu, de exemplu despre consumul de combustibil sau termenul de realizare a comenzii, poate fi afectată lichiditatea financiară.

Timp îndelungat de luare a deciziilor

Luarea rapidă a deciziilor pe baza datelor, și nu a intuiției sau a experienței din trecut, este un element esențial în gestionarea eficientă a firmei. Stabilirea planului de acțiune pe baza datelor neactualizate sau estimate este foarte riscantă, deoarece poate conduce la: preluarea unor comenzi neprofitabile, un volum de lucru prea mare sau prea mic, întârzieri în realizarea transporturilor sau decizii financiare nefavorabile. Pe de altă parte, amânarea deciziilor duce la pierderea de noi comenzi și oportunități de business pentru dezvoltarea firmei. 

În schimb, datorită accesului la informații exacte și actuale, se poate reduce riscul de decizii greșite și se pot identifica oportunități noi de business. Automatizarea raportării este un element esențial în gestionarea modernă a transportului și expediției.

Rapoarte generate automat în fireTMS 

Răspunsul la necesitatea de a avea acces la rapoarte generate automat pe baza datelor sigure și actuale îl reprezintă sistemul de gestionare a transportului și expediției fireTMS. Instrumentul nostru colectează toate informațiile despre activitatea firmei într-un singur loc: date despre comenzi, graficul vehiculelor și al șoferilor, informații despre trasee și statusurile comenzilor actualizate în timp real. În plus, se colectează date financiare despre costurile planificate și reale ale transporturilor, precum și despre venituri. Pe baza acestui lucru, fireTMS generează în timp real rapoarte despre indicatorii cheie ai firmei, care se pot verifica în sistem sau se pot exporta în fișiere XLS.

Rapoartele din fireTMS se pot împărți în mai multe tipuri:

• generale – conțin informații relevante atât pentru firmele de transport, cât și pentru cele de expediție,
• pentru transport – dedicate ariilor importante din perspectiva firmelor de transport,
• pentru expediție – dedicate ariilor de interes ale firmelor de expediție.

În plus, în fireTMS este disponibil, de asemenea, raportul contabil, mai exact rezumatul rezultatului financiar al firmei exclusiv pe baza documentelor contabile.

Rapoartele generale din fireTMS

Rapoartele generale sunt disponibile atât pentru firmele de transport, cât și pentru cele de expediție. Acestea sunt dedicate indicatorilor de bază ai activității firmei, indiferent de natura acesteia. Datorită lor, se poate controla în timp real situația financiară, având acces la costuri și venituri, precum și luând decizii pe baza nevoilor concrete ale firmei. 

Printre rapoartele generale se numără:

• raportul privind cifra de afaceri zilnică  – conține informații despre costurile și veniturile întregii firme în perioada selectată în funcție de zile; datorită acestuia se pot verifica, de asemenea, comisioanele, marjele, precum și numărul de comenzi și de mărfuri,
• raportul privind cifra de afaceri și comisioanele în funcție de sucursale – conține aceleași date ca raportul privind cifra de afaceri zilnică, însă în contextul sucursalelor firmei, 
• raportul privind clienții – permite verificarea veniturilor, comisionului și marjei într-o anumită perioadă în funcție de clienții firmei, iar totodată oferă posibilitatea de a vedea numărul de comenzi și mărfuri, precum și totalul de kilometri parcurși pentru clientul respectiv (în total, cu marfă și kilometrii de deplasare); toate acestea ajută la sortarea clienților, de exemplu de la cei cu cea mai mare marjă sau cei care generează cele mai mici costuri,
• raportul privind bursa internă – permite verificarea numărului de mărfuri gestionate de grupurile de lucru dedicate din cadrul firmei, care utilizează bursa internă, precum și a venitului generat de acestea.

Rapoarte pentru firmele de transport

Acest grup de rapoarte est destinat exclusiv firmelor de transport și poate fi accesat doar din interfața transportatorului în sistemul fireTMS. Datorită lui, poate fi controlată în timp real activitatea șoferilor și pot fi verificate costurile generate de flotă, precum și rentabilitatea acesteia. Astfel se pot lua mai ușor deciziile corespunzătoare legate de vânzarea sau achiziționarea de vehicule, angajarea de personal nou sau reducerea costurilor.

Rapoartele de transport din fireTMS includ:

• raportul privind costurile flotei – arată costurile de realizare a comenzilor în perioada selectată în funcție de vehicule, semiremorci și șoferi,
• raportul privind rentabilitatea flotei – în afară de costuri, include veniturile și profiturile din comenzi în perioada respectivă, precum și date suplimentare despre kilometrii parcurși, fapt datorită căruia se pot verifica aceste valori în funcție de vehicule, semiremorci și șoferi, 
• raportul privind comenzile flotei proprii – arată numărul de comenzi, kilometrii parcurși (cu și fără încărcătură), precum și veniturile și costurile în funcție de vehiculele deținute, 
• rapoarte privind foile de parcurs – conțin informații din foile de parcurs referitoare la: kilometrii parcurși, kilometrii fără încărcătură, combustibilul consumat, consumul de combustibil raportat la normă, costuri, venituri și comisioane; rapoartele prezintă date separate despre șoferi și vehicule, iar pe baza lor se pot controla starea flotei și stilul de lucru al șoferilor.

Rapoarte pentru expediție

Firmele de expediție au, de asemenea, nevoie de date care să reflecte specificul activității lor. Din acest motiv, în interfața expeditorului din fireTMS se pot găsi rapoarte speciale care prezintă aspectele esențiale legate de activitatea unei firme de expediție. Acest lucru este important în special pentru a gestiona corespunzător echipa de expeditori, pentru a selecta mai bine transportatorii care să efectueze comenzile și pentru a optimiza costurile de realizare a acestora.

Rapoartele pentru expediție din fireTMS:

• raportul privind expeditorii – prezintă rezultatele financiare obținute, precum și numărul de comenzi și de mărfuri în funcție de fiecare expeditor din firmă, fapt datorită căruia poate fi verificată calitatea activității persoanelor angajate în firmă,
• raportul privind transportatorii – arată rezultatele financiare (incluzând costurile, veniturile și comisionul), precum și volumul de lucru prestat de către transportatorii externi care realizează comenzile de expediție,
• raportul privind vehiculele externe – permite verificarea modului în care s-a desfășurat activitatea transportatorilor (numărul de comenzi și de mărfuri, kilometrii parcurși și kilometrii de deplasare) în legătură cu realizarea comenzilor de expediție în funcție de vehiculele respective.

Raportul contabil

Ultimul raport care poate fi găsit în fireTMS este raportul contabil. Acesta este un instrument util atât pentru contabilitate, cât și pentru conducerea firmei, întrucât conține date financiare din documentele contabile introduse sau emise în sistem. Astfel, permite controlarea în timp real a modului în care arată rezultatul financiar al firmei într-o anumită perioadă.

Gestionarea eficientă și luarea rapidă a deciziilor datorită fireTMS

Datorită sistemului fireTMS, firmele de transport și expediție obțin un instrument care ordonează datele, iar în același timp permite utilizarea eficientă a acestora în operațiunile zilnice.

Sistemul fireTMS este integrat cu zeci de furnizori de telematică GPS, ceea ce permite monitorizarea exactă a transportului și transmiterea datelor despre realizarea comenzii direct în sistemul TMS. În plus, șoferii pot să actualizeze eficient statusurile cu ajutorul aplicației mobile fireTMS Driver. Datorită acestui fapt, informații precum traseul parcurs, costurile sau activitățile efectuate (de exemplu formalități vamale, încărcare, descărcare) sunt disponibile pentru expeditori și dispeceri. fireTMS include automat în rapoarte datele obținute astfel. Prin urmare, accesul la date verificate este mai simplu și mai rapid. Acest lucru presupune scurtarea timpului de luare a deciziilor, îmbunătățirea standardelor de gestionare, ceea ce are un impact direct asupra organizării activității în firmă, precum și oferirea unui serviciu mai bun clienților, iar rezultatul este posibilitatea de a spori profiturile firmei.

Vrei să vezi cum arată activitatea zilnică cu fireTMS? Creează-ți cont gratuit și testează sistemul timp de 14 zile.