Controlul eficient al finanțelor în transport: de la calcule la economii cu fireTMS

Calcularea exactă a costurilor legate de traseul de transport al mărfii, atât în etapa de planificare, cât și în cea de decontare a comenzilor, este esențială pentru stabilitatea financiară a unei firme de transport. Trebuie luate în considerare nu numai cheltuielile de combustibil, care reprezintă o parte importantă din buget, ci și costurile de exploatare, salariile, licențele, asigurările sau leasingul. Controlul financiar eficient necesită o estimare precisă a costurilor fixe zilnice ale vehiculului, a remunerației șoferului și a consumului de combustibil în raport cu numărul de kilometri parcurși. fireTMS pune la dispoziție instrumente care facilitează semnificativ acest lucru.

Cele mai des întâlnite probleme legate de controlul costurilor în transport

Zilnic, firmele de transport se confruntă cu provocări legate de controlul lichidității financiare. Cunoașterea problemelor care decurg din acestea reprezintă primul pas spre o gestionare eficientă a cheltuielilor în cadrul firmei.

Lipsa calculării exacte a costurilor înainte de realizarea comenzii

Stabilirea costurilor reale suportate de o firmă de transport este o sarcină mult mai complicată decât ar putea părea. După luarea în considerare a cheltuielilor evidente, precum combustibil, remunerația șoferilor sau taxele rutiere, mai trebuie adăugate costurile de amortizare, mai greu de estimat. Problema se accentuează atunci când nu se poate determina în mod clar cât timp va fi utilizat vehiculul pentru transporturi.

Forma de achiziționare a vehiculelor – în numerar, prin credit sau prin diferite tipuri de leasing – are un impact semnificativ asupra calculelor finale. În același timp, evenimentele neprevăzute apărute în timpul executării comenzilor deseori duc la creșterea costurilor de realizare a respectivelor comenzi. Cheltuieli suplimentare pot rezulta, de exemplu, din defecțiuni, coliziuni și accidente sau din îmbolnăvirea șoferului.

Curse fără încărcătură și trasee ineficiente

Cursele fără încărcătură reprezintă una dintre cele mai costisitoare probleme din transportul rutier. La rândul său, planificarea traseelor fără instrumente profesionale duce la un consum crescut de combustibil, al cărui cost poate reprezenta aproximativ ⅓ din costurile totale ale transportului. Optimizarea corespunzătoare a transporturilor permite reducerea distanței parcurse de vehicule, ceea ce implică o scădere a consumului de combustibil și, totodată, a costurilor operaționale.

Lipsa de control asupra rentabilității flotei

Sporirea rentabilității flotei ar trebui să fie prioritatea oricărei firme de transport, având în vedere marjele mici din industria TSL. În acest sens ajută controlul permanent al cheltuielilor. O problemă majoră o reprezintă lipsa instrumentelor corespunzătoare de interpretare a datelor și de monitorizare eficientă a flotei, ceea ce exclude posibilitatea controlării costurilor, iar în același timp reduce eficacitatea gestionării propriei rentabilități. 

Plăți întârziate din partea contractanților

Alte probleme presante în industria transportului sunt întârzierile la plata facturilor emise și termenele lungi de achitare a obligațiilor. Întârzierile și plata facturilor în ultimul moment duc la scăderea lichidității financiare. Odată cu aceasta, apare un pericol direct la adresa solvabilității firmelor de transport. 

Cum contribuie fireTMS la estimarea costurilor și  controlul acestora

Sistemul fireTMS dispune de instrumente pentru calcularea precisă a costurilor de transport, care permit gestionarea eficientă a cheltuielilor și maximizarea profitului din fiecare comandă.

Calcularea costurilor de transport în etapa de planificare a comenzii

Costurile estimate ale comenzii în fireTMS sunt completate automat de sistem încă din etapa de introducere a acesteia. Sistemul utilizează în acest sens costurile de exploatare ale vehiculului selectat și tarifele șoferului desemnat, calculând totalul pe baza punctelor de încărcare și descărcare, precum și a traseului ales. În plus, acesta ia în considerare poziția vehiculului alocat transportului, fapt datorită căruia calculează automat costul de deplasare până la punctul de încărcare.

Pentru a beneficia în practică de o calculare exactă a costurilor în fireTMS, este suficientă trecerea la planificarea traseelor cu ajutorul hărților. Hărțile Here din sistemul fireTMS permit calcularea precisă a costurilor de traseu, având în vedere parametri precum: costul litrului de combustibil, consumul de combustibil al vehiculului, costurile fixe zilnice ale vehiculului, remunerația șoferului și alte cheltuieli suplimentare. Sistemul calculează automat costurile de deplasare pentru fiecare variantă de traseu, luând în considerare inclusiv taxele rutiere. În rezumatul variantelor prezentat în sistem se află costurile împărțite pe segmente naționale și internaționale. În plus, sistemul ia în considerare restricțiile de circulație pentru camioane, precum înălțimea viaductelor sau masa maximă admisă a vehiculelor.

Mai multe despre stabilirea traseelor cu ajutorul hărților găsești în articolul nostru.

Compararea costurilor estimate cu cele reale datorită integrării GPS

După crearea unei comenzi, toate informațiile despre costurile estimate se află în vizualizarea comenzii, în secțiunea Date financiare. După închiderea comenzii de către șofer, în același loc apare numărul real de kilometri parcurși. Condiția ca această funcție să opereze corespunzător este integrarea sistemului fireTMS cu telematica GPS a vehiculului, care transmite starea kilometrajului mașinii. Datorită acestui fapt, se poate verifica acuratețea calculelor estimate și se poate evalua impactul lor asupra comisionului final. 

Rapoarte privind costurile și rentabilitatea flotei

Raportul Costurile flotei din fireTMS prezintă date amănunțite referitoare la costurile de exploatare ale vehiculelor, împărțite pe tipuri de cheltuieli. Datorită acestui lucru, se poate calcula consumul de combustibil în funcție de kilometrii din comenzi sau direct din datele GPS. La rândul său, raportul Rentabilitatea flotei arată date cu privire la utilizarea și rentabilitatea vehiculelor proprii pe baza informațiilor din comenzi și a costurilor introduse. Acesta cuprinde indicatori relevanți pentru fiecare vehicul: venitul pe kilometru, costul pe kilometru și profitul pe kilometru. Datorită acestor rapoarte de transport, se pot controla mai bine cheltuielile flotei și se pot lua decizii cu privire la utilizarea optimă a acesteia.

Detectarea părăsirii coridorului de către șofer

Se întâmplă ca șoferii, din diverse motive, să se abată de la traseul planificat, ceea ce duce astfel la creșterea costurilor de combustibil. Pentru a împiedica acest lucru, cu ajutorul funcției Trasee reale, fireTMS monitorizează faptul dacă șoferul se deplasează conform traseului stabilit. În sistem se poate seta lățimea coridorului de transport, pe care trebuie să îl respecte șoferul. Atunci când vehiculul deviază de la traseul planificat cu mai mult decât numărul permis de kilometri, sistemul trimite o notificare prin e-mail către dispecer și înregistrează evenimentul. Datorită acestui fapt, se poate reacționa rapid și eficient atunci când intervin astfel de incidente.

Importul costurilor de pe cardurile de combustibil din fișiere CSV sau XLS

O altă funcție fireTMS, care ajută la controlarea costurilor operaționale, este importarea costurilor de pe cardurile de combustibil din fișiere CSV sau XLS. Această funcție permite introducerea rapidă în sistem a datelor de pe cardurile de combustibil și din alte documente externe. Sistemul atribuie automat costurile categoriilor corespunzătoare, iar, la primul import, corelează tipurile de costuri din fișier cu cele din sistem. Datorită acestui fapt, se poate mări controlul asupra costurilor de transport și se poate obține o estimare mai realistă a cheltuielilor legate de preluarea unor noi comenzi.

Gestionarea eficientă a lichidității financiare și a recuperării creanțelor

Lichiditatea financiară reprezintă fundamentul funcționării firmelor de transport. fireTMS pune la dispoziție, de asemenea, instrumente dovedite pentru controlul eficient al cheltuielilor și veniturilor.

Rapoarte privind cifra de afaceri și comisioanele în funcție de sucursale

Un element esențial al controlului finanțelor unei firme este accesul regulat la datele privind veniturile și comisioanele obținute din comenzi. În fireTMS este disponibil raportul financiar Cifra de afaceri și comisionul pe sucursală, generat în timp real, care prezintă rezultatele tuturor sucursalelor firmei. Acesta cuprinde indicatori relevanți, precum costuri, venituri, comisioane, marje, numărul de comenzi și de încărcături. Datele pot fi filtrate în funcție de dată și exportate în foi de calcul, ceea ce facilitează analiza eficacității firmei pe fiecare unitate.

Scontul și creditul comercial ca instrumente de îmbunătățire a lichidității

Flexibilitatea și crearea unor relații de afaceri reușite sunt, de asemenea, elemente componente ale unei strategii eficiente de control și optimizare a costurilor. De aceea, cu ajutorul fireTMS se pot utiliza două soluții, datorită cărora se îmbunătățesc atât relațiile cu contractanții, cât și lichiditatea financiară. Prima dintre acestea este creditul comercial, care presupune acordarea partenerilor de încredere a unui termen extins de achitare a plăților. fireTMS pune la dispoziție un instrument datorită căruia se poate automatiza gestionarea limitelor de credit în funcție de parteneri specifici sau grupuri întregi.  

La rândul său, scontul permite accelerarea plăților datorită acordării reducerii stabilite, de exemplu între 1% și 5% pentru achitarea obligațiilor înainte de termenul indicat pe factură. Acest lucru este esențial pentru lichiditatea financiară, în special pentru că în industria TSL se întâlnesc deseori termene de plată foarte lungi, de până la 60-90 de zile după finalizarea comenzii. Scontul poate fi, de asemenea, utilizat într-o formă convenabilă în fireTMS. Este suficient ca, la înregistrarea facturii de achiziție, să se adauge valoarea scontului acordat de contractant, iar aceasta va fi inclusă automat în suma de plată. Astfel, este posibil să se ușureze activitatea contabilă, să se accelereze plățile și să se micșoreze costurile operaționale.

Recuperarea automată a creanțelor din facturile restante

Un element indispensabil al activității unei firme de transport este, de asemenea, decontarea la termen cu clienții. fireTMS permite automatizarea recuperării creanțelor – sistemul generează automat mementouri despre plățile viitoare și restante pe baza datelor din facturi și le trimite destinatarilor prin e-mail. Datorită acestui lucru, se poate economisi timp în ceea ce privește verificarea regulată a calendarului și trimiterea manuală a notificărilor. Astfel, automatizarea sporește eficiența recuperării creanțelor.

Calcularea exactă a costurilor de transport este o necesitate pentru orice firmă activă pe piață. Marjele mici din industria TSL sunt motivul pentru care controlul eficient al finanțelor devine un element esențial al gestionării. Sistemul fireTMS oferă soluții care fac posibilă gestionarea precisă a cheltuielilor și veniturilor încă din etapa de planificare a comenzii, iar ulterior permit controlul exact al acestora pe durata realizării și facilitează decontările.

Vrei să vezi cum contribuie fireTMS la controlul finanțelor în cadrul firmei tale de transport? Înregistrează-te gratuit și începe perioada de probă de 14 zile.