Presné a bezchybne vyplnené prepravné a špedičné objednávky sú v odvetví TSL základom efektívne fungujúceho podnikania. Aj malá chyba, ako napríklad chybná hmotnosť nákladu alebo nepresný údaj v adrese, môže výjsť draho. Rovnaký význam môžu mať aj problémy s komunikáciou medzi špeditérmi, dopravcami a vodičmi. Práve preto moderné systémy na riadenie prepravných objednávok, také ako fireTMS, zavádzajú vyspelé IT riešenia, ktoré významne zjednodušujú každodennú prácu.
V tomto článku predstavíme praktické spôsoby, ako zlepšiť riadenie objednávok pomocou systému fireTMS. Vďaka nim dokážete zvýšiť efektivitu, obmedziť náklady a hladko optimalizovať procesy v preprave.
Doprava a špedícia čelia mnohým výzvam, ktoré priamo ovplyvňujú efektivitu riadenia objednávok. Jedným z najväčších problémov je silná konkurencia na trhu, ktorá vedie k neprimeranému znižovaniu cien za prepravu. Spoločnosti často ponúkajú služby pod hranicou rentability, čo dlhodobo vedie k destabilizácii celého sektora. Súčasne dopravné firmy čelia rastúcim prevádzkovým nákladom. Problémy s platobnou schopnosťou predstavujú ďalšiu významnú prekážku. Lehota splatnosti vystavených faktúr môže byť až 90 dní a dopravné firmy musia teda náklady na vybavenie objednávky hradiť z vlastných zdrojov.
Pri riadení špedičných objednávok spôsobuje problémy aj spracovanie dokumentov. Niektoré špedičné firmy vyžadujú dodanie konkrétnych dokumentov v krátkom termíne. Nesplnenie týchto požiadaviek môže viesť k finančným postihom za každý deň meškania. Vážnym problémom je aj nespoľahlivý systém toku informácií. Nedostatočná koordinácia medzi špeditérmi a dopravcami vedie k oneskoreniam pri nakládkach a vykládkach.
Pri spolupráci s viacerými dodávateľmi a dopravcami sa koordinácia logistických procesov stáva výnimočne náročnou. Bez vhodného systému riadenia prepravných objednávok môžu také úlohy, ako efektívne plánovanie prepravy, plánovanie trás, obmedzenie prázdnych jázd a sledovanie platieb, rýchlo prekročiť schopnosti firmy. Vyššie uvedené problémy jasne ukazujú, akú kľúčovú úlohu zohráva zavedenie moderného systému riadenia dopravy a špedície, ktorý automatizuje procesy, znižuje riziko chýb a významne zvyšuje každodennú efektivitu práce firmy.
Systém fireTMS ponúka komplexné riešenie problémov pri riadení prepravných a špedičných objednávok. Umožňuje úplný prechod z papierovej dokumentácie na digitálnu, vďaka čomu sú všetky dokumenty týkajúce sa zákazníkov, vodičov a vozidiel uložené v jednom systéme. Preto je práca výrazne prehľadnejšia a každodenné úlohy možno vybavovať rýchlejšie a s lepším výsledkom.
Jednou z najväčších výhod systému fireTMS je rýchla a pohodlná príprava prepravných objednávok. Systém umožňuje rýchle zadávanie údajov prostredníctvom automatického importu objednávok pomocou AI. Navyše zabezpečuje jednoduchý kontakt s dopravcom, napríklad prostredníctvom e-mailového odosielania objednávok, a s vodičom cez aplikáciu fireTMS Driver. To sa premieta do efektívneho a rýchleho riadenia objednávok — či už špedičných, alebo prepravných. Navyše umožňuje prehľadne monitorovať priebeh plnenia objednávky.
Moderné systémy na riadenie dopravy prinášajú funkcie, ktoré skutočne zjednodušujú správu objednávok. fireTMS samozrejme disponuje súborom nástrojov, ktoré automatizujú každodennú prácu v tejto oblasti a minimalizujú potrebu vykonávať zdĺhavé a časovo náročné úlohy.
fireTMS umožňuje riadiť prepravné (vnútorné) aj špedičné (externé) objednávky pohodlne z jedného miesta. Systém centralizuje všetky informácie o doprave, vrátane informácií o nákladoch, dopravcoch, vozidlách, vodičoch a dokonca aj trasách. Vďaka možnosti priameho priraďovania týchto údajov k dokumentom v systéme je príprava detailných objednávok veľmi jednoduchá a bez zbytočného prepisovania údajov. Navyše systém zjednodušuje komunikáciu s dopravcami a vodičmi, čo uľahčuje sledovanie plnenia objednávok a zrýchľuje ich vyúčtovanie.
Jedným z najväčších uľahčení pri riadení objednávok vo fireTMS je asistent AI ktorý je súčasťou balíka Enterprise. Tento nástroj umožňuje automatický import objednávok priamo do systému. Asistent dokáže načítať údaje z textových súborov (ako PDF, DOCX či TXT), zo skenov a obrázkov (formáty JPEG, PNG a GIF), ako aj z e-mailov (EML). Stačí nahrať niektorý z uvedených dokumentov a asistent okamžite načíta údaje a rýchlo v systéme pripraví nový náklad na prepravu. Nástroj rozoznáva názvy nákladov, dátumy a adresy nakládky a vykládky, rozmery, hmotnosť, ako aj čísla nákladov zákazníka. Navyše asistent AI pracuje aj s dokumentmi v cudzích jazykoch, čo je neoceniteľné pri medzinárodných objednávkach.
Okrem výrazného zrýchlenia zadávania do systému nových objednávok, asistent minimalizuje riziko chýb spôsobených ručným prepisovaním údajov a umožňuje pracovníkom, aby sa sústredili na iné, dôležitejšie úlohy.
Funkcia šablón nákladov vo fireTMS urýchľuje zadávanie opakujúcich sa objednávok pre stálych zákazníkov. Na základe raz zadaného nákladu je možné vytvoriť vlastnú šablónu, v ktorej sú uložené opakujúce sa údaje pre konkrétny typ objednávky. Okrem údajov o zákazníkovi je v šablóne možné uložiť všetky kľúčové informácie, spolu s detailami o trase. Vďaka tomu možno výrazne zrýchliť zadávanie prepráv a zároveň zabezpečiť vysoký kvalitu dokumentácie prostredníctvom detailného poskytovania informácií dopravcom alebo vodičom.
Pri špedičných objednávkach je mimoriadne dôležité zabezpečiť spoľahlivú a plynulú komunikáciu medzi špeditérom a dopravcom. Systém fireTMS ponúka viacero funkcií, ktoré tento proces výrazne zjednodušujú a urýchľujú. V prvom rade si viete výrazne zjednodušiť komunikáciu s dopravcom tým, že mu zákazky odosielate priamo zo systému na jeho e-mailovú adresu. Vďaka tomu sa vyhnete zdĺhavému sťahovaniu dokumentov a ich ručnému odosielaniu z e-mailovej schránky.
Ďalším užitočným riešením, ktoré zjednodušuje komunikáciu, je Portál dopravcu, čiže nástroj, vďaka ktorému môže dopravca jednoducho odosielať prepravné doklady priamo z cesty do fireTMS a zároveň doplniť údaje potrebné na vystavenie faktúry. Vďaka tomu sa po dokončení prepravy výrazne obmedzí byrokratické papierovanie a urýchli fakturácia aj úhrada za poskytnuté služby.
Rovnako dôležitým aspektom procesu riadenia objednávok je efektívna komunikácia medzi dopravnou spoločnosťou a vodičom počas jazdy. Vďaka aplikácii fireTMS Driver môžete byť s vodičom v neustálom kontakte, využívať chat a zasielať mu objednávky. Naopak vodič môže do systému zasielať skeny prepravných dokladov. Aplikácia týmto spôsobom pomáha sledovať trasu, stav plnenia objednávok a zároveň urýchľuje ich vyúčtovanie. Ďalšou výhodou fireTMS Driver je aj rýchla reakcia na nečakané situácie počas jazdy.
Na záver treba dodať, že efektívne riadenie objednávok je kľúčom k úspechu každej prepravnej a špedičnej spoločnosti. Nepochybne, tradičné spôsoby ako tabuľky či kalendáre už nestačia v čase rastúcej konkurencie a narastajúcich prevádzkových nákladov. fireTMS prináša komplexné riešenie, ktoré pomocou pokročilých funkcií a nástrojov efektívne rieši bežné problémy v tomto odvetví.
Systému ale predovšetkým zhromažďuje všetky údaje o objednávkach na jednom mieste, čím výrazne minimalizuje riziko chýb a omylov. Asistent AI umožňuje veľmi rýchle zadávanie nákladov, stačí len pár sekúnd. Dodatočne šablóny nákladov urýchľujú spracovanie opakujúcich sa objednávok a Portal dopravcu spolu s aplikáciou fireTMS Driver zabezpečia plynulú komunikáciu medzi všetkými účastníkmi prepravného procesu.
Chcete zistiť, ako systém fireTMS vyzerá v praxi? Založte si bezplatný účet a využite 14-dňovú skúšobnú lehotu, počas ktorej sa môžete na vlastné oči presvedčiť, ako vyzerá kvalitné riadenie objednávok.
Pravidelne poskytujeme informácie o našom systéme a témach z branže TSL.
Prihláste sa na odber newslettera a buďte informovaní.
Tento článok napísal tím fireTMS na základe svojich znalostí, skúseností a pochopenia odvetvia TSL.
Ešte pred pár rokmi sa systémy TMS vnímali ako nástroje určené najmä pre veľké dopravné a špedičné firmy. Spolu s rozvojom dopravného trhu, rastúcou konkurenciou a vyššími nárokmi zákazníkov sa systémy TMS stali bežné aj v menších a stredných dopravných firmách. Dôvod je jednoduchý: v podmienkach rastúceho počtu zákaziek a tlaku na náklady prestáva byť […]
9 minúta čítanie
V mnohých dopravných firmách zohrávajú tabuľky v Exceli dlhé roky úlohu hlavného nástroja na riadenie operatívnych procesov. Pomáhajú plánovať objednávky, kontrolovať náklady a pripravovať základné správy. Spočiatku toto riešenie funguje celkom dobre, najmä v menších organizáciách, kde je počet objednávok obmedzený a tím tvorí len niekoľko zamestnancov. Ťažkosti sa začnú objavovať vtedy, keď firma začne […]
11 minúta čítanie
Výkazy v dopravných a špedičných firmách sú základným nástrojom kontroly práce a výsledkov podniku. Výkazy na jednej strane pomáhajú pri prijímaní dôležitých obchodných rozhodnutí, na druhej strane poukazujú na oblasti, v ktorých sa treba zlepšiť. Vďaka automatizácii výkazov môžeme výrazne ušetriť čas, pretože odpadá ručné vyhľadávanie a následné zoraďovanie údajov z rôznych systémov, tabuliek či […]
9 minúta čítanie