Ako výkazy vo fireTMS pomáhajú pri rozhodovaní v doprave a špedícii

Výkazy v dopravných a špedičných firmách sú základným nástrojom kontroly práce a výsledkov podniku. Výkazy na jednej strane pomáhajú pri prijímaní dôležitých obchodných rozhodnutí, na druhej strane poukazujú na oblasti, v ktorých sa treba zlepšiť. Vďaka automatizácii výkazov môžeme výrazne ušetriť čas, pretože odpadá ručné vyhľadávanie a následné zoraďovanie údajov z rôznych systémov, tabuliek či papierových dokumentov. Dnes vysvetlíme, ako môže byť riadenie dopravy a špedície jednoduchšie vďaka automaticky zostavovaným výkazom vo fireTMS.

Problémy s riadením dopravy a špedície

Dopravné a špedičné firmy často čelia výzvam súvisiacim s fragmentáciou údajov, neaktuálnymi informáciami a papierovými dokumentmi. Neschopnosť rýchlo vypracovať výkaz alebo získať prístup k aktuálnym údajom môže ovplyvniť rýchlosť a kvalitu rozhodovania, čo následne vplýva na činnosť firmy a jej financie.

Fragmentácia údajov na viacerých miestach

Jednou z najväčších výziev v dopravnom a špedičnom sektore je fragmentácia informácií. Údaje sú uložené v rôznych systémoch, tabuľkách, databázach a dokonca aj v kancelárskych šanónoch, čo komplikuje ich rýchle získanie. Nedostatok súdržnosti a integrácie medzi systémami spôsobuje chaos a vedie k nedostatočnej koordinácii vo firme. Neefektívna výmena informácií vo firme vedie k problémom v každej etape realizácie objednávky, od jej prijatia, cez plánovanie a vykonanie až po vyúčtovanie.

Absencia detailných výkazov

Dopravné a špedičné firmy majú často problém s rýchlym a efektívnym vykazovaním práce, príjmov a ziskov. Prístup k väčšiemu množstvu údajov a výkazov pritom pomáha riešiť mnohé problémy, ktoré vznikajú pri plánovaní a následnej realizácii objednávok. Zavedenie analytických nástrojov umožňuje kontrolovať každý krok práce a efektívnejšie plánovať ďalšie aktivity, napr. získavať najvýhodnejšie objednávky, optimalizovať náklady na činnosť firmy či rozhodovať o tom, akým smerom by sa mala firma rozvíjať.

Problém s aktuálnosťou údajov

Ďalším problémom v sektore dopravy a logistiky je oneskorený tok informácií o priebehu objednávok.  Špecifiká práce v tomto sektore spôsobujú, že údaje o stave na trase, prehľad prevádzkových nákladov alebo informácie o ziskovosti prichádzajú oneskorene. To výrazne ovplyvňuje nielen kontakty s klientmi, ale aj rozhodnutia firmy o prijímaní objednávok a plánovaní práce. Neaktuálne údaje môžu mať aj vážne finančné dôsledky – oneskorené informácie z trasy, napríklad o spotrebe paliva alebo termíne realizácie objednávky, môžu narušiť finančnú stabilitu firmy.

Pomalší priebeh rozhodovania

Rýchle rozhodovanie na základe údajov, a nie na základe intuície či minulých skúseností, je nevyhnutnou súčasťou efektívneho riadenia firmy. Plánovanie práce na základe neaktuálnych alebo predpokladaných údajov je veľmi riskantné, pretože môže viesť k prijímaniu nerentabilných objednávok, prílišnému alebo nedostatočnému zaťaženiu prácou, oneskoreniam pri realizácii prepráv alebo k nevýhodným finančným rozhodnutiam. Na druhej strane odkladanie rozhodnutia môže  spôsobiť, že firma prichádza o nové objednávky a obchodné príležitosti na rozvoj.

Vďaka prístupu k aktuálnym a presným informáciám možno minimalizovať riziko chybných rozhodnutí a objaviť nové obchodné príležitosti. Automatizácia výkazov je kľúčovým prvkom moderného riadenia v doprave a špedícii.

Automaticky zostavené výkazy vo fireTMS

Odpoveďou na potrebu prístupu k automaticky zostaveným výkazom založeným na presných a aktuálnych údajoch je  systém na riadenie dopravy a špedície fireTMS. Náš systém zhromažďuje všetky informácie o činnosti firmy na jednom mieste: údaje o objednávkach, harmonogramy vozidiel a vodičov, informácie o trasách a priebežne aktualizované stavy objednávok. Okrem toho sa zhromažďujú finančné údaje – o plánovaných a skutočných nákladoch na prepravy  ako aj o príjmoch. Na základe týchto údajov fireTMS priebežne zostavuje výkazy o kľúčových ukazovateľoch firmy, ktoré je možné kontrolovať priamo v systéme alebo exportovať do súborov XLS.

Vo fireTMS možno výkazy rozdeliť do niekoľkých kategórií:

• všeobecné – obsahujú informácie dôležité pre dopravné aj špedičné firmy,
• pre dopravu – zamerané na oblasti dôležité z pohľadu dopravných firiem,
• pre špedíciu – zamerané na oblasti záujmu špedičných firiem.

Vo fireTMS je navyše k dispozícii aj účtovný výkaz, ktorý poskytuje zhrnutie finančného výsledku firmy výlučne na základe účtovných dokladov.

Všeobecné výkazy vo fireTMS

Všeobecné výkazy sú dostupné pre dopravné aj špedičné firmy. Zamerané sú na základné ukazovatele činnosti firmy, bez ohľadu na jej charakter. Vďaka nim je možné priebežne kontrolovať finančnú situáciu, najmä sledovať náklady a príjmy a prijímať rozhodnutia na základe konkrétnych potrieb firmy.

Medzi všeobecnými výkazmi nájdeme:

• výkaz o denných obratoch – obsahuje informácie o nákladoch a príjmoch celej firmy za zvolené obdobie v dennom prehľade, pričom umožňuje skontrolovať aj provízie, marže a počet zákaziek a nákladov,
• výkaz o obrate a províziách rozdelený podľa pobočiek – obsahuje rovnaké údaje ako výkaz o denných obratoch, avšak v kontexte jednotlivých pobočiek firmy. 
• výkaz o zákazníkoch – umožňuje skontrolovať tržby, provízie a marže za dané obdobie  rozdelené podľa zákazníkov, okrem toho ponúka prehľad o počte objednávok a nákladov, ako aj o počte najazdených kilometrov pre konkrétneho zákazníka (celkovo, s nákladom, príjazdy k trase); všetko toto pomáha triediť zákazníkov, napr. od najziskovejších alebo tých, ktorí generujú najmenšie náklady.
• výkaz o internej burze nákladov – ukazuje, koľko nákladov odbavili pracovné skupiny vo firme využívajúce internú burzu a aký príjem týmto spôsobom dosiahli.

Výkazy pre dopravné spoločnosti

Táto skupina výkazov je určená výlučne pre dopravné firmy a dostupná iba v zobrazení dopravcu v systéme fireTMS. Vďaka nej je možné priebežne kontrolovať prácu vlastných vodičov, sledovať náklady, ktoré vytvára vozový park, a zároveň aj jeho ziskovosť. Tým sa uľahčuje prijímanie správnych rozhodnutí o predaji alebo kúpe vozidiel, rozširovaní pracovného tímu či optimalizácii nákladov.

Dopravné výkazy vo fireTMS obsahujú:

• výkaz o nákladoch flotily – zobrazuje náklady na realizáciu objednávok za zvolené obdobie, rozdelené podľa vozidiel, návesov a vodičov,
• výkaz o ziskovosti flotily – okrem nákladov obsahuje aj príjmy a výnosy z objednávok za dané obdobie, ako aj doplnkové údaje o najazdených kilometroch, vďaka čomu je možné tieto hodnoty sledovať rozdelené podľa vozidiel, návesov a vodičov, 
• výkaz o objednávkach pre vlastnú flotilu – zobrazuje podľa vlastných vozidiel počet objednávok, počet  najazdených kilometrov a počet kilometrov do miesta nakládky, ako aj príjmy a náklady. 
• výkazy o prepravných kartách  – obsahujú informácie z prepravných kariet o: najazdených kilometroch, prázdnych kilometroch, spotrebovanom palive, o spotrebe paliva vzhľadom na normu, priemernej spotrebe paliva, nákladoch, príjmoch a províziách; výkazy sú vedené samostatne pre vodičov a vozidlá a na ich základe je možné kontrolovať stav flotily a štýl práce vodičov.

Výkazy pre špedíciu

Špedičné firmy takisto potrebujú údaje, ktoré zohľadňujú špecifiká ich práce. Preto je v zobrazení špeditéra vo fireTMS možné nájsť špeciálne výkazy, ktoré zobrazujú kľúčové aspekty práce špedičnej firmy. Je to dôležité najmä preto, aby bolo možné lepšie riadiť tím špeditérov, správne vyberať dopravcov realizujúcich objednávky a optimalizovať náklady na ich realizáciu.

Výkazy pre špedíciu vo fireTMS:

• výkaz o špeditéroch – zobrazuje dosiahnuté finančné výsledky a počet objednávok a nákladov rozdelené podľa jednotlivých špeditérov vo firme, čo umožňuje vyhodnotiť kvalitu práce zamestnancov firmy,
• výkaz o dopravcoch – zobrazuje finančné výsledky (vrátane nákladov, príjmov a provízií), ako aj množstvo práce vykonanej externými dopravcami realizujúcimi špedičné objednávky,
• výkaz o externých vozidlách – umožňuje sledovať prácu dopravcov pri realizácii špedičných objednávok (počet objednávok a nákladov, najazdené kilometre a počet kilometrov do miesta nakládky) rozdelené na jednotlivé vozidlá.

Účtovný výkaz

Posledným z výkazov, ktoré je možné nájsť vo fireTMS, je účtovný výkaz. Tento nástroj je užitočný pre účtovné oddelenie aj pre riadenie spoločnosti, pretože obsahuje finančné údaje z účtovných dokladov zadaných alebo vystavených v systéme. To vám umožňuje priebežne sledovať finančné výsledky firmy za dané obdobie.

Efektívne riadenie a rýchle rozhodovanie vďaka fireTMS

Vďaka systému fireTMS získavajú dopravné a špedičné firmy nástroj, ktorý organizuje údaje a zároveň im umožňuje ich efektívne využívanie v každodenných pracovných úlohách.

Systém fireTMS je integrovaný s desiatkami telematických systémov GPS, čo umožňuje rýchle a presné sledovanie dopravy a prenos údajov o realizácii objednávky priamo do systému TMS. Okrem toho môžu vodiči pohodlne aktualizovať stavy objednávok pomocou mobilnej aplikácie fireTMS Driver. Vďaka tomu majú špeditéri a dispečeri prístup k informáciám o prejdenej trase, nákladoch a vykonaných činnostiach (napr. colná kontrola, nakládka, vykládka). Pričom systém fireTMS tieto údaje automaticky zahrňuje do výkazov. V dôsledku toho sa prístup k overeným údajom stáva jednoduchší a rýchlejší. To sa prejaví skrátením času potrebného na rozhodovanie a zlepšením štandardov riadenia, čo priamo ovplyvňuje organizáciu práce vo firme, kvalitnejšiu starostlivosť o zákazníkov a tým aj možnosť zvýšiť príjmy firmy.

Chcete zistiť, ako vyzerá každodenná práca s fireTMS? Založte si bezplatný účet a vyskúšajte 14-dňovú skúšobnú verziu systému.