5 výziev pre špeditérov, pri ktorých bude TMS 360° s podporou umelej inteligencie dobre fungovať

Práca špeditéra zahŕňa množstvo každodenných výziev – od organizácie dopravy, cez udržiavanie poriadku v dokumentácii až po kontrolu financovania zákazky. Ide o množstvo úloh, ktoré je ťažké efektívne vykonávať bez správnych nástrojov. Preto bol vyvinutý systém fireTMS, 360° systém riadenia prepravy a zasielania s podporou umelej inteligencie. Pozrite sa, ako naše riešenie funguje v piatich dôležitých oblastiach práce špeditéra.

Zadávanie objednávok na prepravu

Zadávanie dokumentov do systému je zdĺhavé a časovo náročné. Často pod časovým tlakom, čo so sebou prináša riziko chýb pri prepisovaní dokumentov, najmä v papierovej forme. Podobná situácia nastáva aj pri zadávaní údajov z objednávok vo forme e-mailu alebo poznámky.

Našťastie, v systéme fireTMS možno túto úlohu automatizovať pomocou asistenta s umelou inteligenciou. Táto funkcia umožňuje importovať do systému údaje z dokumentu vo forme textového súboru, fotografie, skenu alebo dokonca e-mailu. Náš asistent to v priebehu niekoľkých sekúnd spracuje a vyplní nasledujúce informácie:

• názov nakládky,
• dátumy nakládky a vykládky,
• adresy nakládky a vykládky spolu s názvami firiem,
• rozmery a hmotnosť nákladu,
• číslo nakládky zákazníka.

Na základe týchto informácií potom v systéme fireTMS ľahko vytvoríte novú nakládku.

Asistent s umelou inteligenciou v systéme fireTMS?

• Úspora času – nakládku zadáte v priebehu niekoľkých sekúnd.
• Eliminácia chýb – údaje sa spracúvajú automaticky, takže sa zaobídete bez ručného prepisovania.
• Zvýšenie efektivity – počas dňa zadáte viac objednávok.
• Urýchlenie etapy plánovania dopravy – rýchlejšie vyberiete trasu, vozidlo a vodiča.

Hľadanie správneho dopravcu

Keď už máte zadaný svoj náklad, je čas zveriť dopravcovi jeho prepravu. Aký je najlepší spôsob, ako to urobiť? Na jednej strane môžete využiť overených dodávateľov, s ktorými ste už úspešne realizovali spoločné zákazky. Podobná situácia nastáva pri využívaní služieb dopravcov odporúčaných dôveryhodnými spoločnosťami alebo jednotlivcami. Ďalším spôsobom je vyhľadať ich na internete. Táto úloha je však časovo náročná a nesie so sebou vysoké riziko, pretože v takejto situácii nemusíte mať prístup k základným dokumentom potvrdzujúcim dôveryhodnosť dodávateľa.

Systém fireTMS a s ním integrovaná prepravná burza fireXgo opäť prinášajú riešenie. Vďaka tomu môžete rýchlo a bez nutnosti použitia ďalších externých nástrojov uverejniť svoje zásielky – poskytnúť informácie o preprave a cene objednávky. Dopravcovia prejavia záujem o ponuku a vy sa vyhnete nutnosti overovať ich dôveryhodnosť. Stane sa tak preto, lebo v tomto smere overujeme každú spoločnosť, ktorá začína svoju činnosť na burze fireXgo. Navyše, vďaka chatu môžete rýchlo komunikovať o podmienkach realizácie objednávky.

Čo získate s prepravnou burzou fireXgo?

• Získate prístup do dopravnej burzy a systému fireTMS.
• Budete mať prístup k databáze overených dopravcov.
• Môžete si rýchlo objednať prepravu nákladu.
• Nájdete dopravcov so spoločnou históriou objednávok.
• Budete používať nástroje na správu vašej prepravnej spoločnosti

Realizácia prepravy a prepravných dokumentov

Po objednaní prepravy je vašou úlohou ako špeditéra kontrolovať prepravu a nakoniec zhromaždiť všetky dokumenty súvisiace s objednávkou. Patria sem napríklad CMR alebo faktúry od dopravcu. Rovnako ako v prípade dokumentov k objednávke, aj tieto úlohy zahŕňajú tzv. papierovanie. Špecifickým problémom však je otázka komunikácie s dopravcom a čakacia doba na fyzické odovzdanie dokumentov.

Riešením pre vás bude Portál dopravcu. Táto funkcia v systéme fireTMS vám umožňuje rýchlo odoslať dokumenty po dokončení objednávky. Dopravca od vás dostane odkaz, vďaka ktorému môže priložiť skeny dôležitých dokumentov, t. j. nákladný list potvrdzujúci vykonanie objednávky, faktúru za vykonanú službu alebo doplniť údaje z faktúry. A čo je najdôležitejšie, urýchlite vybavenie objednávky a výrazne zlepšíte komunikáciu medzi vami a prepravnou spoločnosťou.

Účtovné doklady a oneskorené platby

Neoddeliteľnou súčasťou práce špeditéra je udržiavanie komunikácie s jeho klientmi, t. j. s vlastníkmi nákladu. To zahŕňa vystavovanie faktúr za špedičné služby a často aj zabezpečenie včasnej platby. Toto je jedna z časovo najnáročnejších úloh, ktorú je našťastie možné automatizovať pomocou systému fireTMS.

Náš systém TMS umožňuje automatické vystavenie faktúry po prijatí všetkých dokumentov potvrdzujúcich vykonanie prepravy. To vám umožňuje výrazne zrýchliť fázu platby a vyúčtovania objednávky. Ďalšou výhodou je možnosť automatického vymáhania pohľadávok. V systéme fireTMS si môžete nastaviť automatické zasielanie pripomienok o termínoch platieb alebo informácií o ich prekročení, čo vás ako špeditéra oslobodí od nutnosti pravidelne posielať zákazníkom platobné e-maily.

Prístup k údajom a ziskovosť objednávok

Poslednou výzvou, ktorá je obzvlášť dôležitá pre manažérov v špedičnej spoločnosti, je analýza ziskovosti objednávok a prijímanie obchodných rozhodnutí na základe presných a aktuálnych údajov. Týka sa to najmä informácií o tom, ktorí zákazníci prinášajú spoločnosti najväčší zisk, efektívnosti jednotlivých špeditérov a aktuálnych údajov o dennom obrate.

Keďže naše riešenie je komplexný systém TMS, ktorý zhromažďuje všetky údaje a dokumenty súvisiace s objednávkami prepravy, je možné automaticky generovať prehľady na základe najnovších údajov. Vďaka tomu môžete neustále sledovať obrat spoločnosti, ktoré objednávky sú najziskovejšie a získať prehľad o efektívnosti práce špeditérov. 

Aké prehľady nájdete v systéme fireTMS?

• Informácie o dennom obrate
• Obraty a provízie podľa pobočiek
• Ziskovosť zákazníkov
• Produktivita zasielateľov
• Provízie dopravcov
• Informácie o externých vozidlách, ktoré vám poskytujú služby

Vždy sa môžete presvedčiť, ako vám náš systém TMS 360° pomôže ako špeditérovi. Stačí sa zaregistrovať a využiť našu 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. To vám umožní vidieť, ako môže systém fireTMS fungovať v praxi.