fireTMS in der Spedition: Verkürzung des Rechnungszyklus und Verbesserung des Cashflows
Im dynamischen Umfeld der TSL-Branche wirkt sich die operative Geschwindigkeit direkt auf das Ergebnis aus. Je schneller das Unternehmen fakturiert, desto schneller erscheinen die Zahlungseingänge auf dem Konto. Dennoch verlieren viele Speditionsunternehmen immer noch Tage – und manchmal Wochen – bis die Dokumente von Frachtführern übermittelt werden. Genau vor dieser Herausforderung stand ein mittelständisches Speditionsunternehmen, das auf Lösungen der Enterprise-Klasse setzte: das fireTMS-System sowie das Frachtführer-Portal. Das Ergebnis? Ein transparenter Prozess, eine vollständige Automatisierung der Dokumente und eine deutliche Verkürzung des Rechnungszyklus.
Das Problem
Bisher wurden Transportdokumente (CMR-Frachtbriefe) und Rechnungen von Frachtführern über verschiedene Kanäle versandt – meist per E-Mail. Das bedeutete:
- fehlende Zentralisierung der Dokumente
- Verzögerungen beim Ausfüllen der erforderlichen Anhänge
- Überlastung des Betriebs- und Buchhaltungspersonals
Die Lösung: Frachtführer-Portal bei fireTMS
Die Lösung beruht auf einem einfachen Prinzip.
Jeder Transportauftrag im System hat einen eindeutigen Link zum Ausfüllen der Dokumentation, die automatisch generiert wird und an den Frachtführer weitergeleitet werden kann.- Der Frachtführer kann über ein intuitives Formular den Scan des CMR-Frachtbriefs beifügen
- Er kann außerdem die Rechnung mit vollständigen Daten (z. B. Auftragsnummer, Beträge) hinzufügen
- Die Dokumente werden einem Auftrag im System automatisch zugeordnet und sind für die zuständigen Abteilungen sofort sichtbar
Geschäftliche Auswirkungen der Umsetzung
Bereits nach der Einführung hat das Unternehmen spürbare betriebliche und finanzielle Vorteile festgestellt
Verkürzung der Rechnungsstellungszeit
Dank des automatisierten Arbeitsablaufs konnte die Rechnung noch am selben Tag ausgestellt werden, an dem der Transport abgeschlossen war – ohne auf E-Mails zu warten oder Dokumente manuell zuzuordnen.
Verbesserung des Cashflows
Ein kürzerer Rechnungszyklus bedeutet frühere Zahlungseingänge von Kunden, was sich unmittelbar auf einen besseren Cashflow und die Fähigkeit zur effizienteren Verwaltung des Betriebskapitals auswirkt.
Entlastung der Betriebs- und Buchhaltungspersonals
Das Personal muss keine Frachtführer mehr auf Dokumente drängen oder Anhänge manuell zuordnen. Der Prozess ist automatisiert, wodurch Fehler reduziert und Arbeitsstunden eingespart werden.
Bessere Zusammenarbeit mit Frachtführern
Das intuitive Portal, für das keine Anmeldung erforderlich ist, hat das Hochladen von Dokumenten für die Frachtführer erheblich erleichtert. Infolgedessen haben sich auch die Kommunikation und die Beziehungen zu den Transportpartnern verbessert.