7 tipů, jak vybrat TMS systém pro Vaši firmu

Dopravní a spediční společnosti čelí každý den různým výzvám: od efektivní realizace zakázek, přes řízení nákladů až po kompletaci dokumentů. Dobrý TMS systém může pomoci ve všech těchto aspektech.

Co je to TMS systém?

TMS – Transport Management System – slouží k plánování, řízení a vyúčtování přeprav. Všechny informace o vozidlech, nákladu, řidičích a zákaznících jsou v jednom systému. Vhodně zvolená pro specifickou povahu dopravní nebo spediční společnosti dokáže zefektivnit procesy a zvýšit efektivitu práce. Více informací o systému TMS naleznete v následujícím článku.       

1. Zjistěte, kdy implementovat TMS 

Systémy TMS jsou obvykle škálovatelné. To znamená, že mohou sloužit jak velkým podnikům s vozovým parkem několika desítek vozidel, tak malým či středním dopravním společnostem s několika vozidly. V obou případech se po implementaci systému TMS výrazně zvýší komfort práce a především její efektivita. Čím dříve se tedy Vaše firma rozhodne tento software používat, tím dříve začnete využívat výhod, které nabízí, a těch je poměrně hodně. 

2. Vyberte si dopravní program a zapomeňte na Excel 

Tabulky nabízejí mnoho funkcí, ale vytvářením a vyplňováním každé zvlášť pro každou zakázku ztrácíte spoustu času a kontrolu nad dokumentací. Mnohem efektivnější je pracovat v jednom systému, který umožňuje plánování, realizaci a vyúčtování dopravy. 

Navíc jeden TMS mohou používat všichni zaměstnanci: speditéři a logistici, řidiči, účetní, kteří mají přístup ke shromážděným datům. Ujistěte se, že Vámi zvolený systém TMS poskytuje komplexní obsluhu dopravy i spedice.

3. Objevte výhody oběhu digitálních dokumentů

Vysoce kvalitní TMS systém Vám umožní eliminovat hromady ručně vyplňovaných dokumentů. Jejich digitální protějšky budou organizovány v databázi. Díky tomu budete pečovat i o životní prostředí a zbavíte své zaměstnance ručního vytváření a třídění dokumentace. 

Digitální oběh dokumentů v systému TMS umožňuje rovněž ukládat data, informace a dokumenty na jednom místě. Usnadňuje také rychlé vyhledávání konkrétních zdrojů i ve firmě, která je generuje ve velkém.

4. Hledejte systém šitý na míru potřebám společnosti 

Dobrý TMS často nabízí spoustu funkcí, což neznamená, že je musíte využívat všechny najednou. Při výběru systému proto věnujte pozornost nabídce dodavatele, zejména dostupnosti balíčků se specifickými funkcemi. Díky tomu máte flexibilní výběr a můžete software přizpůsobit potřebám Vaší společnosti. Důležitá je také možnost bezplatného zkušebního období, během kterého si můžete nástroje TMS vyzkoušet v praxi.   

5. Objevte výhody cloudového systému 

Na trhu TSL jsou dostupné systémy, které vyžadují instalaci na firemní zařízení a ukládají data lokálně. Toto řešení umožňuje kontrolu nad – často placenými – aktualizacemi a frekvencí provádění záložních kopií. Na druhou stranu přenáší plnou odpovědnost za zálohování a bezpečnost dat na uživatele.  

Moderní alternativou je cloudový TMS systém, do kterého se můžete přihlásit z jakéhokoli zařízení bez nutnosti instalace softwaru. Data uložená ve virtuálním cloudu jsou dostupná 24 hodin denně 7 dní v týdnu všem uživatelům (s příslušnými oprávněními) odkudkoli na světě, stačí pouze přístup k internetu. Online implementace TMS je obvykle rychlejší a aktualizace dat jsou zdarma a probíhají v reálném čase. TMS systém v cloudu si získává stále více příznivců a vše nasvědčuje tomu, že se brzy stane platným standardem.

6. Poznejte bezpečnost dat v TMS online 

Než se však rozhodnete pro cloudový TMS, poznejte podrobnosti o zabezpečení Vašich dat. Nejprve zjistěte, jaká bezpečnostní opatření poskytovatel systému TMS používá k ochraně shromážděných a přenášených dat. Poznejte také, jaké má certifikáty a bezpečnostní normy. Fyzické umístění serverů a jejich odolnost proti selhání jsou stejně důležité. Rozumné bude také zeptat se, jak často a v jakém rozsahu jsou vytvářeny záložní kopie. Standardem je šifrovaný protokol SSL, který má chránit data před neoprávněným přístupem při přenosu z firemních počítačů na TMS server. Bezpečnost osobních údajů je prvořadá záležitost, proto se o ni starejte od samého začátku.

7. Pamatujte na možnosti integrace s externími programy

TMS dobré třídy jsou komplexní systémy, které množstvím funkcí splňují potřeby většiny společností v oboru TSL. Schopnost integrovat systém s externím IT softwarem je však často velmi užitečná. Taková potřeba může nastat okamžitě vzhledem ke specifické povaze Vaší společnosti nebo může vzniknout v průběhu času v důsledku obchodního vývoje nebo expanze. Proto se ve fázi výběru TMS vyplatí ujistit se, že systém bude schopen spolupracovat například s poskytovatelem telematiky GPS nebo účetními programy.

Jak si usnadnit výběr TMS systému?

Pro co nejlepší výběr softwaru TMS pro dopravní a spediční společnost se vyplatí seznámit se s jeho možnostmi a podmínkami spolupráce, které jeho dodavatel nabízí. Proto je snazší si vybrat TMS se znalostí funkcí nejoblíbenějších systémů na trhu. Kontakt s dodavatelem většinou vyústí v pozvánku na bezplatnou online prezentaci, při které se seznámíte s možnostmi systému. Na takové schůzce si můžete udělat názor na kvalitu zákaznických služeb a dostupnost technické podpory.

Pokud se chcete o systému TMS dozvědět více, kontaktujte nás.