Jak vyřídit přepravní objednávku pomocí systému fireTMS: průvodce krok za krokem

Vyřízení přepravní objednávky je rozsáhlý proces, který je mnohem složitější než vytvoření souboru PDF s informacemi a jeho odeslání řidiči. V praxi se jedná o celý řetězec činností: od shromáždění všech údajů, jejich předání dopravci nebo řidiči, naplánování trasy, kontroly realizace až po fakturaci a vyúčtování. V systému fireTMS je tento proces snadný. Jak v praxi vypadá vyřízení přepravní objednávky v našem systému? 

Import objednávky a kompletace údajů

Vyřízení jakékoli přepravní objednávky začíná shromážděním všech údajů předtím, než jsou informace předány řidiči. Systém fireTMS disponuje nástroji, které umožňují rychleji kompletovat všechny relevantní informace a začít tak efektivněji vyřizovat objednávku. Systém umožňuje rychlé vkládání dat ze souborů PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF, DOCX, TXT, ODT do systému pomocí asistenta AI. To umožňuje importovat klíčové informace o nákladu, a to:

• název nákladu,
• datum nakládky a vykládky,
• adresa nakládky a vykládky a názvy firem,
• rozměry a hmotnost nákladu,
• zákaznické číslo nákladu.  

To šetří čas a námahu při ručním zadávání těchto údajů a eliminuje riziko chyb při přepisu. Stačí zkontrolovat, zda importované informace odpovídají informacím v původním souboru, a přidat náklad. 

Vytvoření přepravní objednávky

Na základě zadaného nákladu lze vytvořit novou přepravní objednávku. Objednávka vytvořená v systému fireTMS obsahuje kromě údajů o nákladu (včetně finančních údajů) také odhad nákladů na přepravu. K objednávce lze také připojit elektronické přílohy, včetně CMR a dalších relevantních dokumentů.  

Výběr vozidla a řidiče

V zobrazení objednávky lze vybrat vozidlo a řidiče podle kritérií zadaných v nákladu, která definují požadavky zadavatele. Může se jednat o uvedení konkrétního typu vozidla, přívěsu nebo návěsu, ale také o informace o přepravě nebezpečných věcí, které mají vliv na provedení objednávky. Výběr vozidla a řidiče je synchronizován s rozvrhy vozidel a řidičů. Tím se zabrání situaci, kdy je vozidlo přiděleno k vyřízení dvou překrývajících se objednávek na různých trasách.

Aby správně fungovalo plánování vozidel, a tím i vytváření přepravních objednávek, je třeba do kartotéky v systému fireTMS přidat vozidla i řidiče. 

Výběr trasy

V této fázi již můžete naplánovat trasu a vybrat vhodné vozidlo a řidiče. Plánování trasy lze provést pomocí mapového nástroje – systém fireTMS již navrhne trasu na základě údajů z nákladu. Lze ji však upravit tak, aby se vybraly vhodnější varianty (dostupné možnosti: nejkratší, nejlevnější, nejrychlejší), a také při použití map Here lze nastavit vynechání vybraných zemí, zpoplatněných silnic nebo trajektových přejezdů. Mapy Here také umožňují přesné plánování trasy na základě místních omezení, jako například omezení tonáže. 

Po přidání vozidla a řidiče a schválení trasy vozidla můžete pokračovat zasláním objednávky řidiči prostřednictvím SMS nebo mobilní aplikace fireTMS Driver. 

Proces vytváření přepravních objednávek v systému fireTMS umožňuje:

• ušetřit čas při přepisu údajů z nákladu a dalších zdrojů,
• shromažďovat všechny údaje o objednávce na jednom místě,
• snadno naplánovat trasu,
• rychle vybrat vozidlo, které je v daný den k dispozici a je vhodné pro danou objednávku,
• nahrát kompletní data řidiče přímo ze systému.

Sledování realizace objednávky a komunikace

Takto připravená a řidiči zaslaná přepravní objednávka je základem pro zahájení realizace služby. V této fázi je velmi důležité nejen sledovat stav realizace, ale také udržovat neustálý kontakt se zákazníkem a řidičem. Tyto funkce jsou také k dispozici v systému fireTMS a umožňují tuto fázi vyřízení přepravní objednávky výrazně zjednodušit.

Kontrola stavu realizace objednávky

Díky integraci systému fireTMS s poskytovateli telematik GPS lze neustále sledovat polohu vozidla, což umožňuje rychlou kontrolu stavu přepravy. Kontrola polohy vozidla je možná také na základě aplikace fireTMS Driver – systém zaznamená bod, kde se nachází telefon s aplikací. Velkým komfortem pro dispečery je také to, že je systém FireTMS automaticky informuje o příjezdu vozidel k místům nakládky a vykládky na základě údajů poskytovaných telematikami GPS. 

Stavy související s příjezdem nebo odjezdem z místa nakládky nebo vykládky: 

• „Přiblížil se k místu”, když se vozidlo nachází 10 kilometrů od místa nakládky nebo vykládky, 
• „Vzdálil se z místa” v případě vzdálenosti větší než 20 kilometrů bez provedení činností v uvedených místech. 

Další funkcí systému fireTMS, která pomáhá sledovat přepravu, jsou Reálné trasy. Umožňuje nastavit přípustnou šířku dopravního koridoru, po jejímž překročení je odesláno příslušné upozornění. To umožňuje téměř okamžitě kontaktovat řidiče a vyjasnit situaci, čímž se zabrání najetí kilometrů a zvýšení nákladů na přepravu.

Rychlé informování zákazníka o stavu objednávky

Velmi důležitou součástí procesu vyřízení objednávky je udržování kontaktu se zákazníkem. Bohužel velmi často je tento kontakt založen na ručních e-mailech nebo telefonátech, což zabírá spoustu času a odvádí zaměstnance od jejich úkolů. Zákaznický panel v systému fireTMS je řešení, které automatizuje kontakt se zákazníkem ohledně objednávky, protože zákazník má přístup ke stavu svých objednávek, které jsou automaticky aktualizovány systémem. Může tak kdykoli zkontrolovat, v jaké fázi se nachází přeprava jeho nákladů. Kromě toho si zákazník může z panelu stáhnout přepravní dokumenty a zadávat další objednávky.

Stálý kontakt s řidičem

Velmi důležitou součástí vyřízení přepravní objednávky je také kontakt s řidičem. Systém fireTMS to umožňuje prostřednictvím mobilní aplikace fireTMS Driver. Aplikace umožňuje udržovat neustálý kontakt během trasy – jak na straně dispečera, který může posílat objednávky řidiči, tak na straně řidiče, který získává možnost rychle odesílat dokumenty, např. skeny CMR, čímž se urychluje fáze fakturace a vyúčtování objednávky. Aplikace fireTMS Driver se osvědčí také v případě neočekávaných událostí na trase. Umožňuje tak rychleji a efektivněji reagovat na zpoždění způsobená jak podmínkami na silnici (dopravní zácpy, špatné počasí), tak náhodnými událostmi, jako jsou poruchy vozidel. 

Jaké výhody přináší systém fireTMS pro sledování přepravy a komunikací?

• Aktuální přístup ke stavu vyřízení objednávky – jak pro dispečera, tak pro zákazníka
• Úspora času spojená s automatickým upozorňováním zákazníků na změny stavu objednávek v zákaznickém panelu.
• Úspora peněz díky upozorněním při opuštění určeného dopravního koridoru.
• Rychlejší reakce na neočekávané události na trase.
• Zlepšení komunikace mezi řidiči a dispečery pomocí mobilní aplikace fireTMS Driver.

Fakturace a vyúčtování

Posledním krokem při vyřízení přepravní objednávky je fakturace a vyúčtování objednávky. Systém fireTMS disponuje nástroji, které nejen usnadňují vystavování faktur, ale také automatizují sledování lhůt splatnosti faktur.

Systém FireTMS především umožňuje vystavit fakturu přímo z uzavřené objednávky v systému. Po dodání všech požadovaných dokumentů, jako je CMR, může zaměstnanec vystavit fakturu na základě údajů uvedených v objednávce. Stačí zkontrolovat, zda jsou údaje na faktuře správné, a fakturu schválit.

Po vystavení faktury ji lze odeslat zákazníkovi a také sledovat lhůtu splatnosti na základě údajů na faktuře. Díky funkci automatického vymáhání pohledávek může systém fireTMS zasílat zákazníkovi automatické e-maily s upomínkami, když se blíží nebo je překročena lhůta splatnosti. Zaměstnanci tak nemusí trávit čas únavnou kontrolou kalendářů a psaním e-mailů s výzvami k zaplacení.

Co může systém fireTMS přinést ve fázi fakturace a vyúčtování?

• Zrychlení fakturace díky možnosti generovat faktury přímo z uzavřených objednávek.
• Zlepšení cash flow – čím dříve je faktura vystavena a odeslána zákazníkovi, tím dříve zákazník za službu zaplatí.
• Úspora času zaměstnanců, protože nemusí trávit čas ručním vystavováním faktur a zasíláním informací o termínech plateb.
• Nepropustnost systému – automatizace vymáhání pohledávek znamená, že informace o platbě za každou dokončenou objednávku budou zaslány zákazníkovi.

Shrnutí: vyřizování objednávek v systému fireTMS

Systém fireTMS je komplexní systém řízení přepravy, který umožňuje úplné a bezproblémové zpracování objednávek v každé fázi jejich realizace. Kromě toho má systém řadu nástrojů, které pomáhají nejen zadávat údaje, vybírat vozidlo a řidiče, plánovat trasy a komunikovat s řidiči na trasách, ale také automatizovat řadu úkolů, jako je sledování stavu přepravy, kontaktování zákazníků a fakturace a vyúčtování objednávek.

Chtěli byste se podívat, jak funguje vyřizování objednávek v praxi v systému fireTMS? Založte si bezplatný účet a spusťte 14denní zkušební lhůtu systému, během níž se můžete seznámit s jeho hlavními funkcemi.