Ako efektívne kontrolovať financie v doprave: od kalkulácie až po úspory so systémom fireTMS

Presný výpočet nákladov na trasu prepravy tovaru už počas plánovania, ako aj pri vyúčtovaní objednávok, je kľúčom k platobnej schopnosti dopravnej spoločnosti. Pri výpočte treba zohľadňovať nielen výdavky na palivo, ktoré tvoria podstatnú časť rozpočtu, ale aj prevádzkové náklady, mzdy, licencie, poistenia alebo leasing. Efektívna kontrola financií si vyžaduje presné odhady fixných nákladov vozidla na deň, miezd vodiča a spotreby paliva v prepočte na najazdený kilometer. fireTMS poskytuje nástroje, ktoré tieto výpočty výrazne uľahčujú.

Najčastejšie problémy pri kontrole nákladov v doprave

Dopravné spoločnosti sa každý deň musia vyrovnávať s náročnými úlohami spojenými s udržaním platobnej schopnosti. Poznanie týchto problémov je prvým krokom k úspešnému riadeniu výdavkov v spoločnosti.

Zlý výpočet nákladov pred realizáciou objednávky

Určenie skutočných nákladov, ktoré dopravná spoločnosť vynakladá, je omnoho zložitejšie, než by sa na prvý pohľad mohlo zdať. Po zohľadnení samozrejmých výdavkov, ako sú palivo, mzdy vodičov či cestné poplatky, je potrebné pripočítať aj ťažšie odhadnuteľné náklady na amortizáciu. Problém sa komplikuje v prípade, keď nie je možné jednoznačne určiť, ako dlho bude vozidlo na prepravu využívané.

Spôsob obstarávania vozidiel – hotovostný nákup, úver alebo rôzne formy leasingu – významne ovplyvňuje konečné výpočty nákladov. Na druhej strane nečakané situácie počas realizácie dopravy často zvyšujú náklady na realizáciu konkrétnych objednávok. Dodatočné výdavky môžu vzniknúť napríklad z dôvodu porúch na motorovom vozidle, kolízií, dopravných nehôd alebo choroby vodiča.

Prázdne jazdy a neefektívne trasy

Prázdne jazdy patria medzi najnákladnejšie problémy v cestnej doprave. Plánovanie trás bez profesionálnych nástrojov vedie k vyššej spotrebe paliva, ktorého cena môže tvoriť približne jednu tretinu celkových nákladov na dopravu. Efektívne optimalizované prepravy dokážu skrátiť trasu vozidiel, čo znemená zníženie spotreby paliva a teda aj prevádzkových nákladov.

Nedostatočná kontrola nad ziskovosťou vozového parku

Zvyšovanie ziskovosti vozového parku by malo patriť medzi priority každej dopravnej spoločnosti, keďže marže v odvetví TSL sú pomerne nízke. To je možné vďaka neustálemu sledovaniu výdavkov. Veľkým problémom je nedostatok vhodných nástrojov na analýzu dát a efektívne monitorovanie vozového parku, čo sťažuje kontrolu nákladov a znižuje efektívnosť riadenia vlastnej rentability. 

Oneskorené platby obchodných partnerov

Ďalším naliehavým problémom v dopravnom odvetví sú meškania platieb za vystavené faktúry a dlhé lehoty splatnosti záväzkov. Oneskorenia a platby faktúr na poslednú chvíľu spôsobujú stratu platobnej schopnosti. A to priamo ohrozuje platobnú schopnosť dopravných spoločností. 

Ako fireTMS pomáha odhadovať a kontrolovať náklady

Systém fireTMS má nástroje na presný výpočet nákladov na dopravu, ktoré umožňujú efektívne riadiť výdavky a maximalizovať zisky z každej objednávky.

Výpočet nákladov na dopravu už pri plánovaní objednávky

Odhadované náklady na objednávku vo fireTMS systém automaticky doplňuje  už pri zadávaní objednávky. Systém na to využíva náklady spojené s prevádzkou vybraného vozidla a sadzby konkrétneho vodiča a vypočíta celkovú sumu na základe miest nakládky a vykládky a na základe zvolenej trasy. Okrem toho zohľadňuje polohu vozidla prideleného na prepravu a automaticky vypočíta náklady na cestu do miesta nakládky.

Ak chcete v praxi využiť presný výpočet nákladov vo fireTMS, stačí ak si budete plánovať trasy pomocou máp. Mapy Here v systéme fireTMS umožňujú presne vypočítať náklady na trasu pričom berú do úvahy parametre ako: cena litra paliva, spotreba vozidla, pevné denné náklady vozidla, mzda vodiča a ďalšie dodatočné výdavky. Systém automaticky vypočíta náklady na každú trasu, pričom zohľadní aj cestné poplatky. Vo variantoch uvedených v systéme sú náklady rozdelené podľa toho, či ide o domáce alebo zahraničné jazdy. Okrem toho systém zohľadňuje obmedzenia pre nákladné vozidlá, ako sú podjazdová výška mostov alebo povolená hmotnosť vozidiel.

Viac o plánovaní trás pomocou máp si môžete prečítať v našom článku.

Porovnanie odhadovaných nákladov s reálnymi vďaka integrácii s GPS

Po vytvorení objednávky sú všetky informácie o odhadovaných nákladoch dostupné v zobrazení objednávky v záložke Finančné údaje. Potom, čo vodič ukončí objednávku, sa na tom istom mieste zobrazí skutočný počet najazdených kilometrov. Podmienkou fungovania tejto funkcie je integrácia systému fireTMS s GPS telematikou vozidla, ktorá poskytuje údaje z tachometra vozidla. Vďaka tomu je možné overenie presnosti odhadovaných výpočtov a skontrolovať ich dopad na konečnú províziu.

Správy o nákladoch a ziskovosti vozového parku

Správa Náklady vozového parku vo fireTMS zobrazuje podrobné údaje o prevádzkových nákladoch vozidiel s rozdelením na jednotlivé druhy výdavkov. Vďaka tomu je možné vypočítať spotrebu paliva podľa najazdených kilometrov z objednávok alebo priamo z údajov GPS. Na druhej strane správa Ziskovosť vozového parku zobrazuje údaje o využití a ziskovosti vlastných vozidiel na základe informácií z objednávok a zadaných nákladov. Nachádzajú sa tam kľúčové ukazovatele pre každé vozidlo: tržba na kilometer, náklady na kilometer a zisk na kilometer. Vďaka týmto výkazom dopravy je možné ľahšie kontrolovať výdavky na vozový park a prijímať rozhodnutia o jeho optimálnom využití.

Rozpoznanie vybočenia vodiča z plánovanej trasy

Občas vodiči, z rôznych dôvodov, zídu z plánovanej trasy, čo zvyšuje spotrebu paliva. Aby k tomu nedochádzalo, fireTMS používa funkciu Skutočné trasy, ktorá sleduje, či vodiči dodržiavajú plánovanú trasu. V systéme je možné nastaviť šírku dopravného koridoru, z ktorého by vodič nemal vybočiť. Keď sa vozidlo vzdiali z plánovanej trasy viac než je povolený limit kilometrov, systém posiela dispečerovi e-mailovú správu a zaznamená túto skutočnosť. Vďaka tomu je možné rýchlo a efektívne reagovať, keď sa vyskytnú takéto problémy.

Import nákladov z palivových kariet z súborov CSV alebo XLS súborov

Ďalšou funkciou vo fireTMS, ktorá pomáha kontrolovať prevádzkové náklady je import nákladov z palivových kariet zo CSV alebo XLS súborov. Táto funkcia umožňuje rýchle doplnenie údajov z palivových kariet a ďalších externých dokumentov do systému. Systém automaticky priraďuje náklady do príslušných kategórií a pri prvom importe spája druhy nákladov z importovaného súboru s tými v systéme. Vďaka tomu je možné zvýšiť kontrolu dopravných nákladov a spresniť odhadované výdavky pri prijímaní nových objednávok.

Efektívne riadenie platobnej schopnosti a vymáhanie pohľadávok

Platobná schopnosť tvorí základ fungovania dopravných spoločností. fireTMS poskytuje tiež overené nástroje na efektívnu kontrolu výdavkov a príjmov.

Správy o obrate a províziách podľa prevádzok

Základom finančnej kontroly spoločnosti je pravidelný prístup k údajom o príjmoch a províziách z objednávok. Vo fireTMS je k dispozícii priebežne aktualizovaná finančná správa Obraty a provízie podľa prevádzok, ktorá prehľadne zobrazuje výsledky všetkých pobočiek spoločnosti. Obsahuje kľúčové ukazovatele: výdavky, príjmy, provízie, marže a počet objednávok a nákladov. Údaje je možné filtrovať podľa dátumov a exportovať do tabuľkových súborov, čo uľahčuje analýzu efektívnosti spoločnosti s rozdelením na jednotlivé oddelenia.

Skonto (zľava) a obchodný úver ako nástroje lepšej platobnej schopnosti

Flexibilita a budovanie dobrých obchodných vzťahov patria k základom úspešnej stratégie riadenia a optimalizácie nákladov. Vo fireTMS je možné využiť dve riešenia, ktoré zlepšujú vzťahy s obchodnými partnermi aj platobnú schopnosť. Prvým z nich je obchodný úver, teda poskytnutie dôveryhodným partnerom predĺženej lehoty na úhradu záväzkov. fireTMS ponúka nástroj, pomocou ktorého možno automatizovať kontrolu úverových limitov pre konkrétnych partnerov alebo celé skupiny. 

Skonto zase umožňuje urýchlenie platby, poskytnutím pevnej zľavy, napríklad od 1% do 5% za úhradu faktúry pred stanoveným termínom splatnosti. To je dôležité pre platobnú schopnosť, najmä preto, že v odvetví TSL sú bežné veľmi dlhé lehoty splatnosti – až 60-90  dní po skončení objednávky. Vo fireTMS je možné jednoducho využiť aj skonto. Pri registrácii nákupnej faktúry stačí zadať skonto poskytnuté partnerom a veľkosť zľavy sa  automaticky odpočíta od sumy na úhradu. Týmto spôsobom je možné zjednodušiť prácu učtárne, urýchliť platby a znížiť prevádzkové náklady.

Automatické vymáhanie nezaplatených faktúr

Neoddeliteľnou súčasťou práce dopravnej spoločnosti je aj zabezpečenie včasných platieb od zákazníkov. fireTMS umožňuje automatizovať vymáhanie pohľadávok – systém na základe údajov z faktúr automaticky generuje upomienky o blížiacich sa a oneskorených platbách a odosiela ich príjemcom prostredníctvom e-mailu. Vďaka tomu je možné ušetriť čas, ktorý by ste stratili pravidelnou kontrolou kalendára a manuálnym odosielaním upomienok. Týmto spôsobom automatické upomínanie zvyšuje efektivitu vymáhania pohľadávok.

Presný výpočet nákladov na dopravu je nevyhnutnosťou v každej firme, ktorá pôsobí na trhu. Nízke marže v odvetví TSL robia efektívnu kontrolu financií kľúčovým prvkom riadenia. Systém fireTMS prináša riešenia, ktoré umožňujú presne plánovať náklady a príjmy už pri zadávaní objednávky, následne ich počas realizácie efektívne kontrolovať a zjednodušujú vyúčtovanie.

Chcete sa presvedčiť, ako Vám fireTMS môže pomôcť kontrolovať financie vo Vašej dopravnej spoločnosti? Zaregistrujte sa zadarmo a začnite 14-dňové skúšobné obdobie.