Teilabrechnung von Aufträgen auf Basis abgeschlossener Ladungen und weitere neue Funktionen

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden Verbesserungen und neuen Funktionen im fireTMS-System:

Teilabrechnung von Aufträgen auf Basis abgeschlossener Ladungen

Ab sofort können Aufträge, die sich noch in Bearbeitung befinden, teilweise abgerechnet werden. Bisher war es bei Aufträgen mit mehreren Ladungen bzw. Transporten erst möglich, eine Rechnung zu erstellen, nachdem der gesamte Auftrag abgeschlossen war.

Mit der neuen Funktion kann das System eine einzelne Ladung automatisch als abgeschlossen markieren, sobald alle zugehörigen Routenpunkte – sowohl Be- als auch Entladepunkte – den Status Abgeschlossen erhalten haben (entweder manuell durch den Spediteur, über die fireTMS Driver-App oder über GBox Assist). Sobald die Ladung abgeschlossen ist, erstellt das System automatisch einen Rechnungsentwurf.

Soll die Ladung wieder als in Bearbeitung gekennzeichnet werden, genügt es, den Status eines ihrer Routenpunkte auf Unvollständig zu ändern. Das System hebt den Abschluss der Ladung automatisch auf und entfernt den zuvor erstellten Rechnungsentwurf.

Diese Funktion finden Sie unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Auftragsbearbeitung-Service >> Feld Automatischer Abschluss eines Ladevorgangs, nachdem alle Be- und Entladevorgänge abgeschlossen sind. Standardmäßig bleibt das bisherige Verhalten des Systems unverändert, und die Funktion kann bei Bedarf manuell in der Systemkonfiguration aktiviert werden.

Dank dieser Erweiterung kann die Rechnungsstellung für bereits abgeschlossene Ladungen beginnen, ohne auf den Abschluss der übrigen Ladungen desselben Auftrags warten zu müssen, was der Abrechnungsprozess beschleunigt und die Bearbeitung von Sammelaufträgen deutlich optimiert.

Erkennung fehlender aktueller GPS-Positionen und Einträge im Kilometerzählerprotokoll

Mit der neuen Version des Systems haben wir einen Mechanismus integriert, der Datenlücken bei Fahrzeugen automatisch erkennt. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Situationen zu überwachen, in denen der GPS-Anbieter die Übertragung der aktuellen Position eines Fahrzeugs eingestellt hat oder in denen innerhalb eines festgelegten Zeitraums keine neuen Einträge im Kilometerzählerprotokoll erfasst wurden.

Die Konfiguration ist unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> die Transportmodul – Konfiguration unter dem Punkt Erkennung von Unregelmäßigkeiten bei der Fahrzeugposition verfügbar. Der Benutzer kann die Erkennung fehlender Telematikdaten und fehlender Einträge im Fahrtenbuch separat aktivieren. Zudem lässt sich die Anzahl der Tage ohne Daten festlegen, nach deren Ablauf eine Benachrichtigung versendet wird. Bei der Benachrichtigungsart kann zwischen einer sofortigen Übermittlung oder einer täglichen Zusammenfassung gewählt werden.

Informationen zu erkannten Unregelmäßigkeiten werden im fireTMS-System als Benachrichtigungen (Warnmeldungen an Benutzer mit Administratorrechten) sowie durch entsprechende Markierungen in der Fahrzeugliste angezeigt. In der neuen Spalte der Fahrzeugliste Fahrzeugposition kann der Benutzer den Datenstatus, das Datum der letzten Positionsmeldung, den Fahrzeugstandort, die Adresse und den aus dem Telematiksystem abgerufenen Kilometerstand einsehen (sofern das Telematiksystem diese Informationen bereitstellt). Von hier aus ist auch eine Vorschau der Positionsdetails des Fahrzeugs auf der Karte verfügbar.

Die Lösung hilft dabei, Probleme mit GPS-Integrationen und Lücken in den Kilometerstandaufzeichnungen schneller zu erkennen. Dies erhöht sowohl die Kontrolle über die Flotte als auch die Genauigkeit der für die Transportplanung und Abrechnung verwendeten Daten.

Dokumente aus Teilladungen in der Hauptladung sichtbar

Mit der neuen Systemversion haben wir die Anzeige von Dokumenten bei Teilladungen optimiert. Bisher wurden Dokumenten-Scans, die über die fireTMS Driver-App übermittelt wurden, ausschließlich der jeweiligen Teilladung zugeordnet, d. h. dem Teil der Ladung, der durch die Aufteilung entstanden ist. Infolgedessen waren transportbezogene Dokumente in der Hauptladung nicht sichtbar, obwohl sie den gesamten Auftrag betrafen.

Nach dieser Anpassung sind Dokumente, die einzelnen Teilladungen zugeordnet sind, auch direkt aus der Hauptladung im Bereich Teilladungsdokumente abrufbar. Dies erleichtert es dem Benutzer, den vollständigen Satz der transportrelevanten Unterlagen zu finden, ohne jede Teilladung separat öffnen zu müssen.

Diese Änderung sorgt für mehr Transparenz bei der Bearbeitung von Teilladungen und beschleunigt die nachfolgenden Prozesse bei der Transportabrechnung und Rechnungsstellung, bei denen der Zugriff auf die vollständige Dokumentation entscheidend ist.

fireTMS-API: Hinzufügen von Kosten

Wir haben die fireTMS-API (Dokumentation) um einen neuen Endpunkt erweitert, der das Hinzufügen von Kosten zu einem Fahrzeug, Fahrer oder Anhänger ermöglicht. Der Endpunkt unterstützt sowohl Standardbetriebskosten als auch Kraftstoffkosten. Der Umfang der übertragenen Daten entspricht dabei genau den Feldern, die im Formular zur Kostenerfassung innerhalb des Systems verfügbar sind.

Dadurch können externe Systeme Informationen über angefallene Kosten automatisch übermitteln, sodass eine manuelle Dateneingabe in fireTMS entfällt. Diese Erweiterung optimiert die Integrationsmöglichkeiten des Systems und unterstützt die Prozessautomatisierung bei der  Transportkostenabrechnung.

Folgekorrekturen werden auf Basis der jeweils letzten Korrektur berechnet

Wir haben die Berechnungsmethode für Korrekturdokumente optimiert, die auf Basis bereits bestehender Korrekturen ausgestellt werden. Wird nun eine Korrektur zu einer vorherigen Korrektur erstellt, nutzt das System die Daten aus der zuletzt ausgestellten Korrektur anstelle der Werte aus der ursprünglichen Rechnung.

Dadurch bilden nachfolgende Korrekturen stets den aktuellen Status des Belegs ab. Die Berechnung erfolgt intuitiver, was das Fehlerrisiko bei mehrstufigen Rechnungskorrekturen deutlich minimiert.

Integration von GPS Fleet Monitor

Wir haben die Liste der unterstützten Telematiksysteme um die Integration von GPS Fleet Monitor erweitert. Dank dieser neuen Schnittstelle kann fireTMS die Fahrzeugstandortdaten automatisch abrufen und ermöglicht so eine Flottenüberwachung in Echtzeit direkt innerhalb des Systems.

Diese Integration erübrigt die manuelle Überprüfung von Daten in externen GPS-Systemen, bietet einen schnelleren Zugriff auf aktuelle Fahrzeugstandortinformationen und unterstützt eine effizientere Transportplanung und -durchführung.

Möchten Sie mehr über diese neuen Systemfunktionen erfahren? Kontaktieren Sie uns gerne!

* Einige der beschriebenen Funktionen sind nur in ausgewählten Paketoptionen verfügbar.