In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die folgenden Verbesserungen im fireTMS-System:
Verwaltung zusätzlicher E-Mail-Adressen
Um den Erwartungen der fireTMS-Nutzer gerecht zu werden, haben wir eine neue Konfiguration eingeführt (Einstellungen >> E-Mail-Adressen), die eine zentrale Verwaltung der Absender von Nachrichten ermöglicht. Der Administrator kann zusätzliche Adressen (Postfächer) hinzufügen und diese ausgewählten Benutzern, Abteilungen oder Systemrollen zuweisen. Beispielsweise kann der Rolle „Buchhalter” eine Adresse zugewiesen werden, von der aus Rechnungen versendet werden – alle Benutzer mit dieser Rolle erhalten automatisch Zugriff darauf.
Benutzer, denen Adressen zugewiesen wurden, können beim Versenden von Nachrichten im System den Absender aus dem verfügbaren Pool auswählen oder – unter Mein Profil (Einstellungen >> Mein Profil) einen davon als Standard festlegen, der als erstes vorgeschlagen wird. Zusätzlich kann der Benutzer einen eigenen Absender hinzufügen; nach Einreichen des Antrags genehmigt oder lehnt der Administrator die Anfrage ab. Nach der Genehmigung kann die Adresse im System verwendet werden.
Die neue Konfiguration organisiert und vereinheitlicht die Unternehmenskommunikation: Sie ermöglicht das Versenden von Dokumenten und Benachrichtigungen aus den richtigen Postfächern entsprechend der Rolle, der Abteilung oder dem jeweiligen Benutzer. Dadurch können Fehler bei der Auswahl des Absenders reduziert, die tägliche Arbeit beschleunigt (dank Standardadressen und Auswahl aus einem zugewiesenen Pool), die volle administrative Kontrolle über die Versandberechtigungen beibehalten und die Reputation und Ordnung in der Korrespondenz durch eine klare Trennung der Adressen für einzelne Prozesse und Organisationseinheiten gewährleistet werden.
Benachrichtigungen über regelmäßige Inspektionen und Maßnahmen an Fahrzeugen und Anhängern bei der Auftragserstellung
In der neuen Version von fireTMS haben wir einen Mechanismus eingeführt, der Sie über anstehende und überfällige Inspektionen und Maßnahmen für interne Fahrzeuge und Anhänger benachrichtigt. Wenn in der Fahrzeug- oder Anhängerkartei Erinnerungen mit einem Ablaufdatum hinzugefügt wurden (z. B. Nummer und Ablauf der Haftpflicht-/Kaskoversicherung, Ablauf der Inspektion), zeigt das System beim Erstellen eines Auftrags Informationen zu bevorstehenden Terminen und überfälligen Positionen an. Die Vorwarnschwelle (die Anzahl der Tage, mit denen das System warnen soll) kann unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Registerkarte Auftragsbearbeitung-Service >> Feld Warnschwelle für regelmäßige Inspektionen und Aktivitäten.
Zusätzlich werden in der Fahrzeug- und Anhängerkartei anstehende Ereignisse orange und überfällige Ereignisse wie bisher rot markiert. Diese Lösung hilft dabei, den Einsatz der Flotte besser zu planen, verringert das Risiko, dass vorgeschriebene Maßnahmen übersehen werden, und beschleunigt operative Entscheidungen.
Neue Filter – Datum der ersten Beladung und Datum der letzten Entladung
In der Liste aller Aufträge, der Aufträge in Bearbeitung und in der Ansicht der Sammelrechnung (Verkauf und Einkauf) haben wir zwei Filter hinzugefügt: Datum der letzten Entladung und Leistungsdatum. Mit ihnen können Sie die Auftragsliste schnell auf diejenigen Aufträge eingrenzen, die in einen bestimmten Zeitrahmen des Transportprozesses fallen – von der ersten Beladung bis zur endgültigen Entladung. Dies erleichtert die Arbeit der Buchhaltung, beschleunigt die Zusammenstellung der Positionen für Sammelrechnungen und verringert das Risiko von Auslassungen bei der Abrechnung.
Aktivitätstagebuch in der internen Fahrzeugkartei
Wir haben außerdem einen Abschnitt Aktivitätstagebuch in der internen Fahrzeugkartei hinzugefügt. Von nun an werden alle Änderungen und Bearbeitungen zu einem ausgewählten Fahrzeug an einem Ort angezeigt – mit Ausnahme der Informationen aus den Registerkarten Kosten und Tankregister (aus dem Abschnitt Ausgaben). Dadurch kann der Benutzer die Änderungshistorie leichter nachverfolgen, Unstimmigkeiten schneller klären, eine umfassendere Überprüfbarkeit der Aktivitäten erreichen und eine bessere Kontrolle über die Fahrzeugdaten erlangen, was zu einer höheren Prozesssicherheit und einer effizienteren Zusammenarbeit der Teams führt.
Sichtbarkeit der Aufträge für den Spediteur
Eine weitere Neuerung ist die Option, die es ermöglicht, Aufträge in der Liste auch dem Spediteur, der der Ladung in einem bestimmten Auftrag zugewiesen ist (neben dem Auftraggeber), zugänglich zu machen – unabhängig von der Einstellung der Sichtbarkeit der Daten: Nur eigene oder Eigene Daten, aber eine gemeinsame Kundendatenbank. Um sie zu aktivieren, gehen Sie zu: Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Registerkarte Auftragsbearbeitung-Service >> Feld Aufträge auf der Liste der Aufträge mit dem Spediteur teilen. Nach der globalen Aktivierung der Konfiguration werden die Aufträge in der Liste aller Aufträge und der Aufträge in Bearbeitung angezeigt. Diese Lösung verbessert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Reaktion auf operative Anforderungen.
Integration mit Telematika GPS
Die neueste Neuerung ist die Integration mit dem Telematik-Anbieter Telematika GPS. Die Verbindung kann unter Einstellungen >> Systemkonfiguration >> Registerkarte Transportmodul – Konfiguration >> Abschnitt Telematik-Konfiguration (GPS) konfiguriert werden. Nach Aktivierung der Integration stellt das System die aktuelle Positionierung der Fahrzeuge sowie eine automatische, tägliche Aufzeichnung des Kilometerstands in der Fahrzeugkartei zur Verfügung. Dadurch kann der Benutzer die Kilometerstände schneller überprüfen, Fehler bei der Abrechnung reduzieren und den Flottenbetrieb effektiver planen.
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* Einige der beschriebenen Funktionen sind nur in ausgewählten Plänen verfügbar.
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