Wie fange ich an? Ratschläge für angehende Speditionskaufleute im Transportgewerbe

Die Arbeit in der Speditionsbranche gilt oft als sehr anspruchsvoll, aber auch als vielversprechend und gut bezahlt. Kein Wunder, schließlich ist der Warentransport ein boomender Wirtschaftszweig, der direkt mit Handel und Industrie verbunden ist. Wie beginnt man seine Karriere in der Spedition? Wir haben Ratschläge, Tipps und wichtige Informationen für Branchenneulinge zusammengetragen.

Was sind die grundlegenden Aufgaben eines Speditionskaufmanns?

Beginnen wir mit den Grundlagen, also der Frage, was ein Speditionskaufmann ist. Das ist sehr wichtig, da die Begriffe Speditionskaufmann und Logistiker oft synonym verwendet werden. Dies ist jedoch ein Irrtum, denn während sich ein Logistiker mit der Planung und Verwaltung von Warenflüssen beschäftigt, besteht die Arbeit eines Speditionskaufmanns darin, den Transport von Waren von A nach B zu organisieren und zu überwachen. Das bestimmt den Charakter der Arbeit eines Speditionskaufmanns, denn sie erfordert nicht nur organisatorische, sondern auch zwischenmenschliche Kompetenzen. Da wir gerade vom Charakter der Arbeit sprechen: Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, was eine Person in dieser Position täglich tut.

Wie lassen sich die grundlegenden Aufgaben eines Speditionskaufmanns unterscheiden?

• Beratung bei der Wahl des Transportmittels.
• Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Laufende Preisberechnung für Transporte und Überwachung der Zahlungen.
• Organisation (einschließlich Versicherung) und Planung des Warentransports.
• Überwachung des Status des Transports und Kontakt mit dem Frachtführer und sogar dem Fahrer auf der Strecke.
• Suche nach neuen Aufträgen.

Selbstverständlich handelt es sich hierbei um eine sehr allgemeine Liste, da die Aufgaben eines Speditionskaufmanns von Unternehmen zu Unternehmen oder von Fachgebiet zu Fachgebiet variieren können. Ein Teil der Speditionskaufleute befasst sich nur mit einer bestimmten Transportmethode, z. B. Straßen-, Eisenbahn-, Luft- und Schiffstransport, während andere ihre Kompetenzen im intermodalen Transport entwickeln können.

Welche Fähigkeiten sind für einen Speditionskaufmann am wichtigsten?

Neben den Kenntnissen und Persönlichkeitsmerkmalen, die für den Beruf prädestinieren, wie z. B. Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit, ist es auch wichtig, bestimmte Fähigkeiten zu besitzen, die für die Arbeit eines Speditionskaufmanns nützlich sind. Einfacher ausgedrückt: die Fähigkeit, die eigene Arbeit gut zu planen und zu organisieren. Ein Speditionskaufmann sollte voraussehen können, was die Annahme eines Auftrags mit sich bringt, dann einen Plan erstellen und die darin vorgesehenen Tätigkeiten ausführen. Allerdings ist dies nicht unbedingt die wichtigste Fähigkeit für diese Position.

Denn zur Arbeit eines Speditionskaufmanns gehören auch der Besitz und die Entwicklung von sog. Soft Skills. Dazu gehören zwischenmenschliche Kompetenzen, die eine reibungslose Kommunikation mit Kunden, Frachtführern und Fahrern ermöglichen. Dies wiederum beeinflusst nicht nur die Ausführung des Plans, sondern auch den Aufbau von Beziehungen zu den Kunden und angemessene Reaktionen auf unerwartete Ereignisse während des Transports. Diese Fähigkeit ist wiederum mit Entschlossenheit und Beherrschung verbunden, da eine schnelle Entscheidungsfindung bei gleichzeitiger Bewahrung der Ruhe und Rationalität in solchen Situationen besonders wertvoll ist.

Die letzte Art von Fähigkeiten, die von einem Speditionskaufmann verlangt werden, sind die im Zusammenhang mit dem Gebrauch von modernen IT-Tools.

Welche Tools erleichtern dem Speditionskaufmann die Arbeit?

Wenn wir schon beim Thema Digitalisierung der Branche und den notwendigen Tools sind, die die Arbeit der Speditionskaufleute erleichtern, lohnt es sich, einige von ihnen zu erwähnen.

Tools, die bei der Arbeit eines Speditionskaufmanns nützlich sind

• TMS (Transport Management System) – ein System zum umfassenden Management von Transport und Spedition, in dem Aufträge vom Bestellungseingang über die Transportorganisation und -Überwachung bis hin zur Berichterstattung und Abrechnung verwaltet werden können. Ein Beispiel für ein solches Tool, das in kleinen, mittleren oder großen Unternehmen eingesetzt werden kann, ist fireTMS.
• Frachtenbörsen – Orte, an denen Ladungen eingestellt und Frachtführer, aber manchmal auch Verlader gefunden werden können. Dies ist eine großartige Unterstützung sowohl für neue als auch für erfahrene Speditionskaufleute, die ihren Kunden- und Geschäftspartnerstamm erweitern wollen. Beispiele für Börsen sind fireXgo, Trans.eu, TIMOCOM oder Transporeon.
• CRM-Programm – ein Tool zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Mit ihm können E- Mail- und Anruflisten geführt, Kontakte gegliedert und die Kommunikation zwischen Speditionskaufmann und Kunde effizient geplant werden.

Wie kann man eine Karriere als Speditionskaufmann beginnen?

Es gibt viele Möglichkeiten, in die Speditionsbranche einzusteigen, und es ist schwierig, einen Standardweg zu skizzieren, den ein angehender Speditionskaufmann als Beginn seiner Karriere einschlagen sollte. Oftmals beginnen Menschen in dieser Position ihre Karriere als Selbstständige. Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein Gewerbe, ein Computer und ein Telefon. Sie können dann einen eigenen Kunden- und Geschäftspartnerstamm aufbauen, oder Sie können sich Zugang zu einer Frachtenbörse kaufen und dort nach Aufträgen suchen. Eine andere Möglichkeit ist, sich um eine geeignete Stelle oder ein Praktikum bei einer Spedition zu bewerben.

Welche Ausbildung braucht man als Speditionskaufmann?

Für das Speditionsgewerbe ist eine formale Ausbildung in diesem Bereich nicht erforderlich. Ein guter Speditionskaufmann sollte in erster Linie über die bereits erwähnten Fähigkeiten verfügen, die ihn für den Beruf prädestinieren. Natürlich ist Wissen sehr wichtig, aber man muss nicht unbedingt die entsprechende Schule oder einen speziellen Kurs absolviert haben, wie es bei Berufskraftfahrern der Fall ist, um diesen Beruf auszuüben.

Eine spezifische Ausbildung, die den Einstieg in den Beruf erleichtert, kann bereits in der Sekundarstufe erworben werden. Ähnlich verhält es sich mit der Hochschulbildung. Heutzutage kann man problemlos Studiengänge für Transport, Spedition und Logistik finden.

Lohnt sich ein Praktikum oder eine Ausbildung in der Spedition?

Ein Praktikum oder eine Ausbildung ist eine sehr gute Idee, um Ihre Karriere als Speditionskaufmann zu beginnen. Dies gilt sowohl für diejenigen, die in diesem Bereich ausgebildet sind oder sich bilden, als auch für diejenigen, die ihre Karriere als Speditionskaufmann auf der praktischen Seite beginnen. In jedem dieser Fälle kann man durch ein Praktikum nicht nur sehen, wie der Beruf in der Realität aussieht, sondern auch Wissen erwerben und Kontakte in der Branche knüpfen.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Arbeit eines Speditionskaufmanns?

Die Arbeit eines Speditionskaufmanns ist, wie anfangs bereits erwähnt, zwar vielversprechend und bringt ein gutes Einkommen, aber auch sehr anspruchsvoll und mit dem Auftreten vieler Probleme verbunden.

Zu den wichtigsten Herausforderungen bei der Arbeit eines Speditionskaufmanns gehören:

• Fehlen von Kunden und einer ausreichenden Anzahl von Aufträgen – eine Folge periodischer Nachfrageschwankungen nach Speditionsdienstleistungen, was mit der Konjunkturlage zusammenhängt (die Spedition ist eine Branche, die eng mit Handel und Produktion verbunden ist),
• unzureichende Kommunikation mit den Kunden – zu viele Aufträge bedeuten, dass der Speditionskaufmann zu wenig Zeit haben kann, um mit den Kunden in angemessenem Umfang über die Transporte zu kommunizieren,
• Unfähigkeit, mit der dynamischen Situation auf der Strecke Schritt zu halten – die Folge sowohl von zu vielen Aufträgen als auch einer schlechten Abstimmung der Tools auf den Arbeitsaufwand,
• Zeitdruck und Kundenansprüche – eine Folge von zu viel Arbeit in zu kurzer Zeit und mangelnder Kommunikation mit den Kunden.

Die meisten der vorgenannten Herausforderungen können durch eine angemessene Arbeitsorganisation und den Einsatz moderner Tools bewältigt werden.

Wie geht man mit dem Zeitdruck bei der Arbeit eines Speditionskaufmanns um?

Der bereits erwähnte Zeitdruck ist wahrscheinlich die größte Belastung bei der Arbeit eines Speditionskaufmanns. Er entsteht, wenn der Kunde sehr hohe Anforderungen an die Erfüllung des Auftrags stellt oder wenn der Speditionskaufmann zu viele Aufträge auf einmal bearbeitet. Glücklicherweise lässt sich dies mit geeigneten organisatorischen Lösungen und der Anwendung von Instrumenten zur Arbeitsoptimierung zumindest teilweise beheben.

Am wichtigsten sind die richtige Ressourceneinschätzung und die Fähigkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Aufträge. Eine gute Lösung ist in diesem Fall die Einführung von TMS, mit dem sich nicht nur die Arbeit gut planen lässt, sondern auch die Ausführung der Aufgaben überwacht werden kann, in Echtzeit geprüft werden kann, wie viel Aufwand und Zeit für jeden Auftrag erforderlich ist und welche Aufträge am rentabelsten sind. Ein zu Beginn erstellter guter Plan und dessen konsequente Umsetzung sowie die laufende Überwachung können dafür sorgen, dass der Speditionskaufmann nicht unter einem solchen Zeitdruck arbeitet.

Abschließend sei noch erwähnt, dass die Arbeit unter Druck auch auf der persönlichen Ebene bewältigt werden kann. Eine ausgewogene Work-Life-Balance, ausreichende Ruhezeiten nach der Arbeit und an den Wochenenden sowie die Fähigkeit zur Aufrechterhaltung der Konzentration sind hier wichtig. Das ist wichtig, denn selbst die Arbeit im bestorganisierten Unternehmen und mit den besten Tools kann stressig sein, wenn wir nicht selbst für Ruhe und Erholung sorgen.

Wie vermeidet man mit fireTMS Fehler in der Spedition?

Wir haben zu Beginn erwähnt, dass die wichtigsten Fähigkeiten eines Spediteurs Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit sind, da ihre Arbeit größtenteils auf einer sorgfältigen Führung von Dokumenten und der Planung von Tätigkeiten beruht. Leider kann auch der sorgfältigste und wachsamste Angestellte Fehler machen, wenn er zahlreiche Dokumente und Aufträge bearbeiten muss.

Glücklicherweise tragen IT-Lösungen wie fireTMS zur Entlastung der Speditionskaufleute bei, und sei es nur durch die Möglichkeit, die Dokumentation an einem Ort und auf der Basis von Dokumenten zu führen, die automatisch auf der Grundlage der im System erfassten Daten erstellt werden. fireTMS ermöglicht auch die Planung von Tätigkeiten und eine umfassende Überwachung der Auftragserfüllung. So kann man sich besser auf das Unerwartete vorbereiten und bessere Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten treffen.

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