Centralizacja pracy wielu oddziałów w fireTMS
Pewność decyzji operacyjnych i kontrola wyników
W firmach transportowo-spedycyjnych spójna praca operacyjna i jednolite raportowanie to fundament przewidywalności finansowej. Gdy zespoły pracują w odrębnych systemach, a dane są rozproszone, pojawiają się niespójności, opóźnienia decyzyjne oraz trudno dostrzegalne obszary nierentowności. Z takim wyzwaniem mierzyła się firma spedycyjna, posiadająca kilka oddziałów i zatrudniająca kilkadziesiąt osób. Brak jednego środowiska pracy, różne procedury w poszczególnych lokalizacjach oraz ręczne raportowanie powodowały chaos informacyjny i utrudniały bieżące zarządzanie płynnością operacyjną.
Problem
Organizacja funkcjonowała w modelu wielosystemowym, co generowało konkretne bariery operacyjne i finansowe:
- Praca w kilku systemach utrudniała porównywanie wyników i szybkie wykrywanie odchyleń.
- Różne procedury i niezależne bazy danych powodowały niespójności i błędy w raportach.
- Raporty przygotowywane ręcznie wydłużały proces decyzyjny.
- Brak zaawansowanych narzędzi analitycznych utrudniał przewidywanie wpływu zmian na marże i przepływy pieniężne.
- Brak jednego środowiska pracy, różne procedury w poszczególnych działach.
Rozwiązanie: pakiet Enterprise w fireTMS i automatyczne raportowanie
Kluczowe elementy i ich efekty:
Spójność danych i standaryzacja procesów - wszystkie jednostki zaczęły pracować według jednolitych procedur na jednym zestawie danych w systemie fireTMS. Wyeliminowało to rozbieżności i umożliwiło precyzyjne porównywanie wyników między oddziałami.- Szybsze decyzje i lepsza kontrola finansowa - raporty i wgląd do bieżących danych umożliwiły szybsze reagowanie, wczesne wykrywanie spadków przychodów lub wzrostu kosztów oraz poprawę płynności finansowej. Wykorzystywane były m.in. raporty: o obrotach i prowizji z rozbiciem na oddziały, kosztów pojazdów oraz wykonanych zleceń
- Elastyczne zarządzanie dostępem - ustawienia fireTMS umożliwiają współdzielenie lub ukrywanie danych między oddziałami i spółkami powiązanymi, co zwiększa bezpieczeństwo i jednocześnie przejrzystość informacji.
- Mniejsza liczba błędów i wyższa efektywność operacyjna - automatyzacja importu danych i asystent AI do wprowadzania zleceń zredukowały ręczne korekty, skróciły czas obsługi zleceń i zwiększyły produktywność zespołu.
Efekty biznesowe
Szybka diagnostyka nierentownych obszarów
Wprowadzenie automatycznych raportów i widoków z podziałem na oddziały ujawniło, że jeden z oddziałów był systematycznie nierentowny. Umożliwiło to natychmiastowe podjęcie działań naprawczych.
Decyzje budowane na danych
Raporty dotyczące spedytorów, przewoźników, kosztów, przychodów i prowizji pozwoliły zidentyfikować realne źródła problemów. Firma wdrożyła korekty obejmujące: - optymalizację kosztów operacyjnych, - modyfikację polityki cenowej, - zmiany w kryteriach doboru zleceń, - restrukturyzację nierentownego oddziału. Dzięki temu poprawił się wynik finansowy firmy oraz ogólna opłacalność operacyjna.
Lepsza kontrola finansowa i płynność
Dzięki bieżącemu wglądowi w dane organizacja mogła szybko reagować na wzrost kosztów czy spadki opłacalności, co przełożyło się na stabilniejszą płynność finansową.
Gotowość do dalszego skalowania
Spójne procesy i standardy raportowania pozwoliły na bezproblemową integrację nowych pracowników do systemu oraz rozszerzenie działalności w ramach jednego, spójnego systemu fireTMS.
Wyższa efektywność i mniej błędów
Automatyzacja procesów operacyjnych oraz asystent AI zredukowały czasochłonną pracę manualną, podnosząc efektywność pracy całego zespołu.
