Edycja i tworzenie ról w fireTMS
Przejrzyste i łatwe nadawanie uprawnień
W większych firmach transportowych i spedycyjnych, gdzie pracuje wiele osób o różnych obowiązkach, jednym z kluczowych wyzwań jest utrzymanie sprawnej i efektywnej pracy zespołów oraz bezpieczeństwa przechowywanych danych. Taki problem pojawia się w przypadku wykorzystania starszych systemów do zarządzania transportem, ponieważ mają one często ograniczone możliwości przypisania odpowiednich ról i dostępów pracownikom. Z takim wyzwaniem się zmierzyła jedna firma transportowa. Przez lata pracowała w systemie zarządzania zleceniami, w którym użytkownicy mieli albo pełen dostęp do danych i funkcji, albo ograniczony zasób możliwości w ramach swojego stanowiska. W miarę rozwoju organizacji uwidoczniło to poważną lukę w zarządzaniu dostępami, która zaczęła wpływać zarówno na bezpieczeństwo danych, jak i na codzienną pracę zespołów.
Problem
Brak ról i spójnej struktury uprawnień pracowników firmy transportowej zaczął generować coraz poważniejsze problemy, takie jak:
- Niektórzy użytkownicy mogli widzieć poufne dane finansowe i administracyjne niezależnie od stanowiska, a niektórzy - ograniczony dostęp do funkcji, potrzebnych na ich stanowiskach
- wzrosło ryzyko przypadkowych zmian i błędów w obszarach, za które dane osoby nie odpowiadały,
- administrator nie miał jasnego obrazu tego, kto ma dostęp do jakich danych,
- firma nie była w stanie skalować zespołu bez utraty kontroli nad bezpieczeństwem informacji.
Rozwiązanie: uporządkowana struktura ról i dostępów w fireTMS
Segmentacja uprawnień ze strukturą organizacji
Administrator zaczął od analizy obowiązków każdego działu, ponieważ wcześniej nie istniał żaden standard uprawnień.- Na tej podstawie w fireTMS zostały zdefiniowani kompletne zestawy ról, m.in. role operacyjne (spedytorzy), role finansowe (księgowość), role kierownicze, role administracyjne, role pomocnicze z ograniczonymi uprawnieniami.
- Każda rola została skonfigurowana tak, aby odpowiadała faktycznym zadaniom danej grupy pracowników.
- W praktyce została wyeliminowana pełna widoczność danych w zależności od dokładnie dopasowanych uprawnień każdego użytkownika w systemie.
Centralizacja zarządzania i aktualizacje dostępów
- Kolejnym krokiem było przejście z ręcznych modyfikacji dostępu na centralny model zarządzania rolami w fireTMS.
- Od tego momentu jedna zmiana w roli automatycznie aktualizuje dostęp całej grupy użytkowników po ponownym zalogowaniu, spójność uprawnień w obrębie stanowiska jest konkretnie zaznaczona w systemie, przypadkowe różnice w dostępie między pracownikami zostały wyeliminowane.
- Nie trzeba już było już tracić czas na modyfikację pojedynczych kont. Zarządzanie uprawnieniami stało się procesem kontrolowanym i łatwym do skalowania wraz z rozwojem firmy.
Ochrona poufnych danych - wdrożenie zasady minimalnego dostępu
- Dzięki ustawieniom widoczności danych w fireTMS firma wprowadziła model dostępu oparty wyłącznie na potrzebach użytkownika.
- W praktyce oznacza to, że poufne dane finansowe (stawki, limity, rozliczenia, finanse kontrahentów) są dostępne tylko dla dedykowanych ról, pracownicy operacyjni widzą jedynie informacje niezbędne do obsługi zleceń, moduły administracyjne i konfiguracyjne są zabezpieczone przed nieautoryzowanymi zmianami.
- Administrator uzyskał pełną kontrolę nad przepływem informacji w systemie, a firma wdrożyła standard bezpieczeństwa zgodny z najlepszymi praktykami.
Efektywny onboarding - właściwe uprawnienia od pierwszego dnia
- Po wdrożeniu ról administrator mógł całkowicie uporządkować proces dodawania nowych użytkowników. Teraz przypisanie roli automatycznie nadaje poprawny zestaw uprawnień, nie ma ryzyka nadmiarowych dostępów.
- Firma zyskała powtarzalny, bezpieczny mechanizm wdrażania nowych osób, a firma skróciła czas adaptacji i wyeliminowała błędy wynikające z przypadkowego przydzielania uprawnień.
Efekty biznesowe
1. Zwiększenie bezpieczeństwa informacji
Poufne dane są chronione, a dostęp do nich jest kontrolowany z poziomu systemu fireTMS.
2. Redukcja ryzyka operacyjnego
Pracownicy nie ingerują w obszary, które wykraczają poza ich role w systemie i zakres obowiązków.
3. Standaryzacja i przewidywalność
Jednolita struktura ról zapewnia spójność w całej organizacji.
4. Łatwe zarządzanie systemem
Nadawanie uprawnień nowym pracownikom lub ich zmiany w obecnym w zespole są w łatwy sposób zarządzane bezpośrednio z systemie.
Podsumowanie
