fireTMS w integracji systemów: automatyzacja procesów i oszczędność czasu dzięki API
Automatyzacja procesów i oszczędność czasu dzięki API
W firmach produkcyjnych z własnym działem transportu, a także korzystających z podwykonawców, kluczowa staje się spójność danych pomiędzy systemami. Złożoność procesów – od przyjęcia zamówienia, przez produkcję, po dostawę i fakturowanie – często wymaga korzystania z wielu rozwiązań IT. Ich brak integracji skutkuje dublowaniem pracy, błędami i spowolnieniem operacji. Z takim wyzwaniem zmagała się firma produkcyjna z działem transportowym, zarządzająca flotą około 40 pojazdów oraz współpracująca z podwykonawcami. Kluczowym celem było uspójnienie przepływu danych pomiędzy trzema systemami: do obsługi zamówień produkcyjnych, do fakturowania oraz do zarządzania transportem.
Problem
Firma obsługiwała swoje operacje poprzez kilka niezależnych systemów, co prowadziło do:
- Konieczności ręcznego wprowadzania danych o zleceniach transportowych, które były już obecne w systemie produkcyjnym
- Ręcznego wystawiania i przesyłania faktur - osobno w systemie księgowym i w systemie transportowym
- Ryzyka powstawania błędów i niezgodności danych między systemami
- Zajmowania cennego czasu pracowników na powtarzalne, ręczne czynności
Rozwiązanie: API fireTMS
Dzięki temu możliwa była automatyzacja dwóch kluczowych obszarów
Automatyczne wprowadzanie zleceń transportowych z systemu produkcyjno-zamówieniowego bezpośrednio do fireTMS, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych- Synchronizacja faktur: faktury wygenerowane w fireTMS były automatycznie potwierdzane w zewnętrznym systemie księgowym, co pozwoliło na spójne i szybkie rozliczenia
Efekty biznesowe wdrożenia
Wdrożenie fireTMS z wykorzystaniem otwartego API przyniosło wymierne korzyści:
Oszczędność czasu
Automatyzacja procesów wyeliminowała konieczność przepisywania danych między systemami. Pracownicy zyskali więcej czasu na działania operacyjne i kontrolne, zamiast wykonywania powtarzalnych czynności.
Redukcja błędów
Synchronizacja danych pomiędzy systemami wyeliminowała typowe błędy wynikające z ręcznego przepisywania (np. pomyłki w numerach zleceń czy kwotach faktur).
Przyspieszenie procesu fakturowania
Dzięki integracji, faktury mogą być generowane i przesyłane niemal natychmiast po zakończeniu transportu, co przyspiesza cały cykl rozliczeń.
Lepsze zarządzanie zleceniami
Zespół ma pełny i aktualny wgląd w statusy transportów i dokumentów bez potrzeby logowania się do wielu systemów. Wszystko dostępne jest centralnie w fireTMS.
Podsumowanie
