fireTMS w małej firmie transportowej: automatyzacja pracy i skupienie na rozwoju
W branży transportowo-spedycyjnej nawet małe firmy z ograniczonym zapleczem administracyjnym muszą sprostać wyzwaniom związanym z dużą ilością pracy biurowej i koniecznością szybkiej obsługi zleceń. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych rozwiązań , takich jak fireTMS z asystentem AI, możliwe jest osiągnięcie poziomu automatyzacji i kontroli, który do tej pory był zarezerwowany dla dużych graczy na rynku.
Problem: nadmiar pracy biurowej w małej firmie
Wyzwania branży TSL:
- ręczne wprowadzanie zleceń do systemu
- czasochłonne planowanie tras przejazdu
- konieczność ręcznego przygotowywania i wysyłania dokumentów przewozowych oraz faktur
- trudność w utrzymaniu pełnej kontroli nad dokumentacją i procesami
Rozwiązanie: pakiet Enterprise w fireTMS, mapy Here i aplikacja fireTMS Driver
Firma zdecydowała się na wdrożenie pakietu Enterprise w systemie fireTMS wraz z asystentem AI oraz dodatkowymi narzędziami: mapami Here i aplikacją fireTMS Driver, które oferują:
Automatyczne wprowadzanie zleceń – system posiada asystenta AI, który umożliwia automatyczne wprowadzanie zleceń do systemu w różnych formatach (m.in., PDF, DOCX, JPG, PNG, e-mail). Wystarczy zaimportować plik, a asystent AI przekształci je ładunki.- Optymalne planowanie tras – z wykorzystaniem profesjonalnych map dla pojazdów ciężarowych, uwzględniających ograniczenia tonażowe, zakazy wjazdu, koszty tras, możliwość pominięcia wybranych krajów podczas wyznaczania trasy przejazdu i inne istotne parametry.
- Wysyłkę zleceń bezpośrednio do aplikacji mobilnej kierowcy fireTMS Driver – umożliwia sprawną komunikację na trasie, kontrolowanie zleceń i szybką wymianę informacji, monitorowanie przewozu i przesyłanie dokumentów w postaci załączników do księgowości.
- Automatyczne generowanie faktur – system automatycznie generuje fakturę po zakończeniu zlecenia. fireTMS również monitoruje terminy zapłaty i automatycznie wysyła przypomnienia do klientów.
Efekty biznesowe wdrożenia
Po wdrożeniu fireTMS firma szybko odnotowała znaczące korzyści:
1. Oszczędność czasu
Automatyzacja procesów administracyjnych skróciła czas potrzebny na obsługę zleceń. Zespół mógł skupić się na zadaniach związanych z rozwojem biznesu i budowaniem relacji z klientami.
2. Minimalizacja pracy biurowej
Powtarzalne czynności zostały zautomatyzowane, co znacząco ograniczyło konieczność angażowania pracowników biurowych w procesy wprowadzania danych i wystawiania dokumentów.
3. Lepsza kontrola nad procesami
Dzięki centralizacji danych w jednym systemie firma zyskała pełną przejrzystość procesów transportowych i dokumentacji – od zlecenia po fakturę.
4. Profesjonalizacja obsługi
Mimo małych rozmiarów firma, dzięki zaawansowanym narzędziom i automatyzacji, może świadczyć usługi na wyższym poziomie i lepiej odpowiadać na potrzeby klientów.
5. Skupienie na rozwoju
Czas uwolniony od żmudnej pracy biurowej został przeznaczony na pozyskiwanie nowych klientów, rozbudowę oferty i rozwój floty.