Cum să vă faceți compania de transport și expediere mai competitivă?

Concurența din industria de transport și expediție din România forțează căutarea de sisteme IT moderne. Prin urmare, existența unui program de gestionare a transportului și expedierii de mărfuri devine o necesitate. Aceasta poate reduce erorile, crește eficiența și răspunde mai bine nevoilor clienților. Astăzi vom răspunde la întrebarea cum să folosim digitalizarea și automatizarea pentru a rămâne înaintea concurenței.

Situația pe piața transporturilor din România

Potrivit UNTRR (Uniunea Națională a Transportatorilor Rutieri din România), piața transporturilor rutiere din România a atins o valoare de aproape 19 miliarde de euro în 2023, din care 17 miliarde de euro reprezintă transportul rutier de marfă. Creșterea medie anuală a pieței românești de transport în ultimii 5 ani a fost de 8,5%. Dinamica activității de transport a companiilor românești în Europa este impresionantă, numărul de tone-kilometru atribuibile transportatorilor din țară crescând cu 118% între 2012 și 2022. 

Oportunități și amenințări la adresa industriei de transport și expediție din România

La 1 ianuarie 2025, România a devenit parte a spațiului Schengen. Acest lucru a oferit transportatorilor români o oportunitate uriașă de dezvoltare. Gestionarea rutelor a fost facilitată de eliminarea punctelor de trecere a frontierei cu Bulgaria și Ungaria. Acest lucru înseamnă o reducere semnificativă a timpilor de livrare și un acces mai mare al transportatorilor români la piețele UE. 

În același timp, însă, industria se confruntă cu numeroase provocări. Se estimează că, în 2024, costurile de exploatare ale companiilor de transport vor crește cu aproximativ 15% ca urmare a creșterii accizelor, a asigurărilor, precum și a restricțiilor legate de politica de mediu a UE. În plus, companiile românești se confruntă cu fragmentarea și concurența internă ridicată, inclusiv concurența neloială, și anume companiile care operează pe piața gri. Criza de pe piața muncii se face simțită și ea, cu peste 30.000 de locuri vacante în rândul șoferilor din România.

Digitalizarea cu sistemul de transport și expediere fireTMS ca bază pentru competitivitate

Digitalizarea proceselor devine fundamentală pentru competitivitatea companiilor de transport. Sistemele TMS precum fireTMS permit gestionarea completă a transportului și expedierii într-un singur loc, eliminând necesitatea de a utiliza mai multe instrumente simultan.

Documentare digitală și stocare de date în cloud

Documentația tradițională de transport pe suport de hârtie generează costuri uriașe – asociate cu necesitatea de a tipări, pregăti copii și stoca documente. Trecerea la documentația digitală în fireTMS economisește bani și timp în mod semnificativ – datele specifice pot fi accesate pe un computer în câteva momente. În plus, păstrarea înregistrărilor în cloud elimină riscul de pierdere a documentelor importante. 

Stocarea documentelor în cloud înseamnă că acestea pot fi accesate de oriunde și de pe orice dispozitiv, ceea ce, combinat cu faptul că fireTMS nu necesită instalare pe calculatoare și poate fi utilizat oricând, simplifică foarte mult munca. Acest lucru este deosebit de important pentru companiile care operează în transportul internațional, cum ar fi transportatorii care operează rute europene. Pentru a vedea cum funcționează digitizarea documentației în fireTMS, profitați de oportunitatea de a testa gratuit sistemul.

Asistent AI, de exemplu, import mai ușor de comenzi

Asistentul AI este o altă soluție din fireTMS care simplifică și accelerează munca. Până acum, introducerea comenzilor în sistemul TMS necesita transcrierea plictisitoare a documentelor, ceea ce creștea riscul de erori. În fireTMS, comenzile pot fi importate rapid din scanări sau documente externe în format PDF, JPG, DOCX sau TXT, sau chiar direct din e-mail (fișiere EML). Sistemul va completa automat datele – numele încărcăturii, datele de încărcare și descărcare și adresele, dar și informații suplimentare. Acest lucru economisește timp la transcrierea datelor și reduce semnificativ riscul de erori, accelerând în același timp executarea comenzilor. Asistent AI este, de asemenea, disponibil pentru testare în timpul perioadei de încercare gratuită.

Programarea flotei, planificarea rutelor și limitarea curselor în gol

fireTMS este un sistem a cărui una dintre cele mai importante funcții este planificarea muncii. Cu ajutorul graficelor vehiculelor și ale șoferilor, este ușor să vedeți care este volumul de muncă și este mai ușor să repartizați vehiculele și angajații pentru a prelua sarcinile. Astfel, este mai ușor să se planifice executarea comenzilor și să se selecteze vehiculele și șoferii potriviți pentru aceasta, ceea ce reduce costurile de transport.

Pe de altă parte, hărțile din fireTMS fac posibilă determinarea rutei optime în ceea ce privește timpul de călătorie, lungimea și costul, luând în considerare și taxele de drum. Caracteristicile avansate ale hărților Here înseamnă că, în etapa de planificare, se poate evita trecerea prin țări cu taxe de drum ridicate, traversări cu feribotul și drumuri cu restricții de tonaj. Acest lucru se traduce prin costuri de transport mai mici și economii mari. Ambele funcții pot fi, de asemenea, testate în timpul perioadei de încercare gratuită a fireTMS.

Kilometrajul în gol este, de asemenea, o problemă serioasă pentru companiile de transport. Funcția fireTMS truckMatching ajută la reducerea semnificativă a acestor probleme, deoarece permite asocierea unei comenzi cu un vehicul care se află în apropierea punctului de încărcare și permite, de asemenea, realizarea unei simulări a modificării marjei atunci când este preluată o comandă suplimentară. Acest lucru contribuie, de asemenea, la creșterea veniturilor și la reducerea costurilor de transport.

Monitorizarea transportului și comunicarea cu șoferii

Planificarea cu fireTMS este doar primul pas către creșterea competitivității. La fel de importantă este monitorizarea executării comenzilor și menținerea contactului cu șoferii pe drum. Aplicația mobilă fireTMS Driver permite comunicarea în timp real între dispecer și șofer prin chat. De asemenea, dispecerul poate trimite comenzile șoferului direct în aplicație, ceea ce reduce timpul de răspuns. Șoferul, la rândul său, are opțiunea de a trimite atât documente de comandă, cât și statusuri de pe traseu. În acest fel, este posibil să se accelereze considerabil facturarea expedierilor de marfă finalizate, fără a fi nevoie să se aștepte ca documentația pe hârtie să fie livrată la sediul companiei.

O funcție importantă este Traseele efective, adică monitorizarea în timp real a realizării planului de traseu, care permite controlul costurilor de transport. Dacă vă îndepărtați de coridorul desemnat cu o anumită distanță, dispecerul va fi imediat informat de sistem cu privire la un astfel de eveniment. Acest lucru îi permite să contacteze rapid șoferul pentru a determina cauza și a preveni creșterea costurilor de transport.

Integrări fireTMS cu telematică GPS și soluții externe

fireTMS este un sistem care este integrat cu o serie de telemetrii GPS, făcând posibilă monitorizarea transporturilor în timp real și, pentru unele dintre acestea, importul de date privind consumul de combustibil și stilul de conducere, printre altele. Cu toate acestea, integrarea cu telematica GPS nu este unică pentru sistem. fireTMS este integrat cu e-Factura, platforma de înregistrare a facturilor a ANAF. Acest lucru economisește timp generând fișiere XML și introducându-le manual în e-Factura. Odată ce un astfel de document a fost emis, acesta poate fi înregistrat direct din fireTMS. 

Bursele de transport sunt un alt exemplu de integrare a sistemului cu alte soluții. fireTMS are, de asemenea, propria sa bursă de transport, fireXgo, care face parte din sistem. În plus, datorită API-ului său deschis, acesta poate fi conectat cu ușurință și la alte soluții externe pentru a facilita munca de zi cu zi. 

Automatizarea proceselor în fireTMS

Automatizarea proceselor de afaceri este baza pentru crearea unui avantaj competitiv în domeniul transporturilor. Sistemul fireTMS elimină efectuarea manuală a sarcinilor de rutină și vă permite să vă concentrați pe obținerea, executarea și facturarea comenzilor, precum și pe dezvoltarea strategică a afacerii dumneavoastră.

Gestionarea eficientă și luarea deciziilor de afaceri

fireTMS este un instrument util pentru managerii de companii, deoarece le permite să aibă acces la date actualizate permanent despre operațiunile companiei. Informații precum profitabilitatea comenzilor și a clienților, precum și informații privind productivitatea angajaților, permit luarea rapidă a deciziilor de afaceri pe baza unor informații verificate. 

Rapoarte și analize în timp real

Instrumentele analitice din fireTMS sunt legate de aceasta. Sistemul include rapoarte generate automat privind, printre altele, rentabilitatea și costurile flotei, cifra de afaceri zilnică, comisioanele sucursalelor și ale expeditorilor și veniturile din cursuri specifice. Sistemul arată care comenzi și care clienți aduc cele mai mari venituri și profituri companiei. Toate informațiile sunt disponibile în timp real.

Facturare și colectare automată

Companiile de transport pierd multe ore pe săptămână cu facturarea manuală. În fireTMS, este nevoie de doar câteva clicuri pentru a genera o factură direct de la o comandă finalizată, fără a fi nevoie să transferați datele în software-ul de facturare. Acest lucru simplifică semnificativ munca și accelerează trimiterea facturii și reduce timpul necesar pentru a primi plata. Instrumentele incluse în sistem facilitează, de asemenea, corespondența cu clienții și clienții. Odată ce cutia poștală de ieșire este configurată, este posibil să trimiteți e-mailuri către clienți și clienți cu comenzi sau facturi direct din sistem. De asemenea, permite ca mesajele trimise să fie stocate în sistem.

Deoarece în industria TSL este de asemenea important să se țină cont de termenele de plată și să se asigure colectarea creanțelor, fireTMS permite utilizarea colectării automate a datoriilor. Aceasta elimină necesitatea de a trimite manual memento-uri clienților. Pe baza datei și a detaliilor companiei din factură, sistemul va trimite automat informații despre un termen de plată viitor sau nerespectat.

Pentru a testa impactul automatizării sarcinilor asupra activității dumneavoastră zilnice, puteți începe o perioadă de încercare gratuită de 14 zile.

Flexibilitatea și scalabilitatea sistemului fireTMS

Pe o piață a transporturilor turbulentă, flexibilitatea sistemelor IT determină adesea care companie poate face față cel mai bine schimbărilor. Intrarea în spațiul Schengen și noile reglementări la nivel național și european sunt motive pentru care investiția în soluții IT moderne este o necesitate pentru sectorul în creștere al transporturilor din România.

Implementarea rapidă a fireTMS

Soluțiile fixe tradiționale necesită o investiție considerabilă în infrastructură și o perioadă lungă de implementare. În schimb, o soluție bazată pe cloud, cum ar fi fireTMS, poate fi pusă în funcțiune foarte rapid, deoarece utilizatorul trebuie doar să își creeze un cont în sistem și să plătească pentru un abonament. Toată activitatea poate avea loc pe dispozitivele pe care le dețineți deja, de oriunde aveți acces la internet și în orice moment. Acest lucru este deosebit de important atunci când o companie nu are timp să realizeze o implementare lungă și complexă și nici fondurile necesare pentru dezvoltarea infrastructurii.

Adaptarea la dimensiunea companiei – planuri de abonament

Având în vedere companiile aflate în diferite stadii de dezvoltare, fireTMS oferă planuri de abonament diferențiate. Acest lucru face posibilă adaptarea sistemului la nevoile companiilor mici și mijlocii, dar și ale companiilor mari care primesc comenzi mari. În consecință, soluția este scalabilă, astfel încât modificarea numărului de utilizatori sau a planului în funcție de schimbarea condițiilor de afaceri este simplă.

Avantajele modelului fireTMS în ceea ce privește costurile și asistența

Modelul SaaS în cadrul căruia funcționează fireTMS elimină nevoia de investiții continue în actualizările sistemului și adaptarea costisitoare a infrastructurii companiei la schimbări. Toate actualizările au loc automat pe servere, iar clienții care se conectează pot beneficia aproape imediat de caracteristicile introduse sau îmbunătățite, fără costuri suplimentare. În plus, ca parte a abonamentului, fiecare client are acces la asistență tehnică. De asemenea, merită menționat faptul că fireTMS îndeplinește cele mai înalte standarde de siguranță.

Teste gratuite pentru toată lumea

Orice companie interesată poate testa gratuit fireTMS timp de 14 zile. În acest timp, este posibil să se testeze multe dintre funcțiile sistemului și să se evalueze dacă soluția răspunde nevoilor companiei. Pentru transportatorii români care doresc să crească competitivitatea, aceasta este o modalitate bună de a afla despre posibilitățile soluțiilor IT moderne pentru transport în ceea ce privește reducerea și controlul costurilor și creșterea veniturilor.