Importul facturilor de achiziție din AI și alte noutăți 

Din acest articol veți afla despre următoarele îmbunătățiri și noutăți din sistemul fireTMS:

Importul facturilor de achiziție din AI 

În noua versiune a sistemului, în Contabilitate >> Achiziție >> Înregistrează document nou a fost adăugată opțiunea Importuri AI, care permite încărcarea facturii de achiziție utilizând mecanisme de inteligență artificială. După importarea documentului, sistemul completează automat datele în fereastra de înregistrare a unei noi facturi de achiziție. Utilizatorul poate apoi verifica aceste informații, introduce eventualele corecturi, iar apoi înregistra și aproba factura în sistem. Soluția accelerează procesul de introducere a documentelor și reduce numărul de erori rezultate din transcrierea manuală a datelor.

Atribuirea comenzii la o poziție din factura de achiziție

În vizualizarea de editare a facturii de achiziție înregistrate, am adăugat un nou buton Atribuiți comanda, disponibil la nivelul poziției facturii. Acesta permite asocierea unei poziții existente din factura de achiziție cu o comandă externă a transportatorului respectiv.

Dacă valoarea netă a poziției din factură corespunde cu suma totală pentru transportator din comandă, atribuirea se efectuează fără pași suplimentari. În cazul detectării unei discrepanțe, utilizatorul poate decide dacă să atribuie comanda cu actualizarea sumei din comandă sau să păstreze valoarea actuală. Operațiunea este înregistrată în jurnalul de activitate al facturii de achiziție și, în cazul sincronizării, și în jurnalul de activitate al comenzii.

Această soluție facilitează asocierea documentului de cost cu comanda corespunzătoare a transportatorului imediat după înregistrarea facturii în sistem, ceea ce accelerează procesarea ulterioară a documentelor și organizează decontările.

Anexe în istoricul întreținerii vehiculelor și remorcilor

Am extins fila Istoric serviciu din vizualizarea de editare a vehiculului cu posibilitatea de a adăuga atașamente la înregistrările individuale de service. Fiecărei înregistrări i se pot atribui acum documente, cum ar fi facturi, rapoarte sau fotografii, care pot fi apoi vizualizate, descărcate sau șterse. Anexele sunt afișate direct lângă înregistrarea respectivă într-o coloană separată, similar cu modul de afișare a documentelor în alte secțiuni ale sistemului.

Aceeași funcție a fost disponibilă și în ediția remorcii, unde a apărut fila analogă Istoric serviciu. Astfel, întreaga documentație legată de revizii, reparații și alte evenimente de service poate fi stocată direct lângă o anumită înregistrare, ceea ce facilitează găsirea ulterioară a documentelor necesare și organizează istoricul de service al flotei.

Salvarea modificărilor traseului în șablonul de încărcare

Am făcut posibilă memorarea modificărilor traseului la nivelul șablonului de încărcare (Mărfuri >> Șabloane >> Șabloane de mărfuri) și în timpul introducerii unei noi încărcături – folosind opțiunea Salvați ca șablon. Astfel, expeditorul poate adapta în prealabil traseul și poate utiliza aceste setări pentru transporturile următoare.

Dacă în comandă se află o singură încărcătură, traseul modificat salvat în șablon este transferat automat și în comandă. Această soluție facilitează lucrul cu transporturile repetitive, reduce necesitatea de a seta din nou aceiași parametri și permite pregătirea mai rapidă a comenzii în conformitate cu modul stabilit de realizare a traseului.

Este important de reținut că modificarea traseului efectuată după selectarea unui șablon existent nu actualizează automat șablonul în sine. Pentru a introduce o modificare permanentă, trebuie să editați șablonul direct în setările acestuia.

Locul de emitere a notei de debit configurabil

O altă noutate este posibilitatea de a defini locul de emitere a notei de debit la nivel de sucursală. Până acum, în cazul notelor de debit, sistemul prelua această informație exclusiv din datele companiei completate în sucursală, ceea ce însemna imposibilitatea modificării independente a acesteia. În noua versiune am adăugat această opțiune în Configurare >> Sucursale >> editare sucursală, astfel încât locul de emitere a notelor de debit poate fi acum setat separat, fără a fi necesară modificarea celorlalte date de adresă ale companiei. Această soluție oferă o mai mare flexibilitate la emiterea documentelor și permite o mai bună adaptare a acestora la modul real de funcționare al companiei.

Configurarea globală a câmpurilor obligatorii la adăugarea unei persoane de contact

În noua versiune a sistemului, am introdus posibilitatea de a specifica la nivel global care câmpuri trebuie să fie obligatorii la adăugarea unei noi persoane de contact. Setarea este disponibilă în Configurare >> Configurarea sistemului >> fila General >> câmpul Adăugarea de noi colaboratori, unde se pot indica câmpurile obligatorii: Telefon, Telefon mobil și E-mail. Astfel, datele de contact pot fi completate într-un mod mai organizat și mai coerent încă din etapa introducerii partenerului.

Afișarea punctelor ascunse pe încărcătură și comandă

Am adăugat o nouă casetă de selectare Afișați locurile ascunse în vizualizarea încărcăturii și în editarea punctelor din comandă, care permite afișarea și a acelor puncte care rămân ascunse în mod implicit. Acest lucru se aplică, printre altele, punctelor definite în Gestionare >> Locații >> Tipuri de locații, pentru care nu a fost selectată opțiunea Arată în comandă. Astfel, utilizatorul poate afișa astfel de elemente direct pe încărcătură sau pe comandă, pentru a le verifica sau modifica ulterior. Această soluție este deosebit de utilă, de exemplu, la importul comenzilor din AI, când în date apar elemente suplimentare, cum ar fi formalitățile vamale, care necesită o verificare sau o editare ulterioară.

Extinderea integrării cu GPS AltSol cu descărcarea timpului de lucru al șoferului

Modificarea se referă la integrarea cu GPS AltSol, pe care am extins-o cu preluarea informațiilor privind timpul de lucru al șoferului. Aceste date sunt utilizate în funcția ETA (ora de sosire planificată/estimată), astfel încât calculele iau în considerare nu numai traseul și poziția vehiculului, ci și timpul de lucru al șoferului. Acest lucru permite estimarea mai precisă a timpului de execuție a comenzii, planificarea mai bună a operațiunilor următoare și identificarea din timp a situațiilor în care limitările timpului de lucru pot afecta punctualitatea livrării.

Integrare cu GPS New Apex și 4GPS

Ultima noutate este extinderea listei de integrări telematice disponibile cu furnizorii New Apex și4GPS. Conexiunile pot fi configurate în Configurare>> Configurarea sistemului >> fila Configurare transport>> secțiunea Configurare telematică (GPS). După activarea integrării, pozițiile curente ale vehiculelor din New Apex și 4GPS sunt afișate în fireTMS, iar starea contorului este citită automat (o dată pe zi) și înregistrată în fișele vehiculelor. Astfel, nu mai este necesară introducerea manuală a citirilor de kilometraj, ceea ce facilitează planificarea reviziilor sau controlul exploatării flotei.

Doriți să aflați mai multe despre noutățile descrise în sistem? Contactați-ne.

* Aceste funcții sunt disponibile în anumite planuri.