Import nákupných faktúr z AI a ďalšie novinky 

V tomto článku sa dozviete o nasledujúcich vylepšeniach a novinkách v systéme fireTMS:

Import nákupných faktúr z AI 

V novej verzii systému v sekcii Účtovníctvo >> Nákup >> Registrovať nový dokument sa nachádza možnosť Dovoz umelej inteligencie, ktorá umožňuje načítať nákupnú faktúru s využitím mechanizmov umelej inteligencie. Po importe dokumentu systém automaticky doplní údaje v okne registrácie novej nákupnej faktúry. Používateľ môže následne tieto informácie overiť, vykonať prípadné opravy a potom faktúru zaregistrovať a schváliť v systéme. Toto riešenie urýchľuje proces vkladania dokumentov a obmedzuje počet chýb vyplývajúcich z ručného prepisovania údajov.

Priradenie objednávky k položke na nákupnej faktúre

V zobrazení na úpravu zaregistrovanej nákupnej faktúry sme pridali nové tlačidlo Priradenie objednávky, ktoré je k dispozícii na úrovni položky faktúry. Umožňuje prepojiť existujúcu položku na nákupnej faktúre s externou objednávkou daného dopravcu.

Ak je čistá hodnota položky na faktúre zhodná s celkovou sumou pre dopravcu v objednávke, priradenie prebehne bez ďalších krokov. V prípade zistenia nezrovnalostí sa môže používateľ rozhodnúť, či priradí objednávku s aktualizáciou sumy na objednávke, alebo ponechá súčasnú hodnotu. Operácia sa zaznamenáva do denníka aktivít nákupnej faktúry a v prípade synchronizácie aj do denníka aktivít objednávky.

Toto riešenie uľahčuje prepojenie nákladového dokladu s príslušnou objednávkou dopravcu už po zaregistrovaní faktúry v systéme, čo urýchľuje ďalšie spracovanie dokladov a sprehľadňuje zúčtovania.

Prílohy v histórii servisu vozidiel a návesov

Rozšírili sme kartu História servisov v zobrazení úprav vozidla o možnosť pridávať prílohy k jednotlivým servisným záznamom. Ku každému záznamu je teraz možné priradiť dokumenty, ako napr. faktúru, protokol alebo fotografie, a následne si ich prezrieť, stiahnuť alebo odstrániť. Prílohy sa zobrazujú priamo pri danom zázname v samostatnom stĺpci, podobne ako pri zobrazovaní dokumentov na iných miestach systému.

Tú istú funkciu sme sprístupnili aj v editácii návesu, kde sa objavila analogická záložka História servisov. Vďaka tomu môže byť celá dokumentácia súvisiaca s prehliadkami, opravami a inými servisnými udalosťami uložená priamo pri konkrétnom zázname, čo uľahčuje neskoršie vyhľadávanie potrebných dokumentov a sprehľadňuje históriu údržby vozového parku.

Ukladanie zmien trasy v šablóne nákladu

Umožnili sme ukladanie zmien trasy na úrovni šablóny nákladu (Náklady >> Šablóny >> Šablóny nákladov) a pri vkladaní nového nákladu – pomocou možnosti Uložiť ako šablónu. Vďaka tomu môže špeditér vopred prispôsobiť trasu a tieto nastavenia využiť pri ďalších prepravách.

Ak sa v objednávke nachádza len jeden náklad, upravená trasa uložená v šablóne sa automaticky prenesie aj do objednávky. Toto riešenie uľahčuje prácu s opakovanými prepravami, obmedzuje nutnosť opätovného nastavovania tých istých parametrov a umožňuje rýchlejšie pripraviť objednávku v súlade s dohodnutým spôsobom realizácie trasy.

Je potrebné mať na pamäti, že zmena trasy vykonaná už po výbere existujúcej šablóny automaticky neaktualizuje samotnú šablónu. Ak chcete zaviesť trvalú zmenu, je potrebné šablónu upraviť priamo v jej nastaveniach.

Konfigurovateľné miesto vystavenia debetnej poznámky

Ďalšou novinkou je možnosť definovať miesto vystavenia faktúry na úrovni pobočky. Doteraz v prípade oznámení o dlhu systém čerpal túto informáciu výlučne z údajov spoločnosti vyplnených v pobočke, čo znamenalo nemožnosť jej nezávislej zmeny. V novej verzii sme túto možnosť pridali do Konfigurácia >> Pobočky >> úprava pobočky, vďaka čomu je teraz možné miesto vystavenia oznámení o dlhu nastaviť samostatne, bez nutnosti meniť ostatné adresné údaje firmy. Toto riešenie poskytuje väčšiu flexibilitu pri vystavovaní dokumentov a umožňuje lepšie ich prispôsobiť skutočnému spôsobu fungovania firmy.

Globálna konfigurácia povinných polí pri pridávaní kontaktnej osoby

V novej verzii systému sme sprístupnili možnosť globálneho určenia, ktoré polia majú byť povinné pri pridávaní novej kontaktnej osoby. Toto nastavenie je dostupné v Konfigurácia >> Konfiguračné dáta systému >> záložka Všeobecné >> pole Zadávání dodavatelů, kde je možné označiť povinné polia: Telefón, Mobilný telefón a E-mail. Vďaka tomu je možné kontaktné údaje dopĺňať prehľadnejším a ucelenejším spôsobom už vo fáze zadávania dodávateľa.

Zobrazenie skrytých miest na náklade a objednávke

Pridali sme nové zaškrtávacie políčko Zobraziť skryté miesta v zobrazení nákladu a pri úprave bodov v objednávke, ktoré umožňuje zobraziť aj tie body, ktoré sú štandardne skryté. Týka sa to okrem iného bodov definovaných v Súbory >> Miesta >> Typy miest, pre ktoré nebola zaškrtnutá možnosť Zobraziť na objednávke. Vďaka tomu môže používateľ tieto položky zobraziť priamo na náklade alebo objednávke a následne ich overiť alebo upraviť. Toto riešenie je obzvlášť užitočné napr. pri importe objednávok z AI, keď sa v údajoch objavujú dodatočné položky, ako sú colné vybavenia, ktoré vyžadujú ďalšiu kontrolu alebo úpravu.

Rozšírenie integrácie s GPS AltSol o sťahovanie údajov o pracovnom čase vodiča

Zmena sa týka integrácie s GPS AltSol, ktorú sme rozšírili o sťahovanie informácií týkajúcich sa pracovného času vodiča. Tieto údaje sa využívajú vo funkcii ETA (plánovaný/odhadovaný čas príchodu), vďaka čomu výpočty zohľadňujú nielen trasu a polohu vozidla, ale aj pracovný čas vodiča. To umožňuje presnejšie odhadnúť čas realizácie objednávky, lepšie plánovať ďalšie operácie a včas zachytiť situácie, v ktorých môžu obmedzenia pracovného času ovplyvniť včasnosť dodávky.

Integrácia s GPS New Apex a 4GPS

Poslednou novinkou je rozšírenie zoznamu dostupných telematických integrácií o dodávateľov New Apex a4GPS. Pripojenia je možné nakonfigurovať v Konfigurácia >> Konfigurácia systému >> záložka Konfigurácia dopravy >> sekcia Konfigurácia telematiky (GPS). Po aktivácii integrácie sa aktuálne polohy vozidiel z New Apex a 4GPS zobrazujú v fireTMS a stav tachometra sa automaticky (raz denne) odčíta a uloží do kartoték vozidiel. Vďaka tomu nie je potrebné ručné zadávanie údajov o najazdených kilometroch, čo uľahčuje plánovanie prehliadok alebo kontrolu prevádzky vozového parku.

Chcete sa dozvedieť viac o popísaných novinkách v systéme? Kontaktujte nás.

* Tieto funkcie sú k dispozícii vo vybraných balíkoch.