Ako vybaviť dopravnú objednávku vo fireTMS: sprievodca krok za krokom

Vybavenie dopravnej objednávky je zložitý proces, oveľa zložitejší než vytvorenie súboru PDF s informáciami a jeho odoslanie vodičovi. V praxi ide o celý reťazec činností: od zozbierania všetkých údajov, cez ich zaslanie dopravcovi alebo vodičovi, naplánovanie trasy, kontrolu realizácie, až po fakturáciu a vyúčtovanie. Vo fireTMS sa tento proces zvláda jednoducho. Ako prakticky vyzerá vybavenie dopravnej objednávky v našom systéme? 

Import objednávky a doplnenie všetkých údajov

Spracovanie každej dopravnej objednávky sa začína zozbieraním kompletných údajov pred zaslaním informácií vodičovi. fireTMS má nástroje, ktoré umožňujú rýchlejšie zozbierať všetky dôležité informácie a vďaka tomu efektívnejšie začať vybavovať objednávku. Systém umožňuje rýchle zadávanie údajov zo súborov PDF, JPG, PNG, GIF, TIFF, DOCX, TXT, ODT do systému pomocou asistenta AI. Vďaka tomu je možné importovať kľúčové informácie o náklade, vrátane:

• názvy nákladu
• dátumy nakládky a vykládky,
• adresy nakládky a vykládky spolu s názvami firiem,
• rozmery a hmotnosť nákladu,
• číslo nákladu zákazníka.  

Vďaka čomu šetríte čas aj energiu, ktorú vkladáte pri ručnom zadávaní údajov a zároveň minimalizujete riziko chýb pri prepisovaní. Stačí len keď skontrolujete, či importované informácie súhlasia s údajmi v pôvodnom súbore, a dodáte náklad. 

Vytvorenie dopravnej objednávky

Na základe zadaného nákladu môžete vytvoriť novú dopravnú objednávku. Objednávka vytvorená vo fireTMS okrem údajov o zásielke (vrátane finančných údajov) obsahuje aj počiatočný odhad nákladov na dopravu. K objednávke môžete priložiť aj prílohy v elektronickej podobe, vrátane CMR a iných dôležitých dokumentov.  

Výber vozidla a vodiča

Vo zobrazení objednávky môžete vybrať vozidlo a vodiča podľa kritérií zásielky, ktoré zohľadňujú požiadavky objednávateľa. Môže ísť o požiadavku na konkrétny typ vozidla, návesu alebo prívesu, ako aj o informácie týkajúce sa prepravy nebezpečného nákladu, ktoré majú vplyv na vykonanie objednávky. Výber vozidla a vodiča je prepojený s harmonogramom vozidiel a vodičov, čím sa vyhnete situácii, že jedno vozidlo sa priradí k dvom prekrývajúcim sa objednávkam na rôznych trasách.

Ak má harmonogram vozidiel a tým aj vznik dopravných objednávok správne fungovať, je potrebné si do databázy vo fireTMS pridať svoje vozidlá aj vodičov. 

Výber trasy

V tomto kroku už môžete naplánovať trasu a vybrať vhodné vozidlo a vodiča. Plánovanie trás môžete vykonať pomocou nástroja mapy –fireTMS už sám navrhne trasu na základe údajov z nákladu. Môžete ju aj upravovať výberom vhodnejších variantov (dostupné možnosti: najkratšia, najlacnejšia, najrýchlejšia), a v prípade používania máp Here môžete nastaviť vyhýbanie sa štátom, cez ktoré nechcete prechádzať, spoplatneným cestám alebo trajektovým prepravám. Mapy Here dokážu aj presne naplánovať trasu tak, že bude zohľadňovať miestne dopravné obmedzenia, napríklad hmotnostné limity na cestách. 

Po pridaní vozidla a vodiča a po schválení trasy vozidla môžete pokračovať a zaslať objednávku vodičovi SMS správou alebo pomocou mobilnej aplikácie fireTMS Driver. 

Proces tvorby dopravných objednávok vo fireTMS:

• šetrí čas pri prepisovaní údajov z nákladu a iných dokumentov,
• zozbiera všetky údaje o objednávke na jedno miesto,
• jednoduchým spôsobom naplánuje trasu,
• rýchlo vyberie dostupne vozidlo v danom termíne vhodné na realizáciu objednávky,
• pošle kompletné údaje vodičovi priamo zo systému.

Sledovanie realizácie objednávky a komunikácia

Na základe takto pripravenej dopravnej objednávky, ktorú ste odoslali vodičov môžete začať s realizáciou služby. V tomto kroku je veľmi dôležité nielen sledovať stav plnenia objednávky, ale aj možnosť udržiavať neustály kontakt so zákazníkom a vodičom. Tieto funkcie sú dostupné aj vo fireTMS a umožňujú výrazné zjednodušenie tohto kroku spracovania dopravnej objednávky.

Kontrola stavu realizácie objednávky

Vďaka integrácii fireTMS s poskytovateľmi telematiky GPS môžete  neustále sledovať polohu vozidla, čo umožňuje rýchlo zistiť stav prepravy. Zistenie polohy vozidla môžete aj prostredníctvom aplikácie fireTMS Driver – systém v tomto prípade registruje miesto kde sa nachádza telefón s aplikáciou. Obrovským uľahčením pre dispečerov je aj automatické informovanie fireTMS o tom, že vozidlo sa blíži k miestam nakládky a vykládky na základe údajov poskytovaných telematikou GPS. 

Informácie o tom, či sa vozidlo približuje alebo vzďaľuje z miesta nakládky alebo vykládky: 

• „Priblížil sa k miestu”, keď sa vozidlo nachádza 10 kilometrov od miesta nakládky alebo vykládky, 
• „Vzdialil sa z miesta” v prípade, že sa vozidlo vzdialilo viac než 20 kilometrov bez vykonania činností na uvedených miestach. 

Dodatočnou funkciou vo fireTMS, ktorá pomáha sledovať prepravu, sú Skutočné trasy. Vďaka tejto funkcii môžete nastaviť povolenú šírku dopravného koridoru, a po tom ako vodič vyjde z vytýčeného koridoru systém automaticky odošle upozornenie. To umožňuje takmer okamžite kontaktovať vodiča a objasniť situáciu, čím sa zabráni zbytočnému najazdeniu ďalších kilometrov a zvýšeniu nákladov na dopravu.

Rýchle informovanie zákazníka o stave objednávky

Veľmi dôležitou súčasťou spracovania objednávky je udržiavanie kontaktu so zákazníkom. Žiaľ, kontakt s klientom sa často rieši ručným odosielaním e-mailov alebo telefonátmi, čo je časovo náročné a odvádza zamestnancov od ich úloh. Zákaznícky panel vo fireTMS je riešením, ktoré automatizuje kontakt so zákazníkom vo veci objednávky, pretože zákazník má prístup k automaticky aktualizovaným údajom o stave svojich objednávok. Tým pádom si môže kedykoľvek overiť, v akom štádiu sa nachádza doprava jeho tovaru. Okrem toho si môže zákazník z panela stiahnuť dopravné dokumenty ale aj  zadať ďalšie objednávky.

Neustály kontakt s vodičom

Veľmi dôležitou súčasťou spracovania dopravnej objednávky je aj kontakt s vodičom. fireTMS to je možné prostredníctvom mobilnej aplikácie fireTMS Driver. Táto aplikácia umožňuje udržiavať neustály kontakt počas trasy – zo strany dispečera, ktorý môže zasielať objednávky vodičovi, ale aj zo strany vodiča, ktorý má možnosť rýchlo odosielať dokumenty, napríklad skeny CMR, čím sa urýchľuje vystavenie faktúry a vyúčtovanie objednávky. Aplikácia fireTMS Driver je užitočná aj v prípade nečakaných udalostí na cest. Umožňuje tak rýchlejšie a efektívnejšie reagovať na oneskorenia spôsobené nielen podmienkami na ceste (dopravné zápchy, zlé počasie), ale aj osudovými situáciami, napríklad poruchami vozidiel. 

Aké výhody prináša používanie fireTMS v oblasti sledovania dopravy a komunikácie?

• Aktuálny prístup k stavom plnenia objednávky – pre dispečera aj pre zákazníka
• Úspora času vďaka automatickému informovaniu zákazníkov o zmene stavov ich  objednávok v paneli zákazníka.
• Úspora peňazí vďaka upozorneniam ak vodič opustí vytýčený dopravný koridor.
• Rýchlejšia reakcia na neočakávané udalosti na trase.
• Lepšia komunikácia medzi vodičmi a dispečermi vďaka mobilnej aplikácii fireTMS Driver.

Vystavenie faktúry a vyúčtovanie objednávky

Posledným krokom spracovania dopravnej objednávky je vystavenie faktúry a vyúčtovanie objednávky. fireTMS poskytuje nástroje, ktoré umožňujú nielen jednoduché vystavenie faktúry, ale aj automatizované sledovanie termínov ich splatnosti.

Hlavnou výhodou je, že fireTMS umožňuje vystaviť faktúru priamo z už uzavretej objednávky v systéme. Po doručení všetkých potrebných dokumentov, napríklad CMR, môže zamestnanec vystaviť faktúru na základe údajov z objednávky. Stačí už len skontrolovať správnosť údajov na faktúre a potvrdiť jej vystavenie.

Po vystavení faktúry ju môžete odoslať zákazníkovi a zároveň sledovať termín jej splatnosti podľa údajov uvedených na faktúre. Vďaka funkcii automatického vymáhania pohľadávok dokáže fireTMS odosielať zákazníkovi automatické e-maily s pripomienkou o blížiacom sa alebo prekročenom termíne splatnosti. Tým pádom zamestnanci nemusia strácať čas zdĺhavým sledovaním kalendárov a písaním pripomínajúcich e-mailov.

Aké výhody prináša používanie fireTMS pri vystavovaní faktúr a vyúčtovaní objednávok?

• Rýchlejšie vystavovania faktúr vďaka možnosti generovať ich priamo z uzavretých objednávok.
• Zlepšenie peňažného toku – čím rýchlejšie je faktúra vystavená a odoslaná zákazníkovi, tým rýchlejšie zákazník zaplatí za službu.
• Úsporu času zamestnancov, ktorí nemusia manuálne vystavovať faktúry ani odosielať informácie o termíne splatnosti.
• Dôslednosť systému – automatizácia vymáhania pohľadávok zaručí, že informácia o platbe za každú vykonanú objednávku bude zákazníkovi odoslaná.

Zhrnutie: spracovanie objednávok vo fireTMS

fireTMS je komplexný systém riadenia dopravy, ktorý umožňuje úplné a plynulé spracovanie objednávok na každom kroku ich realizácie. Okrem toho systém obsahuje množstvo nástrojov, ktoré nielenže pomáhajú zadávať údaje, vybrať vozidlo a vodiča, plánovať trasy a komunikovať s vodičmi na trase, ale aj umožňujú automatizáciu mnohých úloh, ako je sledovanie stavov prepráv, kontakt so zákazníkmi či vystavovanie faktúr a vyúčtovanie objednávok.

Chcete zistiť ako prakticky vyzerá spracovanie objednávok vo fireTMS? Založte si bezplatný účet a vyskúšajte 14-dňové skúšobné obdobie systému, počas ktorého spoznáte jeho najdôležitejšie funkcie.