Je to ten správny čas na zavedenie systému TMS? Kedy a ako sa pripraviť

Ešte pred pár rokmi sa systémy TMS vnímali ako nástroje určené najmä pre veľké dopravné a špedičné firmy. Spolu s rozvojom dopravného trhu, rastúcou konkurenciou a vyššími nárokmi zákazníkov sa systémy TMS stali bežné aj v menších a stredných dopravných firmách. Dôvod je jednoduchý: v podmienkach rastúceho počtu zákaziek a tlaku na náklady prestáva byť ručné riadenie dopravy efektívne. Za takýchto podmienok si mnohí majitelia dopravných firiem začínajú klásť otázku, či už prišiel ten správny čas na zavedenie systému na riadenie dopravy. Odpoveď nie je vôbec jednoduchá, no existujú jasné signály, že ďalšia práca v Exceli môže nakoniec stáť viac než zavedenie systému TMS.

TMS ako odpoveď na reálne problémy vo firme

Na úvod treba zdôrazniť, že systém TMS nie je len doplnkom k práci vo firme, ktorý pomôže vyriešiť pár problémových úloh. Práve naopak, je to nástroj, ktorý usporiada celú každodennú prácu, predovšetkým v oblastiach, kde rastúci rozsah činností začína spôsobovať problémy, ako sú chyby alebo meškania.

V praxi sa práca bez TMS opiera o niekoľko nástrojov:

• tabuľky, e‑maily a papierová dokumentácia ako zdroje údajov o činnosti firmy,
• telefón a e‑mail na kontakt so zákazníkmi a vodičmi,
• ďalšie programy na vedenie dokumentácie, napríklad textové editory, fakturačné nástroje a účtovníctvo.

Navyše časť procesov stojí na individuálnych vedomostiach zamestnancov, čo je problém vo chvíli, keď takýto pracovník odíde na dovolenku, je na péenke alebo podá výpoveď a odíde.

Pritom systém TMS umožňuje zhromažďovať a spracúvať všetky kľúčové informácie v jednom nástroji a prepájať tento systém so špecializovanými programami (napríklad účtovnými) či GPS telematikou. Tým pádom sa najväčšia zmena netýka technológie, ale spôsobu práce, ktorý sa stáva prehľadnejším, predvídateľnejším a merateľnejším. 

Prvý signál: strata kontroly nad každodennou prácou vo firme

Jednou z najčastejších situácií, ktoré vedú k rozhodnutiu zaviesť systém TMS, je zistenie majiteľa, že stráca prehľad o dianí vo firme.

Aké môžu byť príznaky tejto situácie?

• Čoraz ťažšie je možné rýchlo skontrolovať stav objednávky
• Údaje sa nachádzajú z rôznych súboroch a systémoch
• Správy vznikajú na základe neúplných alebo neaktuálnych údajov, prípadne s oneskorením.

Takáto situácia vedie k vážnejším problémom ako sú, nesprávne obchodné rozhodnutia, strata kontroly nad nákladmi či ťažkosti s reagovaním na zmeny.

Riešením je v tomto prípade centralizácia údajov, teda zhromažďovanie údajov v jednom mieste v reálnom čase. Vďaka tomu sa dá rýchlo a spoľahlivo zistiť, aké sú stavy objednávok, aké sú v danej chvíli prevádzkové náklady a na základe automaticky tvorených a aktualizovaných správ vyvodiť racionálne rozhodnutia.

Druhý signál: rozvoj firmy začína spôsobovať chaos

Rast rozsahu činnosti, hoci je znakom úspechu, často zároveň odhaľuje slabé stránky firmy a jej nízku odolnosť na zvýšený dopyt po službách.

Viac objednávok znamená:

• viac telefonátov a e-mailov,
• väčšie riziko chýb,
• narastajúcu zaťaž pre zamestnancov,
• menej času na iné úlohy okrem vybavovania objednávok.

Skôr či neskôr si firma musí položiť otázku, má obslúžiť viac zákazníkov spôsobom, že zamestná ďalších zamestnancov.  Keďže dopyt v odvetví kolíše podľa sezóny, môže sa ukázať, že v horších obdobiach budú títo noví zamestnanci predstavovať len náklady. 

Riešením je zlepšenie efektivity vďaka TMS, ktoré túto situáciu zásadne mení. Automatizácia opakujúcich sa úloh, ako je importovanie objednávok, plánovanie trás alebo sledovanie dopravy umožňuje rozšíriť rozsah činnosti a zároveň udržať vysokú efektivitu práce.

Tretí signál: chýbajúce informácie o ziskovosti objednávok

Ide o jeden z najviac podceňovaných problémov v dopravnom odvetví. Vyplýva to z presvedčenia, že keď zákazky prinášajú zisk, nie je potrebné ich ďalej analyzovať. Môže sa ale stať, že objednávky začnú generovať vyššie náklady než prinášať zisky, a vtedy je firma v strate.

Z čoho môže vyplývať tento problém?

• Časť objednávok je stratová
• Niektorí zákazníci sú stratoví
• Náklady na obsluhu objednávok sú podhodnotené

Bez TMS je detailná analýza ziskovosti zdĺhavá a náchylná na množstvo omylov. Systém pritom umožňuje automaticky zbierať údaje o nákladoch a príjmoch z faktúr, ktoré sa po spracovaní do prehľadnej správy dajú využiť na analýzu ziskovosti objednávok. Vďaka tomu sa firma môže vzdať určitých typov zákaziek alebo obsluhy zákazníkov, ktorí prinášajú stratu, a získať viac takých, ktorí sú ziskovejší – a to na základe presných údajov z objednávok.

Prečo firmy otáľajú so zavedením TMS

Aj napriek jasným signálom, ktoré do firmy každý deň prichádzajú, sarozhodnutie o zavedení TMS často odkladá. Dôvody sú väčšinou podobné.

Prvým je presvedčenie, že zavedenie systému bude zložité a časovo náročné. V praxi sú však cloudové systémy na riadenie dopravy, také ako fireTMS, navrhnuté tak, aby bolo možné začať pracovať vo veľmi krátkom čase od rozhodnutia o kúpe.

Druhým dôvodom je obava z reakcie zamestnancov. Zmena nástroja znamená zmenu návykov, čo prirodzene vyvoláva nespokojnosť. Avšak vo väčšine prípadov zamestnanci rýchlo ocenia zjednodušenie práce. Najmä keď systém eliminuje opakujúce sa a časovo náročné úlohy, ktoré treba vykonávať ručne (ako je napríklad import zákaziek alebo plánovanie trás).

Tretím dôvodom sú náklady na kúpu a zavedenie. Oplatí sa však pozrieť sa na túto investíciu v kontexte strát vyplývajúcich z chýbajúceho systému: opakujúce sa chyby zamestnancov, nízka efektivita, ktorá má vplyv na konkurencieschopnosť a stratené objednávky.

Ako sa správne pripraviť na zavedenie systému na riadenie dopravy

Úspech zavedenia TMS závisí nielen od výberu systému, ale predovšetkým od dobrej organizácie tohto procesu.

Prvým krokom by mala byť analýza súčasných procesov. Nejde o tvorbu zložitých diagramov, ale o skutočné pochopenie toho, ako naozaj vyzerá práca vo firme, kde dochádza k oneskoreniam, k chybám, a ktoré úlohy sú zbytočne časovo náročné.

Druhým krokom je určenie cieľa. Zavedenie systému len na zlepšenie imidžu firmy zriedka kedy prináša očakávané výsledky. Preto je potrebné si jasne definovať ciele, napríklad skrátenie času spracovania objednávky, zvýšenie počtu vybavených objednávok alebo celkového objemu dopráv, prípadne zlepšenie rentability. Vďaka tomu možno pravidelne merať skutočnú hodnotu zavedenia systému.

Tretím prvkom je angažovanosť zamestnancov. Zapojenie zamestnancov do procesu testovania a výberu nástroja výrazne zvyšuje šancu na jeho dobré prijatie, plnohodnotné využitie všetkých funkcií a dosiahnutie stanovených cieľov.

Zavedenie v praxi: rýchlejšie, než by sa mohlo zdať

V prípade moderných cloudových systémov, ako je fireTMS, sa zavedenie vôbec nepodobá na niekoľkomesačné IT projekty známe z veľkých dopravných a logistických firiem.

Proces zavedenia najčastejšie vyzerá takto:

• testovanie systému,
• rozhodnutie o kúpe systému,
• založenie účtu a základná konfigurácia,
• zaškolenie zamestnancov
• zadanie údajov, napríklad zákazníkov, vozidiel, vodičov či objednávok,
• spustenie práce v systéme TMS.

Kľúčové je, že firma nemusí v tomto procese spomaľovať svoju bežnú činnosť, pretože takýto systém je možné zavádzať postupne a priebežne presúvať agendu do TMS.

Čo sa zmení zavedením TMS?

Predovšetkým majiteľ firmy alebo manažéri získajú komplexný prehľad o údajoch firmy. Na druhej strane zamestnanci môžu ušetriť pracovný čas tým, že sa zbavia zdĺhavých a časovo náročných úloh, ako je zadávanie objednávok či sledovanie platieb.

Tým sa zásadne mení spôsob riadenia aj každodenná práca:

• je jasné, ktoré objednávky sú ziskové a ktorým sa treba vyhýbať,
• plánovanie práce je jednoduchšie,
• zamestnanci vykonávajú svoje úlohy efektívnejšie,
• rýchlejšie reagujú na problémy,
• nedochádza i informačnému chaosu.

Treba tiež pamätať na to, že firma dokáže vybaviť viac objednávok bez toho, aby musela primerane zvyšovať počet zamestnancov.

Na záver: je to ten správny čas na zavedenie systému TMS?

Systém TMS sa stáva základným pracovným nástrojom v dopravných a špedičných firmách. Pomocou tohto nástroja je možné nielen optimalizovať konkrétne oblasti, ale zásadne zmeniť celý model riadenia dopravy vo firme. V tomto prípade sú kľúčové komplexné a aktuálne údaje o činnosti firmy a možnosť rýchlo prijímať racionálne rozhodnutia.

Takže, keď firma rastie, a jej majitelia alebo manažéri začínajú narážať na limity v organizácii práce, na chaos pri spracovaní objednávok, problémom sa stáva okamžitý prístup k údajom, nie je možné jednoznačne určiť, na čom firma najviac zarába, potom  pravdepodobne nastal tensprávny čas na zavedenie systému na riadenie dopravy.

Ak chcete zaviesť systém riadenia dopravy, vyskúšajte komplexný systém fireTMS,  ktorý vám pomôže s importom a spracovaním objednávok, s plánovaním a optimalizáciou trás, s monitorovaním prepráv, ako aj s vystavovaním faktúr a vyúčtovaním zákaziek.  Vytvorte si bezplatný účet fireTMS a využite 14-dňové bezplatné skúšobné obdobie.