Excel alebo TMS čo je lepšie pre dopravnú firmu? Čo sa v skutočnosti viac oplatí

V mnohých dopravných firmách zohrávajú tabuľky v Exceli dlhé roky úlohu hlavného nástroja na riadenie operatívnych procesov. Pomáhajú plánovať objednávky, kontrolovať náklady a pripravovať základné správy. Spočiatku toto riešenie funguje celkom dobre, najmä v menších organizáciách, kde je počet objednávok obmedzený a tím tvorí len niekoľko zamestnancov. Ťažkosti sa začnú objavovať vtedy, keď firma začne rásť. V určitej  chvíli už Excel prestane byť pohodlným nástrojom a začína predstavovať úzke miesto, ktoré spomaľuje operatívne procesy. Treba si jasne povedať, že Excelové tabuľky sú skvelým analytickým nástrojom, ale neboli navrhnuté na riadenie dopravných procesov. Na rozdiel od systémov triedy TMS (Transport Management System).

Excel ako systém riadenia dopravy: kde začína riziko

V mnohých dopravných firmách tabuľky časom prestanú byť len ako pomocný nástroj a začnú plniť funkciu centrálneho systému riadenia podniku. Práve v tabuľkách sa zhromažďujú všetky informácie o objednávkach, vozidlách, nákladoch a dokumentoch, ale aj fakturačné údaje a údaje o stavoch platieb. Na prvý pohľad môže všetko fungovať bez problémov. Ťažkosti nastávajú vo chvíli, keď sa spolu s rozvojom firmy začnú komplikovať aj procesy.

Plánovanie objednávok v Excelových tabuľkách

Plánovanie dopravy v tabuľkách často spočíva na ručnom zadávaní údajov. V praxi sa to prejaví narastajúcim informačným a organizačným chaosom.

Aké riziká prináša plánovanie objednávok v Exceli?

• Objavuje sa viacero verzií tých istých súborov, ktoré putujú medzi pracovníkmi a končia uložené na rôznych počítačoch.
• Riziko práce s neaktuálnou verziou dokumentu.
• Riziko chýb pri ručnom zadávaní údajov do tabuliek.

Najväčšou slabinou tohto spôsobu plánovania objednávok je predovšetkým chýbajúca centrálna databáza informácií potrebná na správnu tvorbu dokumentov a efektívne riadenie práce. 

 Sledovanie dopravy pomocou tabuliek: je to vôbec možné?

Sledovanie realizácie objednávok v prípade, že firma nemá TMS systém, prebieha roztriešteným spôsobom. Vyžaduje si to od zamestnancov ručné aktualizovanie tabuliek na základe informácií získaných z viacerých zdrojov: od vodiča telefonicky, cez SMS, e‑mail, iné komunikátory či z GPS panelov, kde sa zhromažďujú údaje z trasy. Všetky tieto informácie je potrebné zozbierať, správne spracovať a až potom zapísať do tabuľky, čo predstavujeriziko chýb pri prepisovaní a zároveň si vyžaduje veľké množstvo práce.

Riadenie dokumentov bez systému TMS

Dôležitým prvkom efektívneho riadenia objednávok je aj správne uchovávanie dokumentov, ako sú napríklad CMR, licencie, potvrdenia alebo aj faktúry. Dokumentácia vo firmách, ktoré pracujú s tabuľkami, sa zvyčajne uchováva paralelne na lokálnych diskoch vo firme a zároveň v papierovej podobe. V dôsledku toho je náročné nájsť správne dokumenty a overiť ich úplnosť, keďže údaje sú roztrúsené na viacerých miestach a často nie sú dostupné vo chvíli, keď ich má pracovník spracovať.

Fakturácia v modeli založenom na Exceli

Aj fakturácia služieb poskytovaných pomocou programu Excel prestáva byť efektívna vo chvíli, keď firma dosiahne väčší rozsah operácií. Je to spojené s ručným vypisovaním faktúr na základe údajov z tabuliek, ručným prepisovaním dát z tabuliek do účtovných systémov a zároveň s rizikom chýb spôsobených nejednotnou databázou informácií vo firme. 

Správy v Exceli

Správy vytvárané v tabuľkách môžu byť nepochybne detailné, prehľadné a užitočné, ale majú jednu veľmi závažnú chybu. Príprava a aktualizácia takýchto správ si vyžaduje ručné prenášanie údajov, čo spôsobuje, že kľúčové rozhodnutia o objednávkach aj strategické rozhodnutia firmy môžu byť značne oneskorené a na základe neaktuálnych údajov.

Aké problémy sa najčastejšie vyskytujú v modeli založenom na Exceli?

Najčastejšie problémy v opísanom modeli fungovania firmy založenom na práci s tabuľkami sú:

• chýbajúca jednotná verzia súborov a údajov,
• nutnosť manuálneho prepisovania údajov,
• riziko chýb vo vzorcoch, ktoré skresľujú interpretáciu údajov,
• chýbajúce nástroje na kontrolu správnosti dát,
• chýbajúce riadenie kto môže mať prístup k súborom,
• problémy pri raste zamestnancom alebo pri delegovaní úloh na ďalších pracovníkov.

Treba pritom podotknúť, že samotný Excel nie je problémom. Je to veľmi užitočný a spoľahlivý nástroj na analýzu dát. Problém vzniká vtedy, keď tabuľka začne plniť úlohu hlavného riadiaceho systému v dopravnej firme.

Čím sa líši TMS od Excelu

Systém TMS (Transport Management System) je riešenie určené špeciálne pre dopravné firmy a pre podporu procesov, ktoré v nich prebiehajú. Predovšetkým je tento systém založený na centrálnej a jednotnej databáze, ktorá zhromažďuje všetky informácie o dopravnej činnosti firmy: od nákladov a objednávok, cez plánované a realizované trasy prepráv, údaje získané z GPS a iných komunikačných kanálov s vodičmi, až po fakturáciu a informácie o vyúčtovaniach. 

V praxi to znamená, že v jednom systéme sa nachádzajú vzájomne prepojené informácie o:

• nákladoch,
• dopravných objednávkach,
• vozidlách,
• vodičoch,
• obchodných partneroch,
• dopravných nákladoch,
• faktúrach a vyúčtovaniach.

Automatická kontrola údajov v systéme TMS

Systémy TMS majú zabudované kontrolné mechanizmy na overovanie údajov, ktoré pomáhajú vychytávať chyby. Vďaka tomu klesá riziko vystavenia neúplných dokumentov alebo ich nesprávneho vyplnenia prakticky na nulu. 

Ako príklad fungovania kontrolných mechanizmov možno vymenovať:

• zablokovanie vystavenia faktúry pri neúplných údajoch,
• skontrolovanie, či údaje o trase a nákladoch v objednávke sa zhodujú.

Údaje sa do systému zapisujú len raz,  napríklad informácie o vozidle uložené v kartotéke sa po výbere daného vozidla zo zoznamu automaticky prenesú do objednávky.

Integrácia TMS s inými systémami

Moderné TMS riešenia sú už integrované alebo podporujú integráciu s rôznymi nástrojmi používanými v rámci dopravných firiem. Medzi tieto externé riešenia možno zaradiť:

• GPS telematiku,
• účtovné a finančné softvéry,
• dopravné burzy.

Vďaka tomu sa údaje v určenom rozsahu a v konkrétnych situáciách automaticky prenášajú medzi integrovanými nástrojmi a systémom TMS, čo eliminuje potrebu ich ručného prepisovania.

Automatizácia procesov pre dopravné spoločnosti vďaka systému

S využitím systému TMS je možné automatizovať veľkú časť pracovných úkonov. Niektoré z nich, ktoré nevyžadujú dodatočnú kontrolu zo strany používateľa, sa vykonávajú doslova bez zásahu človeka, napríklad tvorba správ. Iné procesy, ako napríklad vystavenie faktúr alebo import objednávok s využitím AI asistenta, sú po automatickom spracovaní systémom predmetom kontroly a následného schválenia zodpovednou osobou. 

Príklady automatizácie procesov v TMS

• Automatické vystavovanie faktúr na základe ukončenej objednávky
• Vytváranie aktuálnych správ na základe priebežne, do systému, prichádzajúcich informácií.
• Dopĺňanie stavu odometrov vozidiel na základe automaticky odosielaných údajov z GPS

Kľúčové rozdiely vyplývajú z úplne odlišnej filozofie fungovania tabuľkových procesov a systémov na riadenie dopravy.

Náklady na používanie: licencia nie je všetko

Pri porovnávaní tabuľkových procesorov so systémami TMS sa mnohé firmy zameriavajú výlučne na cenu licencie. V praxi však cena licencie predstavuje len jednu zo zložiek celkových nákladov na zavedenie a používanie daného riešenia.

Model založený na tabuľkách

Excel sa na prvý pohľad javí ako veľmi lacný nástroj. Cena licencie je nízka a v prípade open‑source riešení takéto nástroje je možné komerčne používať dokonca aj bez poplatkov. To však neznamená, že výber lacného alebo bezplatného programu znamená nízke prevádzkové náklady. 

V tomto prípade sa môžu skryté náklady prejaviť najmä v nasledujúcich oblastiach:

• administratívna práca vrátane zadávania údajov a archivácie dokumentov,
• vystavovanie faktúr a ich oprava,
• monitorovanie dopravy založené na neustálej telefonickej a e-mailovej komunikácii,
• tvorba správ na základe rozptýlených a priebežne neaktualizovaných zdrojov údajov, 
• rozhodovanie vychádzajúce zo správ, ktoré sú neaktuálne a doručované s oneskorením.

Model založený na systéme na riadenie dopravy

Systém TMS je zvyčajne spojený s vyššími priamymi nákladmi. Stacionárne systémy si vyžadujú nielen povinnosť uhrádzať licencie, ale treba počítať aj s výdavkami na rozšírenie firemnej infraštruktúry (servery, počítače, rýchlejšie sieťové pripojenie). Cloudové systémy TMS sú zasa spravidla spojené už len s úhradou predplatného. Napriek tomu systémy TMS umožňujú dosiahnuť výrazné úspory v iných oblastiach.

Aké náklady možno znížiť vďaka zavedeniu systému TMS?

• Administratívne náklady
• Prevádzkové náklady vrátane spotreby paliva a amortizácie vozidiel
• Chybovosť spôsobená manuálnym zadávaním a spracovaním objednávok
• Skrátenie priemernej doby do prijatia platby vďaka obmedzeniu počtu korekcií vystavených dokumentov

Preto je dôležité posudzovať celkové náklady na fungovanie firmy aj z pohľadu úspor, ktoré môže priniesť prechod na TMS systém, a zároveň zohľadniť, koľko pracovného času sa dá v mesačnom či týždennom horizonte ušetriť vďaka automatizácii procesov. 

Rast firmy: keď už Excel nestačí

Tabuľky sa môžu osvedčiť vo veľmi malých dopravných firmách s flotilou do 5 vozidiel. S rastom rozsahu podnikania sa však začínajú objavovať limity, najmä pokiaľ ide o počet hodín, ktoré je potrebné venovať na zabezpečenie plynulej a ziskovej prevádzky firmy. Preto by dopravné firmy s viac ako 5 vozidlami mali zvážiť zavedenie systému na riadenie dopravy, ktorý im pomôže efektívnejšie usporiadať firemné procesy.

Prekážky na ceste rastu dopravnej firmy

S rozvojom firmy rastie:

• objem realizovaných objednávok,
• počet zamestnaných vodičov,
• objem spracovávaných dokumentov,
• finančná zodpovednosť,
• potreba pracovať s presnými a aktuálnymi správami.

V takýchto podmienkach je udržanie plynulej prevádzky bez centralizovaného systému riadenia dopravy mimoriadne zložité a finančne náročné.

Kedy sa oplatí zvážiť prechod na TMS?

O zavedení systému typu TMS sa oplatí uvažovať vtedy, keď:

• je potrebné rozšíriť vozový park,
• počet objednávok rastie rýchlejšie ako tím zamestnancov,
• dochádza k častým korekciám faktúr,
• chýbajú aktuálne informácie o ziskovosti,
• systematické tvorenie správ sa stáva nevyhnutnosťou,
• rozvoj firmy začína spôsobovať chaos.

Na záver: kedy Excel a kedy TMS?

Excel je aj naďalej spoľahlivým analytickým nástrojom. V mnohých dopravných firmách zostane dôležitým nástrojom na analýzu dát a tvorbu správ. Nemožno ho však porovnávať so systémom TMS. Plní úplne inú funkciu, keďže už vo svojej podstate ide o operačný systém dopravnej firmy, ktorý v jednom mieste spája obchodných partnerov, objednávky, vozidlá, náklady, dokumenty, faktúry aj správy.

Rozdiel medzi týmito riešeniami nespočíva len v počte funkcií. Kľúčový význam majú:

• schopnosť kontrolovať procesy vo firme,
• schopnosť rásť spolu s rozvojom firmy,
• zjednotený zdroj informácií o obchodných partneroch, vozidlách, objednávkach a faktúrach.

Preto vedenie vo firmách, ktoré majú viac než 5 vozidiel alebo rýchlo rastú, by si už nemalo klásť otázku, ktoré riešenie, Excel či TMS, je lepšie, ale otázku, koľko bude stáť odkladanie rozhodnutia o zavedení systému riadenia dopravy. 

Chcete vedieť, ako v praxi vyzerá a aké funkcie má komplexný systém na riadenie dopravy? Vytvorte si bezplatný účet a testujte fireTMS 14 dní bez akýchkoľvek poplatkov!