Ako sa vyhnúť piatim najdrahším chybám v dopravných firmách?

Mohol by sa zdať, že dopravné firmy najviac peňazí strácajú pri vážnych incidentoch, ako sú napríklad dopravné nehody, lenže v skutočnosti kľúčovú úlohu zohráva každodenné lajdáctvo. Patrí medzi ne: nedostatočné overovanie obchodného partnera, nedbanlivé vedenie harmonogramov vozidiel a vodičov v tabuľkách, výber dopravných trás bez dostatočnej analýzy, nepostačujúce monitorovanie dopravy a prijímanie rozhodnutí bez prístupu k údajom. Každá z týchto situácií sa samostatne dá zvládnuť, no z dlhodobejšieho hľadiska dokáže dosť výrazne znížiť maržu, zabrať cenný čas pracovnému tímu a skúšať trpezlivosť zákazníkov. 

Dobrou informáciou je, že tieto straty sa dajú minimalizovať systematizovaním postupov a zautomatizáciou rutinných úloh. Systém TMS, taký ako fireTMS, sústreďuje kľúčové informácie na jednom mieste, umožňuje kontrolu procesov a poskytuje nástroje na plánovanie, monitorovanie realizácie objednávok a analýzu výsledkov. Nižšie opisujeme päť najdrahších chýb v dopravných firmách a ukazujeme, aké funkcie fireTMS pomáhajú týmto chybám predchádzať.

Chyba 1. Neoverenie obchodných partnerov

Neoverenie obchodného partnera je jednou z najzákladnejších chýb v dopravnom odvetví. Nielen vo fáze dohadovania detailov realizácie objednávky, ale aj pri vystavovaní faktúr za vykonanú službu. Je to dôležité predovšetkým vtedy, keď firma obsluhuje veľa zákazníkov, termín realizácie objednávky je krkolomný a chýba čas na overenie tradičnými spôsobmi.

Prečo neoverenie vychádza tak draho?

Nedostatočná kontrola dôveryhodnosti obchodných partnerov a nedostatočné vytýčenie podmienok spolupráce pred akceptáciou objednávky môžu viesť k nasledujúcim problémom:

• oneskorené platby a ohrozenie platobnej schopnosti firmy,
• dodatočná práca spojená s nepretržitým upresňovaním detailov prepravy, a dokonca aj s aktívnym sledovaním a kontrolou stavu platieb a ich vymáhaním,
• riziko prehliadnutia termínov platieb pri veľkom počte zákazníkov.

V dopravných firmách je obzvlášť dôležité používať systematický prístup, teda pravidelné overovanie obchodných partnerov a domáhať sa dodržiavania stanovených zásad spolupráce. V značnej miere to umožňuje automatizácia týchto procesov, napríklad investíciou do systému TMS.

Ako fireTMS pomáha pri overovaní obchodných partnerov?

fireTMS pomáha pri overovaní obchodných partnerov prostredníctvom mechanizmov, ktoré usporiadajú pravidlá spolupráce a automaticky na ne dohliadajú. 

• Obchodné úvery a limity – vo fireTMS je možné priradiť jednotlivému obchodnému partnerovi alebo skupine obchodných partnerov nielen úverový limit, ale aj nastaviť maximálnu hodnotu neuhradených faktúr. Po prekročení jednej z týchto hodnôt môže systém blokovať možnosť vystavenia ďalších objednávok na základe nákladov, ktoré už tento obchodný partner zadal.
• Dočasné overovanie zákazníkov – pre každého obchodného partnera je možné nastaviť platnosť overenia. Ak nebude overenie včas obnovené, fireTMS blokuje ďalšiu spoluprácu až do opätovného schválenia overenia.
• Overenie v VIES – navyše vo fireTMS je možné skontrolovať obchodného partnera v databáze VIES počas vystavovania predajnej faktúry.

Chyba 2. Nedbanlivá a nedynamická aktualizácia harmonogramov vozidiel a vodičov

Druhá chyba súvisí s klasickým problémom organizácie práce v dopravnej firme, ktorá nemá systém riadenia dopravy. Vedenie harmonogramov vozidiel a vodičov oddelene od programu, ktorý riadi objednávky môže mať vážne následky, napríklad, oneskorenie realizácie objednávky alebo absolútne nevykonanie služby. Ide predovšetkým o to, že nie je k dispozícii jednotný zdroj údajov o vyťaženosti vozidiel a vodičov, čo so sebou nesie vysoké riziko chýb, ak harmonogramy existujú v papierovej podobe (papier, tabuľa) alebo v Exceli alebo inom programe. Takéto nepríjemnosti sa môžu zmeniť na naozaj obrovské problémy, najmä keď je kvôli oneskoreniam, poruchám vozidiel alebo dovolenke či chorobe vodičov potrebné rýchlo meniť plány.

Prečo chýbajúce harmonogramy vozidiel a vodičov generujú náklady?

Nedostatočne aktualizované harmonogramy obyčajne vedú k nasledujúcim problémom:

• prestoje flotily, keď dispečer nezaznamená, že niektoré vozidlá nemajú priradené objednávky,
• priradenie viacerých objednávok k už obsadenému vozidlu alebo vodičovi,
• nedostatočná komunikácia s vodičmi o ich pracovných harmonogramoch,
• určenie krkolomných termínov realizácie objednávok a chyby v organizácii práce vodičov.

V konečnom dôsledku utrpia na tom  zamestnanci, ktorí pracujú neefektívne, a ktorí môžu byť preťažení nadmerným množstvom práce, ale aj financie firmy, pretože chýbajúce nástroje majú vplyv na včasnú realizáciu úloh a teda aj na ziskovosť objednávok. 

Ako fireTMS pomáha pri plánovaní harmonogramov práce?

fireTMS pomáha pri dynamickom plánovaní prostredníctvom neprestajne aktualizovaného harmonogramu vozidiel a vodičov, ktorý na jednom mieste zobrazuje vyťaženosť flotily a dostupnosť vodičov. Harmonogramy vznikajú na základe údajov z objednávok, čo odstráni väčšinu problémov v spojených s chybami, ktoré robia ľudia.

Čo všetko umožňuje plánovanie práce vo fireTMS?

• Plánovanie sa opiera o jednu databázu a nie o rôzne verzie viacerých súborov
• Systém graficky zobrazuje pracovné plány a umožňuje rýchlo vidieť nadmerné zaťaženie úlohami aj medzery v harmonograme.
• Dispečeri a manažéri môžu v tiesňových situáciách (porucha, meškanie alebo choroba vodiča) rýchlejšie a jednoduchšie prijímať rozhodnutia.

Chyba 3. Neefektívne plánovanie dopravných trás

Získanie finančne zaujímavej objednávky nebude ziskové, ak nebude trasa prepravy dobre naplánovaná. Triviálnou chybou v tomto štádiu je plánovanie trás zo zvyku, napríklad po stálej trase, na základe poznatkov vodiča alebo jednoducho zvolením najkratšej cesty na mape. Takýto prístup vystavuje firmu na dodatočné náklady, napríklad na vysoké cestné poplatky, a zároveň vedie k dlhšiemu času jazdy alebo nutnosti hľadať na poslednú chvíľu obchádzky, napríklad kvôli zákazu vjazdu pre nákladné vozidlá. 

Prečo môže byť neefektívne plánovanie trás až také drahé?

Neefektívne plánovanie trás môže mať za následok nasledujúce konzekvencie:

• vyššie náklady na palivo,
• nezohľadnenie cestných poplatkov pri kalkulácii nákladov,
• vyšší počet kilometrov najazdených bez nákladu,
• zbytočné obchádzky a meškania.

A čo je ešte horšie, vyššie uvedené náklady sú známe až po návrate vozidla do depa, čo znižuje maržu dopravnej firmy a následne ovplyvňuje jej platobnú schopnosť. 

Ako fireTMS pomáha pri plánovaní trás?

fireTMS pomáha pri plánovaní trás prostredníctvom mapových riešení určených pre nákladnú cestnú dopravu (na rozdiel od obľúbených mapových služieb pre osobné vozidlá, napríklad Google Maps). Dôležité je, že mapy vo fireTMS navrhnú niekoľko variantov prepravy, podľa najkratšej vzdialenosti, najnižších nákladov alebo najlepšieho času prepravy, a zároveň umožnia vyhnúť sa plateným úsekom ciest. Okrem toho umožňujú vykonať predbežnú kalkuláciu nákladov, čo pomôže odhadnúť maržu pre danú objednávku. Dodatočne platené mapy Here navyše umožňujú ďalšiu optimalizáciu trás, vrátane vylúčenia trajektov a krajín s vysokým cestnými poplatkami, ale aj zoberú do úvahy časové a hmotnostné obmedzenia.

Aké faktory je vhodné brať do úvahy pri plánovaní trás vo fireTMS?

• Určenie najvýhodnejšej trasy a následný výber z dostupných možností: najrýchlejšia, najkratšia, najlacnejšia
• Zohľadnenie cestných poplatkov v kalkulácii
• Prispôsobenie trasy parametrom vozidla, aby sa predišlo nepríjemným prekvapeniam, ako sú zákazy vjazdu pre nákladné vozidlá
  

Chyba 4. Chýbajúce monitorovanie trás

Naplánovanie najvýhodnejších trás z hľadiska nákladov je len polovica úspechu. Veľa totiž závisí od samotnej realizácie plánov a skutočných nákladov na prepravu nákladu. Bez spoľahlivých nástrojov na monitorovanie sa firma často o problémoch na trase dozvie až vtedy, keď dôjde k meškaniam. To neumožňuje efektívne reagovať na porušovanie plánu a prijímať vhodné rozhodnutia.

Prečo chýbajúce nástroje na monitorovanie dopravy spôsobujú vysoké náklady?

Chýbajúce nepretržité sledovanie realizácie objednávok spôsobuje, že komunikácia s vodičmi aj zákazníkmisa stáva neefektívnou a náklady spojené s prepravou sa môžu vymknúť spod kontroly. 

Čo sa môže stať, keď objednávky nebudú monitorované?

• Viac telefonátov vodičom a ručných aktualizácií o stave prepráv
• Spomalené rozhodnutia pri problémoch na trase alebo pri meškaniach
• Možnosť vyšších nákladov za realizáciu objednávok než od tých, ktoré boli plánované.
• Väčšie riziko sporov a reklamácií so zákazníkmi kvôli oneskoreným realizáciám objednávok.
• Horšia kvalita obsluhy, ktorá sa opiera o neaktuálne informácie.

V praxi monitorovanie prepráv pomáha firme rýchlejšie reagovať na problémy a lepšie informovať zákazníka.

Ako systém fireTMS pomáha pri monitorovaní prepráv?

fireTMS pomáha monitorovať prepravy prostredníctvom viacerých nástrojov. Predovšetkým je dôležitáintegrácia s viacerými telematickými systémami GPS, ktorá umožňuje nepretržite kontrolovať stav realizácie objednávok. Navyše lepšiu komunikáciu umožňuje mobilná aplikácia pre vodičov fireTMS Driver, vďaka ktorej sa dispečer môže rýchlo spojiť s vodičom.“ Okrem toho vo fireTMS existuje funkcia Aktuálne trasy, vďaka ktorej systém informuje dispečera, že vodič opustil vytýčený dopravný koridor, čo umožňuje znížiť náklady na prepravu a zároveň rýchlo zistiť prípadné problémy na trase. A nakoniec, zlepšiť komunikáciu so zákazníkmi je možné prostredníctvom Zákazníckeho panela, kde je možné napríklad sledovať stav realizácie objednávky a stiahnuť si dokumenty súvisiace s objednávkou. 

Aké výhody dopravnej spoločnosti prinášajú riešenia z fireTMS?

• Pracovný tím má aktuálnu situáciu k dispozícii bez potreby manuálneho zhromažďovania údajov
• Jednoduchšie informovanie zákazníkov o stave plnenia objednávok
• Jednoduchšie sledovanie termínov a nákladov na prepravu, najmä pri viacerých súčasne realizovaných zásielkách

Chyba 5. Chýbajúce správy o činnosti spoločnosti

Poslednou chybou, ktorú opisujeme, je nedostatočné sledovanie a vyhodnocovanie činnosti firmy. Ide o chybu, ktorej dôsledky nie sú vidieť okamžite a v prípade menších dopravcov nemusia byť viditeľné dlhé roky. Firma funguje, objednávky prichádzajú, no rozhodnutia sú intuitívne. Lenže bez správ je ťažké odpovedať na jednoduché otázky, napríklad ktorí zákazníci majú najvyššie marže, ktoré vozidlá generujú najväčší príjem alebo aké sú denné obraty v danom období. Prijímanie rozhodnutí bez takýchto údajov môže viesť k vážnym organizačným a finančným problémom.

Prečo sú chýbajúce správy také riskantné?

Ak firma funguje bez podávania správ alebo správy sú pripravované ručne na základe starých údajov, zvyčajne sa objavujú nasledujúce problémy:

• prijímanie rozhodnutí na základe starých údajov,
• chyby v údajoch, pretože správy vychádzajú z viacerých zdrojov,
• chaos spôsobený tým, že v spoločnosti neexistujú jednotné ukazovatele, napríklad ohľadom ziskovosti zákazníkov,
• ťažkosti s nepretržitou kontrolou ziskovosti a nákladov.

Častým dôsledkom takéhoto prístupu je realizácia menej výnosných objednávok, ktoré len teoreticky prinášajú vysoký zisk, alebo oneskorené personálne či investičné rozhodnutia.

Akú pomoc poskytuje fireTMS v tejto oblasti?

fireTMS umožňuje pracovať s automaticky vytvorenými správami pre prepravu a špedíciu, ktoré sa aktualizujú v reálnom čase na základe údajov zo systému. Vďaka tomu je možné rýchlo analyzovať situáciu vo firme a prijímať kľúčové rozhodnutia na základe merateľných kritérií.

Príklady otázok, na ktoré je možné nájsť odpovede vďaka správam vytvoreným vo fireTMS

• Ktoré objednávky boli za posledný mesiac najziskovejšie?
• Ktoré vozidlá dosiahli najvyšší príjem a mali najnižšie náklady?
• Ako vyzerá spotreba paliva podľa jednotlivých vozidiel?
• Ktorí zákazníci prinášajú najvyššiu maržu a ktorí spôsobujú najvyššie náklady?

Zhrnutie: Päť chýb v dopravných firmách, jeden spoločný menovateľ

Päť opísaných chýb v dopravných firmách má jeden spoločný menovateľ: neprehľadné riadenie procesov a nedostatok aktuálnych údajov sústredených na jednom mieste. Keď dochádza k fragmentácii informácií a úlohy sa vykonávajú ručne v rôznych programoch, zvyšuje sa riziko prehliadnutí, ktoré môže byť nákladné.

fireTMS takýmto chybám predchádza:

• automatickou kontrolou obchodných partnerov,
• plánovaním prepráv pomocou harmonogramu vozidiel a vodičov,
• presným plánovaním trás a výpočtom nákladov na dopravu pomocou máp,
• monitorovaním realizácie objednávok vďaka integrácii s GPS telematikou,
• priebežným podávaním správ a schopnosťou rozhodovania na základe aktuálnych informácií zo systému.

Chcete zistiť, koľko času a peňazí sa dá ušetriť  usporiadaním procesov? fireTMS, teda komplexný systém riadenia dopravy, umožňuje sústrediť na jednom mieste kľúčové prvky práce: od overenia obchodných partnerov, cez plánovanie flotily a trás, až po sledovanie prepráv a tvorbu správ. Založte si bezplatný účet už teraz, zadajte do fireTMS svoje vozidlá a zistite, ako vám náš systém pomôžeodstrániť nákladné chyby pri riadení dopravnej firmy. Bezplatná skúšobná doba fireTMS trvá až 14 dní.