Spravovanie dodatočných e-mailových adries, denník prevádzkových záznamov vozidla a iné novinky

Z tohto článku sa dozviete o nasledujúcich vylepšeniach v systéme fireTMS:

Spravovanie dodatočných e-mailových adries

S cieľom splniť očakávania používateľov fireTMS sme zaviedli novú konfiguráciu (Konfigurácia >> E-mailové adresy), , ktorá umožňuje centrálne spravovanie odosielateľov správ. Administrátor môže pridávať dodatočné adresy (schránky) a priraďovať ich k vybraným používateľom, oddeleniam alebo systémovým rolám. Napríklad role účtovníka možno priradiť adresu, z ktorej budú odosielané faktúry – všetci používatelia s touto rolou k nej automaticky získajú prístup. 

Používatelia, ktorým boli priradené adresy, si počas odosielania správ v systéme môžu vybrať odosielateľa z dostupného fondu alebo — v Môj profil (Konfigurácia >> Môj profil) — označiť jeden z nich ako prednastavený, ktorý bude priraďovaný ako prvý. Navyše môže používateľ pridať vlastnú odosielaciu schránku; po podaní žiadosti Administrátor schvaľuje alebo zamieta takúto žiadosť. Po schválení sa môže adresa používať v systéme.

Nová konfigurácia zavádza do firemnej komunikácie poriadok a harmonizuje ju: umožňuje odosielať dokumenty a upozornenia zo správnych schránok v súlade s rolou, oddelením alebo konkrétnym používateľom. Vďaka tomu dochádza k zníženiu výskytu chýb pri voľbe odosielateľa, zrýchleniu každodennej práce (vďaka prednastaveným adresám a voľbe z priradeného fondu adries), úplnej kontrole Administrátora nad oprávneniami k odosielaniu pošty, dohľadu nad reputáciou a zavedeniu poriadku v korešpondencii prostredníctvom prehľadného rozdelenia adries podľa jednotlivých procesov a organizačných jednotiek.

Upozornenia na pravidelné prehliadky a činnosti vozidiel a návesov počas tvorby objednávky

V novej verzii fireTMS sme zaviedli mechanizmus upozorňovania na blížiace sa a zmeškané prehliadky a činnosti súvisiace s internými vozidlami a návesmi. Ak sú do kartotéky vozidla alebo návesu pridané upozornenia s dátumom platnosti (napr. číslo a koniec poistného obdobia na zákonnú a havarijnú poistku, koniec platnosti technickej kontroly), systém počas tvorby objednávky zobrazí informáciu o blížiacich sa termínoch a o zmeškaných termínoch. Hranica predstihu (počet dní pred termínom, keď má systém upozorňovať) sa dá nastaviť v Konfigurácia >> Konfiguračné dáta systému >> záložka Správa objednávok >> pole Výstražný prah pre pravidelné kontroly a činnosti. 

Navyše sú v kartotéke vozidla a návesu blížiace sa termíny označené oranžovou farbou a zmeškané termíny – tak ako doteraz – červenou farbou. Toto riešenie pomáha lepšie plánovať využívanie flotily vozidiel, znižuje riziko nevykonania povinných činností a urýchľuje vykonávanie prevádzkových rozhodnutí.

Nové filtre – Dátum prvej nakládky a Dátum poslednej vykládky

Na zoznam všetkých objednávok, prebiehajúcich objednávok a pri náhľade pre vystavenie súhrnnej faktúry (predajnej i nákupnej) sme pridali dva filtre: Dátum poslednej vykládky a Dátum prvej nakládky. Vďaka nim je možné rýchlo zúžiť súbor objednávok na tie, ktoré sa zmestia do zadaného časového rámca prepravného procesu – od prvej nakládky po poslednú vykládku. Zjednodušuje to činnosť účtovného oddelenia, urýchľuje kompletizáciu položiek do súhrnných faktúr a znižuje riziko vynechania položiek pri zúčtovaniach.

Denník prevádzkových záznamov interného vozidla

Pridali sme tiež sekciu Denník aktivity interného vozidla. Odteraz vidno na jednom mieste všetky vykonané zmeny a úpravy týkajúce sa vybraného vozidla — s výnimkou informácií zo záložiek Náklady a Register tankovania (zo sekcie Výdavky). Vďaka tomu môže používateľ jednoduchšie preskúmať históriu úprav, rýchlejšie vysvetliť nezrovnalosti, získať lepší podklad pre audit činností a lepšiu kontrolu nad údajmi vozidla, čo zvyšuje bezpečnosť procesov a zlepšuje spoluprácu jednotlivých oddelení.

Možnosť zobrazenia objednávok pre špeditéra nákladu

Ďalšou novinkou je možnosť sprístupniť zobrazenie zoznamu objednávok aj špeditérovi, ktorý je priradený k nakládke pri danej objednávke (okrem vlastníka objednávky) — bez ohľadu na nastavenie viditeľnosti údajov: Iba vlastné alebo Vlastné údaje, ale spoločná databáza zákazníkov. Aby to bolo možné zapnúť, treba prejsť na: Konfigurácia >> Konfigurácia dáta systému >> záložka Obsluha objednávok >> pole Zdieľanie objednávok v zozname objednávok so zasielateľom. Po globálnej aktivácii konfigurácie budú objednávky viditeľné na zozname všetkých objednávok a prebiehajúcich objednávok. Toto riešenie zefektívňuje spoluprácu a urýchľuje reakciu na prevádzkové potreby.

Integrácia s Telematika GPS

Poslednou novinkou je integrácia s poskytovateľom telematiky Telematika GPS. Prepojenie je možné nastaviť v Konfigurácia  >> Konfigurácia systemu >> záložka Konfigurácia prepravy >> sekcia Konfigurácia telematiky (GPS). Po aktivácii integrácie systém sprístupňuje prebiehajúce určenie polohy vozidiel a automatický, každodenný záznam o stave počítadla v kartotéke vozidla. Vďaka tomu môže používateľ rýchlejšie overovať najazdené kilometre, obmedzovať chyby v zúčtovaniach a účinnejšie plánovať prevádzku flotily.

Chcete sa dozvedieť viac o uvedených novinkách v systéme? Kontaktujte nás.

* Niektoré z opísaných funkcií sú dostupné len vo vybraných plánoch.