Import nákupních faktur z AI a další novinky

V tomto článku se dozvíte o následujících vylepšeních a novinkách v systému fireTMS:

Import nákupních faktur z AI 

V nové verzi systému v sekci Účetnictví >> Nákupy >> Registrovat nový dokument se nachází možnost Dovoz umělé inteligence, která umožňuje načíst nákupní fakturu s využitím mechanismů umělé inteligence. Po importu dokumentu systém automaticky doplní údaje v okně registrace nové nákupní faktury. Uživatel může následně tyto informace ověřit, provést případné opravy a poté fakturu v systému zaregistrovat a schválit. Řešení urychluje proces zadávání dokumentů a omezuje počet chyb vyplývajících z ručního přepisování dat.

Přiřazení objednávky k položce na nákupní faktuře

V editačním zobrazení zaregistrované nákupní faktury jsme přidali nové tlačítko Přiřazení objednávky, které je k dispozici na úrovni položky faktury. Umožňuje propojit položku uvedenou na nákupní faktuře s externí objednávkou daného dopravce.

Pokud se čistá hodnota položky na faktuře shoduje s celkovou částkou určenou pro dopravce v zakázce, přiřazení proběhne bez dalších kroků. V případě zjištění nesrovnalostí se uživatel může rozhodnout, zda přiřadí zakázku s aktualizací částky v zakázce, nebo ponechá aktuální hodnotu. Operace je zaznamenána v deníku aktivit týkajcích se nákupní faktury a v případě synchronizace také v deníku aktivit v rámci zakázky.

Toto řešení usnadňuje propojení nákladového dokladu se správnou zakázkou dopravce již po zaevidování faktury v systému, což urychluje další zpracování dokladů a zpřehledňuje vyúčtování.

Přílohy v historii servisu vozidel a návěsů

Rozšířili jsme záložku Historie servisův editačním zobrazení vozidla o možnost přidávání příloh k jednotlivým servisním záznamům. Ke každému záznamu lze nyní přiřadit dokumenty, jako jsou například faktura, protokol nebo fotografie, a následně je prohlížet, stahovat nebo odstraňovat. Přílohy se zobrazují přímo u daného záznamu v samostatném sloupci, analogicky ke způsobu zobrazení dokumentů na jiných místech systému.

Stejnou funkci jsme zpřístupnili také v úpravách návěsu, kde se objevila odpovídající záložka Historie servisů. Díky tomu může být veškerá dokumentace související s prohlídkami, opravami a dalšími servisními událostmi uložena přímo u konkrétního záznamu, což usnadňuje pozdější vyhledání potřebných dokumentů a zpřehledňuje historii údržby vozového parku.

Ukládání úprav trasy v šabloně nákladu

Umožnili jsme ukládání změn trasy na úrovni šablony nákladu (Náklady >> Šablony >> Šablony nákladů) a při zadávání nového nákladu – pomocí možnosti Uložit jako šablonu. Díky tomu může dopravce předem přizpůsobit trasu a tato nastavení využít při dalších přepravách.

Pokud je v zakázce pouze jedna zásilka, upravená trasa uložená v šabloně se automaticky přenese také do zakázky. Toto řešení usnadňuje práci s opakovanými přepravami, omezuje nutnost opakovaného nastavování stejných parametrů a umožňuje rychleji připravit zakázku v souladu s přijatým způsobem realizace trasy.

Je třeba mít na paměti, že změna trasy provedená již po výběru existující šablony automaticky neaktualizuje samotnou šablonu. Chcete-li provést trvalou změnu, je třeba šablonu upravit přímo v jejích nastaveních.

Konfigurovatelné místo vystavení debetního avíza

Další novinkou je možnost definovat místo vystavení faktury na úrovni pobočky. Dosud systém v případě faktur čerpal tuto informaci výhradně z údajů o společnosti vyplněných na pobočce, což znamenalo, že nebylo možné ji samostatně změnit. V nové verzi jsme tuto možnost přidali do Konfigurace >> Oddělení >> úprava pobočky, díky čemuž lze nyní místo vystavení debetních avíz nastavit samostatně, bez nutnosti měnit ostatní adresní údaje firmy. Toto řešení poskytuje větší flexibilitu při vystavování dokumentů a umožňuje je lépe přizpůsobit skutečnému způsobu fungování firmy.

Globální konfigurace povinných polí při přidávání kontaktní osoby

V nové verzi systému jsme zavedli možnost globálně nastavit, která pole mají být povinná při přidávání nové kontaktní osoby. Toto nastavení je k dispozici v rámci Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Obecné >> pole Zadávání dodavatelů, kde lze označit povinná pole: Telefon, Mobilní telefon a E-mail. Díky tomu lze kontaktní údaje doplňovat přehlednějším a jednotnějším způsobem již ve fázi zadávání dodavatele.

Zobrazení skrytých míst v zobrazení nákladu a v zakázce

Do zobrazení nákladu a do úpravy bodů v zakázce jsme přidali nové zaškrtávací políčko Zobrazit skrytá místa, které umožňuje zobrazit i ty body, které jsou ve výchozím nastavení skryté. To se týká mimo jiné bodů definovaných v možnosti Soubory >> Místa >> Typy míst, u nichž nebyla zaškrtnuta možnost Zobrazit na objednávce. Díky tomu může uživatel tyto položky zobrazit přímo v zobrazení nákladu nebo zakázky a následně je ověřit nebo upravit. Toto řešení je zvláště užitečné např. při importu zakázek pomocí AI, kdy se v datech objevují další položky, jako jsou celní odbavení, které vyžadují další kontrolu nebo úpravu.

Rozšíření integrace s GPS AltSol o stahování údajů o pracovní době řidiče

Změna se týká integrace s GPS AltSol, kterou jsme rozšířili o stahování informací o pracovní době řidiče. Tyto údaje se využívají ve funkci ETA (plánovaný / odhadovaný čas příjezdu), díky čemuž výpočty zohledňují nejen trasu a polohu vozidla, ale také pracovní dobu řidiče. To umožňuje přesněji odhadnout dobu realizace zakázky, lépe plánovat další operace a včas zachytit situace, kdy mohou omezení pracovní doby ovlivnit včasnost dodávky.

Integrace s GPS New Apex a 4GPS

Poslední novinkou je rozšíření seznamu dostupných telematických integrací o dodavatele New Apex a4GPS. Propojení lze nakonfigurovat v rámci Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Konfigurace dopravy >> sekce Konfigurace telematiky (GPS). Po aktivaci integrace se aktuální polohy vozidel z New Apex a 4GPS zobrazují v fireTMS a stav tachometru se automaticky (jednou denně) načítá a ukládá do karet vozidel. Díky tomu není nutné ručně zadávat údaje o ujetých kilometrech, což usnadňuje plánování prohlídek nebo kontrolu provozu vozového parku.

Chcete se dozvědět o popsaných novinkách v systému více? Kontaktujte nás.

* Tyto funkce jsou k dispozici u vybraných plánů.