Automatická oznámení o doručení CMR, nové způsoby platby, rozšíření API a další novinky

V tomto článku se dozvíte o aktuálních vylepšeních a novinkách v systému fireTMS:

Automatická oznámení o doručení dokladů potvrzujících dodávku (CMR)

Do systému jsme zavedli globální mechanismus automatických e-mailů s žádostí o zaslání dokladů potvrzujících dodání. Tuto funkci lze zapnout v nabídce Konfigurace >> Konfigurace systému >> záložka Obsluha objednávek >> možnostAutomatické upomínky na doklady o doručení. Po její aktivaci zasílá fireTMS externím dopravcům (na e-mailovou adresu kontaktní osoby přiřazené k objednávce) upozornění na chybějící přílohy.

Během konfigurace lze navíc určit podrobnosti fungování funkce, jako jsou mimo jiné zahrnutí požadovaných dokumentů přidaných k souvisejícím prodejním dokumentům nebo odesílání oznámení pouze v případě aktivního portálu dopravce. Existuje také možnost nastavení maximálního počtu připomínek (od 1 do 3) a intervalu jejich odesílání (od 1 do 5 dnů).

Systém pravidelně kontroluje zakázky, u kterých se stav změnil ze stavu „v realizaci“ na stav „dokončeno“. Po uplynutí nastaveného intervalu – počítaného od okamžiku dokončení zakázky – v 7:00 hodin ráno se ověřuje, zda byly přiloženy požadované dokumenty. Pokud jak na přepravní zakázce, tak na souvisejícím nákladu stále chybí, je dopravci automaticky zaslána upomínka.

Obsah zprávy vychází ze šablony nakonfigurované v nabídce Konfigurace tisků >> záložka Šablony >> podzáložka Připomenutí dodacích dokladů. Zde lze upravit výchozí obsah nebo přidat vlastní šablony. Funkce má globální charakter, ale u vybraných dopravců ji lze v kartotéce deaktivovat (nabídka Obchodní partneři >> Dopravci >> úprava >> sekce Údaje dopravce >> zaškrtávací políčko Neposílejte upomínky za potvrzení o doručení dokumentů).

Informace o odeslání upomínky se ukládá do složky Deník aktivit zakázky, díky čemuž lze snadno sledovat historii komunikace. Pokud společnost využívá Portál dopravce, do textu e-mailu se automaticky přidá odkaz na portál, kde dopravce může okamžitě nahrát chybějící dokumenty. V případě, že portál není k dispozici, je odeslána standardní zpráva s žádostí o jejich doručení.

Automatické upomínky pomáhají rychleji doplňovat dokumenty, což usnadňuje uzavírání zakázek, urychluje vyúčtování s klienty a dopravci a snižuje riziko zpoždění způsobených chybějícími dokumenty.

AI asistent: historie použití a import nákladů ze souborů

Abychom usnadnili kontrolu využívání funkcí AI, zpřístupnili jsme také přehled Historie používání, který je k dispozici v sekci Asistent AI (Náklady >> Zadat náklad; Objednávky >> Vytvořit objednávku a Účetnictví >> Nákupy >> Registrovat nový dokument >> Dovoz umělé inteligence). Zobrazují se zde informace o datu použití, uživateli, množství, typu operace a o tom, zda byl daný import započítán do limitu. Ve sloupci Množství se zobrazuje spotřeba tokenů pro danou operaci. Díky tomu mohou uživatelé průběžně ověřovat využití AI a lépe kontrolovat přidělený limit.

Navíc jsme zavedli nový pohled Náklady >> Zátěže s asistentem AI, který umožňuje import nákladů na základě souborů. Uživatel může nahrát jeden soubor nebo balíček. V případě souborů CSV systém načte informace o všech nákladech dostupných v jednotlivých řádcích. Po načtení všech záznamů je možné vybrat konkrétní řádek a vytvořit náklad na základě vybraných údajů, což poskytuje větší kontrolu nad importovanými informacemi. 

Rychlé přechody mezi fakturou a její opravou

Zlepšili jsme navigaci mezi fakturami a jejich opravami. V seznamu prodejních faktur a schválených nákupních faktur, pokud byla k dokumentu vystavena oprava, je k dispozici přímý odkaz umožňující rychlý přechod na související opravnou fakturu. Navíc jsme v zobrazení pro úpravu opravné faktury umožnili snadný přechod k původní faktuře – po výběru ikony u pole Status je uživatel automaticky přesměrován na příslušný dokument. Tato funkce se vztahuje jak na prodejní, tak na nákupní faktury a umožňuje efektivnější pohyb mezi souvisejícími dokumenty.

Nové typy plateb: Karta a BLIK

Rozšířili jsme dostupné platební metody v systému o nové možnosti: Karta a BLIK. Nové typy jsou k dispozici všude tam, kde se volí způsob platby, mimo jiné na fakturách a v dalších oblastech systému souvisejících s vyúčtováním. Díky tomu mohou uživatelé lépe přizpůsobit způsob platby svým potřebám a procesům používaným ve firmě.

Rozšíření API: stahování nákladů a nákupních faktur v přípravě

V oblasti API (dokumentace) jsme zavedli nové možnosti rozšiřující integraci systému s externími nástroji. Přidali jsme endpoint umožňující stahování nákladů zadaných ve fireTMS do vlastních zakázek. Data jsou vracena ve strukturované formě, díky čemuž je lze snadno využít v jiných systémech, např. účetních nebo analytických.

Rozšířili jsme také možnost stahování nákupních faktur. Uživatel se nyní může rozhodnout, zda mají být ve výsledcích zahrnuty také dokumenty v pracovní verzi (návrhy) – jak standardní nákupní faktury, tak jejich opravy. Díky tomu lze data využít v integracích ještě před jejich konečným schválením.

Sloupec podílu na marži objednávky v seznamu nákladů

Do seznamu nákladů jsme přidali nový sloupec Podíl na marži objednávky, který podporuje průběžnou analýzu finančních výsledků. Sloupec zobrazuje hodnotu marže připadající na danou zásilku, vypočítanou na základě rozdílu mezi cenou zásilky a jejím podílem na nákladech objednávky. Navíc se v souhrnu v dolní části seznamu zobrazuje celková hodnota marže pro všechny viditelné položky. Díky tomu může uživatel rychleji posoudit ziskovost realizovaných zakázek, aniž by musel provádět další výpočty.

Přidání obchodního partnera s využitím údajů z VIES

Zefektivnili jsme proces přidávání kontrahentů v modulu účetnictví. Při vytváření nového kontrahenta v modulu Účetnictví >> Obchodní partneři je nyní možné automaticky doplnit údaje na základě databáze VIES. Po zadání příslušného čísla systém načte a doplní klíčové informace, což omezuje ruční zadávání dat, urychluje celý proces a snižuje riziko chyb.

Integrace s GPS YellowFox, Leon System, Trans Mobil a AddSecure

Rozšířili jsme seznam dostupných telematických integrací o další poskytovatele: YellowFox, Leon System, Trans Mobil a AddSecure. Integrace lze nakonfigurovat v sekci Konfigurace >> Konfiguračné dáta systému >> záložka Konfigurace dopravy >> sekce záložky Konfigurace telematiky (GPS). Po jejich aktivaci se v systému zobrazuje aktuální poloha vozidel. Navíc u vybraných dodavatelů – YellowFox, Leon System a AddSecure – je k dispozici také odečet stavu tachometru, který se automaticky ukládá do karet vozidel (jednou denně). V případě integrace s telematikou Trans Mobil je k dispozici pouze aktuální poloha vozidla. Toto řešení umožňuje lepší monitorování vozového parku a omezuje nutnost ručního doplňování údajů. 

Chcete se dozvědět o popsaných novinkách v systému více? Kontaktujte nás.

* Některé z popsaných funkcí jsou k dispozici pouze ve vybraných balíčcích.