Rechnungsscan-Export und weitere Verbesserungen der Datendarstellung und andere Neuerungen

In diesem Artikel erfahren Sie, welche weiteren Neuerungen in fireTMS eingeführt wurden:

Export angehängter Rechnungsscans aus Einkaufsbelegen 

Um den Anforderungen von fireTMS-Benutzern gerecht zu werden, haben wir eine neue Funktion eingeführt, mit der Sie angehängte Dateien mit der Kennzeichnung Rechnung aus Rechnungen und Einkaufskorrekturen exportieren können. Dadurch können Benutzer eine komprimierte ZIP-Datei herunterladen, die nur die Dokumente enthält, bei denen es sich tatsächlich um Rechnungsscans handelt.

Sollten Einkaufsbelege keinen Anhang enthalten oder die angehängte Datei nicht als Rechnung gekennzeichnet sein, erhalten Sie nach Abschluss des Exports eine entsprechende Benachrichtigung. Diese Information wird im Fenster mit den Details und der Zusammenfassung des Vorgangs angezeigt – nach einem Klick auf das Informationssymbol.

Diese neue Funktion erleichtert Buchhaltern die Arbeit erheblich, insbesondere bei der Archivierung und Organisation von Dokumenten. Durch den selektiven Export wichtiger Anhänge erhalten Benutzer eine bessere Kontrolle über ihre Dokumente und sparen Zeit bei der Abrechnungsvorbereitung.

Neues Feld „Interne Notizen“ in der Datei des Auftragnehmers

Eine weitere neue Funktion ist das Feld Interne Hinweise, das in jeder Datei des Auftragnehmers verfügbar ist. Es ermöglicht die Erfassung von Informationen, die aus betrieblicher Sicht relevant sind und nicht für die Buchhaltungsabteilung bestimmt sind. 

Dieses Feld ist sowohl in der Detailansicht des Auftragnehmers als auch in der Liste der Auftragnehmer (Stammdaten >> Kunden / Frachtführer / Geschäftspartner) sichtbar. Es kann gefiltert und durchsucht werden, was die Arbeitsorganisation erheblich erleichtert, z.B. bei der schnellen Identifizierung von Auftragnehmern mit bestimmten Vermerken. Es gibt ein Limit von 1.000 Zeichen, das es Ihnen erlaubt, detaillierte Notizen wie Kontaktpräferenzen, Kooperationsstatus oder andere für die tägliche Arbeit nützliche Informationen frei einzugeben.

Im Rahmen dieser Aktualisierung haben wir auch das bestehende Feld Anmerkungen zum Auftragnehmer umbenannt, das von nun an Rechnungshinweise heißt. Seine Funktionalität bleibt unverändert – eine Anmerkung aus diesem Feld ist für die Buchhaltung in der Liste der Verkaufsrechnungen in Vorbereitung oder in Vorschau des generierten Rechnungsentwurfs sichtbar, erscheint aber nicht auf dem gedruckten Dokument.

Neue Möglichkeit zur Eingabe geografischer Koordinaten

Eine weitere Neuerung in fireTMS ist die verbesserte Eingabe geografischer Koordinaten. Bisher mussten Benutzer Längen- und Breitengrad manuell in zwei separaten Feldern eingeben, was umständlich sein konnte – insbesondere, da die meisten Tools, wie z. B. Google Maps, die Koordinaten als einen einzigen Wert im Format 52,2297, 21,0122 kopieren.

Fügen Sie jetzt einfach mehrere Koordinaten direkt in ein einzelnes Feld ein. Das System erkennt die Werte automatisch und findet die entsprechende Adresse. Diese kleine, aber äußerst praktische Änderung beschleunigt die tägliche Arbeit von Spediteuren erheblich und macht die manuelle Datentrennung überflüssig.

Änderungen der Sichtbarkeit von Rechnungsentwürfen in Vorbereitung für Benutzer mit Datensichtbarkeit „Nur eigene” und „Eigene Daten, aber eine gemeinsame Kundendatenbank“

Die letzte Neuerung ist eine Änderung der Darstellung von Rechnungsentwürfen in Vorbereitung für Benutzer mit eingeschränkter Datensichtbarkeit „Nur eigene“ und „Eigene Daten, aber eine gemeinsame Kundendatenbank“.

Bisher konnte ein solcher Benutzer, auch wenn er Zugang zum Buchhaltungsmodul hatte, die automatisch erstellten Rechnungsentwürfe (mit den oben genannten Einstellungen der Datensichtbarkeit) nach Abschluss eines Speditionsauftrags nicht sehen.

Von nun an erhalten die automatisch erstellten Rechnungsentwürfe die Sichtbarkeit der Quellobjekte, aus denen sie erstellt wurden. Zum Beispiel:

• wenn der Benutzer einer Ladung zugeordnet wurde, sieht er auch den Verkaufsrechnungsentwurf (vorausgesetzt, er hat Rechte für das Buchhaltungsmodul),
• wenn er einem Auftrag zugeordnet wurde, sieht er den entsprechenden Entwurf der Eingangsrechnung (ebenfalls die entsprechenden Rechte vorausgesetzt).

Diese Änderung verbessert die Konsistenz zwischen der Sichtbarkeit von operativen und buchhalterischen Daten und vereinfacht die tägliche Arbeit durch eine größere Transparenz beim Zugang zu Dokumenten. 

Wichtig: Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf das Rechnungsmodul hat, hat diese Änderung keine Auswirkungen auf seine Sichtbarkeit. Rechnungsentwürfe können weiterhin nicht angezeigt werden, selbst wenn er Zugriff auf eine Bestellung oder Ladung hat.Für weitere Informationen zum Exportieren angehängter Rechnungsscans aus Einkaufsbelegen sowie zu neuen Funktionen und Verbesserungen kontaktieren Sie uns.

*Funktionen in allen Paketen verfügbar.