Jak skutecznie kontrolować finanse w transporcie: od kalkulacji po oszczędności z fireTMS

Dokładne obliczenie kosztów trasy przewozu ładunku zarówno na etapie planowania, jak i rozliczania zleceń jest kluczem do finansowej stabilności firmy transportowej. Należy przy tym uwzględnić nie tylko wydatki na paliwo, które stanowią znaczną część budżetu, ale również koszty eksploatacyjne, pensje, licencje, ubezpieczenia czy leasing. Skuteczna kontrola finansowa wymaga precyzyjnego oszacowania stałych kosztów pojazdu za dzień, wynagrodzenia kierowcy oraz zużycia paliwa w przeliczeniu na przejechane kilometry. fireTMS zawiera narzędzia, które znacznie to ułatwiają.

Najczęstsze problemy z kontrolą kosztów w transporcie

Firmy transportowe codziennie stawiają czoła wyzwaniom związanym z kontrolą płynności finansowej. Znajomość wynikających z nich problemów to pierwszy krok do skutecznego zarządzania wydatkami w firmie.

Brak dokładnej kalkulacji kosztów przed realizacją zlecenia

Określenie rzeczywistych kosztów ponoszonych przez firmę transportową to zadanie znacznie bardziej skomplikowane niż mogłoby się wydawać. Po uwzględnieniu oczywistych wydatków jak paliwo, wynagrodzenia kierowców czy opłaty drogowe, trzeba jeszcze dodać trudniejsze do oszacowania koszty amortyzacji. Problem pogłębia się, gdy nie można jednoznacznie określić, jak długo pojazd będzie używany do przewozów.

Forma pozyskania pojazdów – zakup gotówkowy, kredyt czy różne rodzaje leasingu – ma istotny wpływ na końcowe kalkulacje. Z kolei nieprzewidziane zdarzenia w trakcie realizacji zleceń często prowadzą do podniesienia kosztów realizacji konkretnych zleceń. Dodatkowe wydatki mogą wynikać z np. awarii, kolizji i wypadków, czy też choroby kierowcy.

Puste przebiegi i nieoptymalne trasy

Puste przebiegi to jeden z najbardziej kosztownych problemów w transporcie drogowym. Według danych GUS, w 2023 roku przebiegi pojazdów ciężarowych bez ładunku wyniosły aż 7043 mln wozokilometrów. Planowanie tras bez profesjonalnych narzędzi wpływa na zwiększone zużycie paliwa, którego koszt może stanowić około ⅓ kosztów całości transportu. Właściwa optymalizacja przewozów pozwala zmniejszyć dystans pokonywany przez pojazdy, co oznacza zmniejszenie zużycia paliwa i tym samym kosztów operacyjnych.

Brak kontroli nad rentownością floty

Zwiększenie rentowności floty powinno być priorytetem każdej firmy transportowej ze względu na niskie marże w branży TSL, które oscylują między 2% a 5%. Pomaga w tym stała kontrola wydatków. Dużym problemem jest brak odpowiednich narzędzi do interpretacji danych i skutecznego monitoringu floty, co uniemożliwia kontrolowanie kosztów, a tym samym zmniejsza skuteczność zarządzania własną rentownością. 

Nieterminowe płatności od kontrahentów

Kolejnym z palących problemów w branży transportowej są zatory w płatnościach za wystawione faktury. Według danych BIG InfoMonitor, w pierwszym kwartale 2024 roku aż 54% małych i średnich firm transportowych musiało czekać na płatność ponad 60 dni od wyznaczonego terminu. Był to najgorszy wynik spośród wszystkich badanych wówczas branż. Opóźnienia w regulowaniu zobowiązań powodują spadek płynności finansowej i bezpośrednie zagrożenie dla wypłacalności firm transportowych. 

Jak fireTMS wspomaga szacowanie kosztów i ich  kontrolowanie

System fireTMS zawiera narzędzia do precyzyjnego obliczania kosztów transportu, które pozwalają na skuteczne zarządzanie wydatkami i maksymalizację zysków z każdego zlecenia.

Kalkulacja kosztów transportu na etapie planowania zlecenia

Przewidywane koszty zlecenia w fireTMS są uzupełniane automatycznie przez system już na etapie wprowadzania zlecenia. System wykorzystuje do tego koszty eksploatacyjne wybranego pojazdu oraz stawki wyznaczonego kierowcy i oblicza całość na podstawie punktów załadunku i rozładunku oraz wybranej trasy. Dodatkowo uwzględnia położenie pojazdu przydzielonego do przewozu, dzięki czemu automatycznie wylicza koszt dojazdu do punktu załadunku.

Aby w praktyce skorzystać z dokładnej kalkulacji kosztów w fireTMS, wystarczy przejść do planowania tras za pomocą map. Mapy Here w systemie fireTMS umożliwiają precyzyjne obliczenie kosztów trasy z uwzględnieniem parametrów takich jak: koszt litra paliwa, spalanie pojazdu, stałe koszty pojazdu za dzień, wynagrodzenie kierowcy oraz inne dodatkowe wydatki. System automatycznie wyliczy koszty przejazdu dla każdego wariantu trasy, uwzględniając również opłaty drogowe. W przedstawionym w systemie podsumowaniu wariantów znajdują się koszty z podziałem na odcinki krajowe i zagraniczne. Dodatkowo system bierze pod uwagę ograniczenia ruchu dla ciężarówek, takie jak wysokość wiaduktów czy dopuszczalna masa pojazdów.

Więcej o wyznaczaniu tras za pomocą map przeczytasz w naszym artykule.

Porównanie kosztów szacowanych z rzeczywistymi dzięki integracji GPS

Po utworzeniu zlecenia wszystkie informacje o przewidywanych kosztach znajdują się w widoku zlecenia w zakładce Dane finansowe. Po zamknięciu zlecenia przez kierowcę w tym samym miejscu pojawia się rzeczywista liczba przejechanych kilometrów. Warunkiem działania tej funkcji jest integracja systemu fireTMS z telematyką GPS pojazdu, która przekazuje stan licznika samochodu. Dzięki temu można zweryfikować trafność szacunkowych obliczeń i sprawdzić ich wpływ na ostateczną prowizję. 

Raporty kosztów i rentowności floty

Raport Koszty floty w fireTMS przedstawia szczegółowe dane dotyczące kosztów eksploatacji pojazdów z podziałem na poszczególne rodzaje wydatków. Dzięki temu można obliczyć zużycie paliwa według kilometrów ze zleceń lub bezpośrednio z danych GPS. Z kolei raport Rentowność floty pokazuje dane dotyczące wykorzystania i rentowności własnych pojazdów na podstawie informacji ze zleceń oraz wprowadzonych kosztów. Znajdują się tam kluczowe wskaźniki dla każdego pojazdu: przychód na kilometr, koszt na kilometr oraz dochód na kilometr. Dzięki tym raportom transportowym można lepiej kontrolować wydatki swojej floty i podejmować decyzje o jej optymalnym wykorzystaniu.

Wykrywanie opuszczenia korytarza przez kierowcę

Zdarza się, że kierowcy z różnych powodów odjeżdżają od zaplanowanej trasy, zwiększając tym samym koszty paliwa. Aby temu zapobiec, fireTMS monitoruje z pomocą funkcji Trasy rzeczywiste, czy kierowca porusza się zgodnie z wyznaczoną trasą. W systemie można ustawić szerokość korytarza transportowego, którym powinien jechać kierowca. Gdy pojazd oddali się od zaplanowanej trasy o więcej niż dozwolona liczba kilometrów, system wysyła powiadomienie e-mail do dyspozytora i odnotowuje to zdarzenie. Dzięki temu można szybko i skutecznie zareagować, gdy wystąpią takie incydenty. 

Import kosztów z kart paliwowych z plików CSV lub XLS

Kolejną z funkcji fireTMS, która pomaga kontrolować koszty działalności operacyjnej jest importowanie kosztów z kart paliwowych z plików CSV lub XLS. Ta funkcja pozwala na szybkie wprowadzenie do systemu danych z kart paliwowych i innych dokumentów zewnętrznych. System automatycznie przypisuje koszty do odpowiednich kategorii, a podczas pierwszego importu łączy rodzaje kosztów z pliku z tymi w systemie. Dzięki temu można zwiększyć kontrolę nad kosztami przewozu i urealnić szacowane wydatki związane z podjęciem się nowych zleceń.

Skuteczne zarządzanie płynnością finansową i windykacją

Płynność finansowa stanowi fundament funkcjonowania firm transportowych. fireTMS dostarcza również sprawdzone narzędzia do efektywnego kontrolowania wydatków i przychodów.

Raporty obrotów i prowizji według oddziałów

Kluczowym elementem kontroli finansów firmy jest regularny dostęp do danych o przychodach oraz prowizji uzyskiwanej ze zleceń. W fireTMS można znaleźć generowany na bieżąco raport finansowy Obroty i prowizja według oddziału, prezentujący wyniki wszystkich oddziałów firmy. Znajdują się w nim kluczowe wskaźniki: koszty, przychody, prowizje, marże oraz liczba zleceń i ładunków. Dane można filtrować według dat i eksportować do arkuszy kalkulacyjnych, co ułatwia analizę efektywności firmy z rozbiciem na poszczególne jednostki.

Skonto i kredyt kupiecki jako narzędzia poprawy płynności

Elastyczność i budowa dobrych relacji biznesowych to także elementy składowe skutecznej strategii kontroli i optymalizacji kosztów. Dlatego za pomocą fireTMS można korzystać z dwóch rozwiązań, dzięki którym polepszają się zarówno relacje z kontrahentami, jak i płynność finansowa. Pierwszym z nich jest kredyt kupiecki, czyli przyznawanie zaufanym partnerom wydłużonego czasu na uregulowanie płatności. fireTMS dysponuje narzędziem, dzięki któremu można zautomatyzować zarządzanie limitami kredytów według konkretnych partnerów lub całych grup.  

Z kolei skonto pozwala na przyspieszenie płatności, dzięki przyznaniu ustalonego rabatu, np. od 1% do 5% za spłatę zobowiązań przed terminem na fakturze. To istotne dla płynności finansowej, zwłaszcza, że w branży TSL często spotykane są bardzo długie terminy płatności – nawet do 60-90 dni po zakończeniu realizacji zlecenia. Skonto również można zastosować w wygodnej formie w fireTMS. Wystarczy dodać w trakcie rejestracji faktury zakupowej przyznaną przez kontrahenta wartość skonta, a zostanie ona automatycznie uwzględniona w kwocie do zapłaty. Tym samym można ułatwić pracę księgowości, przyspieszyć płatności oraz obniżyć koszty operacyjne.

Automatyczna windykacja przeterminowanych faktur

Nieodłącznym elementem pracy w firmie transportowej jest także dbanie o terminowe rozliczenia z klientami. fireTMS umożliwia zautomatyzowanie windykacji należności – system automatycznie generuje przypomnienia o zbliżających się oraz zaległych płatnościach na podstawie danych z faktur i przesyła je odbiorcom drogą mailową. Dzięki temu można zaoszczędzić czas na regularne sprawdzanie kalendarza i ręczne wysyłanie monitów. Tym samym automatyczna windykacja zwiększa skuteczność odzyskiwania należności.

Dokładne obliczanie kosztów transportu to konieczność w każdej firmie działającej na rynku. Niskie marże w branży TSL sprawiają, że skuteczna kontrola finansów staje się kluczowym elementem zarządzania. System fireTMS dostarcza rozwiązania, które umożliwiają precyzyjne zarządzanie wydatkami i przychodami już na etapie planowania zlecenia, a następnie pozwalają na dokładne kontrolowanie ich w trakcie realizacji i ułatwiają rozliczenia.

Chcesz przekonać się, jak fireTMS pomoże kontrolować finanse w Twojej firmie transportowej? Zarejestruj się za darmo i rozpocznij 14-dniowy okres próbny.