Nie wiesz co zrobić kiedy spedytor idzie na urlop? Nie martw się, problem ten dotyczy sporej grupy większych firm, które borykają się z problemem przekazywania obowiązków pomiędzy pracownikami. Uporanie się z tym problemem jest jednak koniecznością, bo przecież ładunki i zlecenia nie mogą zostać bez opieki, a firmy transportowe co chwilę kontaktują się z odpowiedzialnymi za nimi spedytorami. Brak spedytora w pracy może nierzadko oznaczać katastrofę. Nawet kilkudniowy urlop spowodowany chorobą jest sporym problemem organizacyjnym dla firm spedycyjnych.
Konsekwencjami braku zastępstwa dla spedytora, który poszedł na urlop może być chaos organizacyjny. Brak obsługi zleceń i ładunków, narastająca frustracja kierowców i właścicieli firm transportowych, którzy nie mogą skontaktować się z pożądanym spedytorem to tylko zalążek tego co może stać się kiedy spedytor nie ma zastępstwa. A o zastępstwo wcale łatwo nie jest – jak wiemy praca spedytora naznaczona jest presją czasu. Dlatego zastępstwo dla spedytora powinno zostać zrealizowane sprawnie, tak by nie zaburzać organizacji pracy.
Jedynym wyjściem w sytuacji kiedy spedytor idzie na urlop to przekazać jego obowiązki innemu pracownikowi, wyznaczając w ten sposób zastępstwo. Ale jak zrobić to sprawnie? Niestety bardzo często wiele firm spedycyjnych nie potrafi sobie z tym poradzić. Spedytorzy rozmawiają między sobą, przekazują informację co należy zrobić, z kim się kontaktować, jakie faktury przygotować, jakie zlecenia są w trakcie realizacji. Jak nie trudno jest się domyśleć w takim przypadku bardzo łatwo o pomyłkę.
A więc jak przekazać obowiązki spedytora by firma mogła działać sprawnie?
Łatwe przekazywanie obowiązków spedytora umożliwia program dla spedycji FireTMS, dzięki któremu w kilka chwil przekażesz obowiązki jednego spedytora, drugiemu. Osoba oddelegowana do zajęcia się obowiązkami zastępowanego spedytora widzi może łatwo kontynuować jego pracę. Dzięki funkcji zastępstwa w FireTMS zastępujący pracownik przejmuje wszystkie obowiązki kolegi z pracy.
Wystarczy wybrać zastępcę, a osoba ta będzie miała dostęp do wszystkich:
osoby, którą zastępuje. Po zakończonym zastępstwie, zlecenia będą widoczne tylko dla osoby, do której są przypisane.
Dla zobrazowania przyjmijmy, że spedytor A idzie na urlop i będzie go zastępować spedytor B. Spedytor B po wprowadzeniu zastępstwa widzi wszystkich klientów, ładunki, zlecenia co spedytor A widziała do tej pory. Spedytor B może tworzyć zlecenia i ładunki do bazy kontrahentów spedytora A. Domyślnie nowe zlecenie będzie przypisane do osoby B, co można zmienić podczas tworzenia nowego ładunku oraz zlecenia. Po zakończeniu urlopu przez spedytora A i zakończeniu zastępstwa wszystko wróci do stanu poprzedniego, tj. spedytor A będzie widziała tylko dane, do których jest przypisana. Spedytor B będzie podlegać tym samym prawom.
Jeśli chcesz to zaloguj się do FireTMS, żeby przetestować tę funkcję tutaj. Tu założysz konto jeśli jeszcze go nie masz.
Zespół fireTMS
Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.
Jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się wpis z kilkoma ogólnymi poradami związanymi z pracą zdalną bazujący na naszym doświadczeniu. Dzisiaj chciałbym skupić się na konkretnym narzędziu, jakim jest FireTMS i opisać kilka przykładów, w jaki sposób może ułatwić zdalną pracę, gdyż wiele firm z branży transportowo-spedycyjnej w trakcie pandemii Coronavirusa zostało zmuszonych do […]
Praca w branży transportowej niesie za sobą sporo ryzyka. Dotyczy ono przede wszystkim zagrożeń związanych z przewozem ładunku t i możliwym uszkodzeniem przewożonego mienia. Mniejsze lub większe wypadki na trasie są niestety stałym elementem pracy kierowcy, dlatego osoby działające w tej branży powinny skorzystać z opcji ubezpieczenia. Opcją stworzoną z myślą właśnie o nich jest […]
Tak jak wiele firm z branży IT, FireTMS od wielu lat umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną i to praktycznie we wszystkich działach – począwszy od księgowości poprzez dział handlowy, obsługi klienta, jak i zespół programistów. Postanowiliśmy podzielić się naszym doświadczeniem w tym obszarze. Oto 5 najważniejszych zasad pracy home office: Komunikacja Pierwszą i najważniejszą zasadą […]
