Dokumenty przewozowe – kary umowne za nieprzesłanie ich w terminie 

Obowiązkiem każdego przewoźnika jest przygotowanie niezbędnych dokumentów transportowych, dzięki którym kierowca może sprawnie i bez zbędnych opóźnień realizować zlecenia. Niedopilnowanie formalności wiąże się z ryzykiem kar finansowych. Jakie dokumenty przewozowe w transporcie drogowym są obecnie wymagane?

Jakie dokumenty przewozowe są niezbędne?

Dokumenty przewozowe możemy podzielić na takie, które jest zobowiązany posiadać przy sobie kierowca realizujący zlecenie oraz te, które są przechowywane w siedzibie firmy. Do pierwszej grupy zalicza się zaświadczenia dotyczące uprawnień kierowcy do kierowania pojazdem oraz wykonywania zawodu kierowcy. Chodzi o: prawo jazdy, badania lekarskie i psychologiczne, certyfikat o ukończeniu kwalifikacji, świadectwo i kartę kierowcy oraz zaświadczenie o prowadzonej działalności. Obowiązkowe są także dokumenty odnoszące się do ewidencji czasu pracy kierowcy.

Kolejną grupą dokumentów są te, które dotyczą samego pojazdu. Wśród nich nie może zabraknąć: dowodu rejestracyjnego, ubezpieczenia OC, upoważnienia do korzystania z pojazdu. Kierowca musi mieć przy sobie dodatkowo dokumenty, które potwierdzają uprawnienia przewoźnika do wykonywania działalności transportowej oraz zezwolenia na wykonywanie określonych przewozów. W następnej grupie zaświadczeń znajdują się te dotyczące samego ładunku. Zalicza się do nich list przewozowy (potwierdzenie zawarcia umowy przewozu) oraz świadectwo pochodzenia towaru.

Dokumenty przewozowe a rodzaj ładunku 

To, jakie konkretnie dokumenty przewozowe musi mieć przy sobie kierowca, zależne jest od rodzaju przewożonego ładunku. Jako przykład może posłużyć przewóz towarów niebezpiecznych. Wówczas przewoźnik musi poświadczyć zarówno swoje uprawnienia, jak i przedstawić świadectwo dopuszczenia pojazdu, aby potwierdzić zgodność z wymaganiami umowy ADR. Do szczególnych sytuacji zalicza się także przewóz żywych zwierząt, żywności (lub innych towarów) szybko psujących się, a także przewóz odpadów.

Dokumenty przewozowe niezbędne w transporcie międzynarodowym 

Na liście wymaganych dokumentów dotyczących przewozu poza granice kraju znajdują się zaświadczenia związane z transportem międzynarodowym. Należą do nich

• świadectwo kierowcy – wymagane wobec kierowcy, który wykonuje zlecenie w międzynarodowym transporcie drogowym, jeżeli nie jest obywatelem państwa członkowskiego Unii Europejskiej,  
• międzynarodowy list przewozowy, czyli CMR, 
• karnet TIR umożliwiający przewóz zaplombowanych przez władze celne przesyłek (zachowuje ważność tylko na jeden przejazd, a obecnie jest stosowany wyłącznie w dostawach do krajów spoza UE),
• międzynarodowy karnet celny ATA, który pozwala skrócić procedury celne podczas przewożenia towarów na terytorium państw zrzeszonych w ATA,
• zezwolenie Europejskiej Konferencji Ministrów Transportu (EKMT) – na jego podstawie możliwe jest wykonywanie nieograniczonej liczby międzynarodowych przewozów, pomiędzy poszczególnymi państwami członkowskimi EMKT (dotyczy również tranzytu przez ich terytoria).

Warto mieć świadomość, że dokumenty transportowe mogą różnić się w zależności od konkretnego kraju. Choć wiele z nich zostało unormowanych, to niektóre państwa mogą żądać przedstawienia dodatkowych certyfikatów lub potwierdzeń. Na tej liście może znaleźć się m.in. umowa o pracę, poświadczenie zgłoszenia delegacji, czy pasek wynagrodzeń kierowcy z potwierdzeniami wypłat.

Dokumenty transportowe gromadzone w siedzibie firmy

Poza dokumentami przewozowymi, które musi posiadać w swojej kabinie kierowca i przedstawić na żądanie uprawnionych organów kontroli, przedsiębiorca powinien posiadać również certyfikaty związane z działaniem firmy i ewidencją pracowników. Dokumentacja dotycząca pracowników powinna być przechowywana przez cały okres ich zatrudnienia. Zalicza się do niej:

• umowy o pracę,
• kopie zaświadczeń lekarskich i psychologicznych badań kierowców,
• kopie praw jazdy kierowców,
• zaświadczenia o kwalifikacjach zawodowych i odbytych szkoleniach okresowych,
• warunki wynagrodzenia kierowców.

Przedsiębiorcy może grozić grzywna za nieokazanie dokumentów związanych z przewozem drogowym, np. świadectwa kierowcy, wypisu z licencji, czy danych z karty kierowcy. W załączniku I do rozporządzenia Komisji (UE) 2016/403 znajduje się szczegółowy wykaz naruszeń i wysokości kar pieniężnych, w tym także za niedopełnienie obowiązku związanego z przedstawieniem wymaganych dokumentów transportowych. 

Dokładną wysokość kar za wykroczenia stwierdzone podczas kontroli określają przepisy Ustawy o transporcie drogowym. Z ich zapisów dowiadujemy się, że na ostateczną kwotę wpływa kilka czynników, w tym wielkość przedsiębiorstwa i liczba zatrudnionych kierowców.

Kary za brak lub niedostarczenie dokumentów przewozowych w terminie

Umowy regulujące transport międzynarodowy mówią, że odpowiedzialność za całkowite lub częściowe zaginięcie towaru, jego uszkodzenie lub opóźnienie w dostawie ponosi przewoźnik. Nie ma w nich jednak informacji na temat nieterminowego dostarczenia dokumentów przewozowych. Mimo to częstym zjawiskiem jest nakładanie na przewoźników kar umownych, których wysokość została wcześniej wskazana i zaakceptowana w umowie zawartej przez strony. Jej wysokość może być dotkliwa i zdarzają się sytuacje sporne, które poddane są rozstrzygnięciu przez sąd. Wówczas zleceniodawca będzie zobowiązany udowodnić, że na skutek niedostarczenia lub nieterminowego dostarczenia dokumentów transportowych poniósł szkodę i wskazać wysokość strat. 

Inwestycja w program dla transportu i spedycji 

Co zrobić, aby uniknąć kar umownych, jeżeli z różnych przyczyn dokumenty przewozowe nie zostaną dostarczone w terminie? Bardzo istotna jest wnikliwa analiza zapisów każdej umowy i weryfikacja, czy odpowiadają one założeniom konwencji CMR oraz innych przepisów. Aby ułatwić i usprawnić cały proces, warto wdrożyć w firmie oprogramowania dla firm transportowych fireTMS. Wszystkie dane i informacje dotyczące przewozów dostępne będą w jednym systemie, dzięki czemu każdy uprawniony użytkownik systemu może uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Narzędzie to ułatwia planowanie pracy, realizację oraz monitorowanie zleceń. 

Jeśli chcesz wiedzieć na temat funkcji fireTMS skontaktuj się z nami.