fireTMS > Blog > RODO w firmach spedycyjnych i transportowych

RODO w firmach spedycyjnych i transportowych

ikona zegara3 minuty czytania

7 maja 2018 / Autor: Zespół fireTMS

Czy ograniczony dostęp do danych w firmie spedycyjnej powinien wynikać jedynie z potrzeby osób zarządzających firmą? Nieoceniona pozostaje również kwestia komfortu pracownika, który jednostkowo nie odpowiada za całość informacji przetrzymywanych w systemach typu TMS lub w dokumentacji biurowej. Jednak w obliczu wejścia RODO jest to przede wszystkim obowiązek, który spoczywa na wszystkich firmach, w których ma miejsce przetwarzanie danych pracowników, kierowców i kontrahentów.

Odpowiedni poziom przyznawania dostępu, który wymuszają na nas między innymi zmiany związane z RODO, w każdej firmie mogą wpłynąć jedynie na podniesienie jakości i komfortu pracy.

Najważniejsze, aby ograniczenie dostępu do danych było elastyczne i nie ograniczało nikogo w wykonywaniu obowiązków służbowych. Możliwość dynamicznego przyznawania i odbierania dostępów jest tutaj kluczowa. Takie możliwości daje nam coraz więcej rozwiązań funkcjonujących w tzw. chmurze. Tylko w taki sposób natychmiastowo można przekazać dostęp do wszystkich spraw pracownikowi w momencie nagłego zwolnienia lub po prostu choroby kolegi z działu. Ale równie szybko można też go cofnąć w chwili, kiedy przestaje być potrzebny.

Marcin Borek odpowiedzialny za wdrożenie systemu spedycyjnego  FireTMS jest przekonany o dużym zapotrzebowaniu na precyzyjne przyznawania ról. Jak sam mówi: „Wśród klientów FireTMS precyzyjne przyznawanie dostępu do poszczególnych danych okazało się niezwykle pomocne. Nadzór nad rolami wykazał wiele nadużyć oraz pozwolił na uregulowanie kwestii złych praktyk takich jak przejmowanie kontrahentów od innych spedytorów lub manipulowanie premiami. Oczywiście w większości przypadków, w firmach, w których podobne nadużycia nie mają miejsca, ta funkcja w głównie pomaga w precyzyjnym raportowaniu i naliczaniu prowizji poszczególnych spedytorów, oraz ratowaniu sytuacji kryzysowych, kiedy przez nieobecność jakiegoś pracownika powodzenie transakcji zostaje zagrożone”.

To idealny moment, aby odpowiedzieć sobie również na pytanie, czy dane, które są w naszej firmie na wagę złota, powinny być chronione tylko ze względu na nasz komfort i obniżenie ryzyka ich utraty.

Ze względu na dużą ilość przechowywanych i przetwarzanych w firmach spedycyjnych informacji o kontrahentach, są one w sposób szczególny narażone na wyciek. Wymóg wdrożenia odpowiednich procedur związanych z RODO to mozolne, ale jednak ogromne wsparcie dla całej branży, w której zaufanie jest stawiane na pierwszym miejscu.

Jedną z podstawowych zasad bezpieczeństwa, którą w razie ewentualnej kontroli będziecie mogli wykazać, jest właśnie dostosowanie dostępów w taki sposób, aby nie były one większe, niż dane stanowisko tego wymaga. Drugą, ale równie ważną kwestią jest praca na serwerach, które są odpowiednio zabezpieczane i prowadzone przez firmy, lub osoby specjalizujące się w tej kwestii. Nawet w dużych przedsiębiorstwach serwery własne często nie są odpowiednio zabezpieczane. Praca na dokumentach zdalnych i serwery dużych znanych firm, są stale pod nadzorem ekspertów, którym warto zaufać. Dla pewności nie bójcie się prosić firm, które dostarczają podobne rozwiązania o pisemne zapewnienie, że pracują na podstawie procedury bezpieczeństwa wymaganej przez RODO.

To oczywiście nie wszystkie sposoby na to, aby dane naszych kontrahentów były bezpieczne, ale na pewno procedury, od których warto zacząć, jeżeli do tej pory nie zostały wdrożone w Waszej firmie. Kiedy uda się te dane zabezpieczyć w należyty sposób, nie wahajcie się informować o tym swoich kontrahentów. W obliczu toczących się dyskusji na temat wycieków i handlowania danymi współpracujące z Wami firmy z pewnością docenią dbałość o bezpieczeństwo.

Newsletter

Informacje od fireTMS są cenne jak ładunek

Regularnie dostarczamy informacji o naszym systemie oraz na tematy z branży TSL.

Zapisz się do newslettera i bądź na bieżąco.

Obowiązek informacyjny RODO - Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest fireTMS.com Sp. z o.o. Dane wskazane w niniejszym formularzu będą przetwarzane w celu dostarczenia newsletterów fireTMS.com Sp. z o.o. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymywania newslettera. Twoje prawa oraz zasady przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce prywatości

Tagi
Rate the article!

0

0 ratings, avg: 0
Zespół fireTMS

Zespół fireTMS

Artykuł został napisany przez zespół fireTMS, w oparciu o wiedzę, doświadczenie i znajomość branży TSL.

Zobacz podobne artykuły
Samochód ciężarowy realizujący zlecenie transportowe jedzie górską drogą

Jak usprawnić zarządzanie zleceniami w fireTMS?

Dokładne i poprawnie wypełnione zlecenia transportowe i spedycyjne są podstawą sprawnie działającego biznesu w branży TSL. Nawet niewielki błąd, taki jak nieprawidłowa waga ładunku czy niedokładny adres, może prowadzić do kosztownych pomyłek. Podobną wagę mogą mieć zakłócenia w komunikacji między spedytorami i przewoźnikami oraz kierowcami. Właśnie dlatego nowoczesne systemy zarządzania zleceniami transportowymi, takie jak fireTMS, […]

ikona zegara8 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Księgowa pracuje przy laptopie z fireTMS i trzyma w ręce papierowy dokument

Jak automatyczne fakturowanie w fireTMS pomoże Ci zaoszczędzić czas i pieniądze

Pracownicy firm transportowych i spedycyjnych codziennie tracą cenny czas na ręczne wystawianie faktur, kopiowanie danych ze zleceń transportowych i sprawdzanie, czy wszystkie informacje są poprawne. W przypadku dużej liczby obsługiwanych zleceń, takie pracochłonne działania zajmują godziny w skali całego tygodnia. W przypadku automatyzacji tylko tego obszaru zatrudnione osoby mogłyby poświęcić więcej czasu na inne zadania, […]

ikona zegara8 minut czytaniaPrzeczytaj więcej
Samochód ciężarowy z naczepą jedzie trasą przez las

Usprawnienia systemu fireTMS: ulepszenie edycji podładunków, rozwój asystenta AI i inne nowości

W tym artykule opisujemy nowości wprowadzone niedawno do systemu fireTMS: Automatyczne przeliczanie i kontrola cen podczas edycji podładunków W najnowszej wersji fireTMS wprowadziliśmy usprawnienia w edycji cen podładunków, które znacząco zwiększają wygodę pracy oraz precyzję rozliczeń. Nowością jest okno edycji, umożliwiające równoczesne zarządzanie wartościami wszystkich podładunków w jednym miejscu. Dla dwóch podładunków dostępna jest funkcja […]

ikona zegara3 minuty czytaniaPrzeczytaj więcej