Wie viele Unternehmen aus der IT-Branche ermöglicht fireTMS seinen Mitarbeitern seit vielen Jahren die Fernarbeit in nahezu allen Abteilungen – von der Buchhaltung über die Verkaufsabteilung bis hin zum Kundendienst und dem Team von Programmierern. Wir haben uns entschlossen, unsere Erfahrungen in diesem Bereich zu teilen. Hier sind die 5 wichtigsten Grundsätze der Homeoffice-Arbeit:
Kommunikation
Die erste und wichtigste Regel bei der Fernarbeit ist die Kommunikation mit dem Team und anderen Abteilungen. Und ich meine nicht nur, jemanden anzurufen oder bei Bedarf an jemanden schreiben zu können – es geht darum, Informationen immer und an alle Personen weiterzugeben, die möglicherweise daran interessiert sind, selbst wenn wir glauben, dass wir etwas Offensichtliches kommunizieren. Scheinbar eine einfache Regel, aber viele Missverständnisse oder Fehler können entstehen gerade, weil jemand nichts über etwas gesagt, nicht nachgefragt, usw. hat.
Es gibt viele Kommunikationstools, mit denen Sie geeignete Personengruppen erstellen können, z. B. WhatsApp, Skype, Google Meet und einen etwas komplexeren Slack. Kein Messenger kann jedoch ein Gespräch ersetzen. Manchmal sparen 3 Minuten Gespräch zig Minuten Widerrufen und Erklären. Transparenz ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Fernarbeit des Teams.
Abgesehen von einem normalen Messenger benötigt jedes Unternehmen, in dem Mitarbeiter zumindest von Zeit zu Zeit Fernarbeit ausführen, ein schlüssiges System, das die Arbeit aller Personen miteinander verbindet und von überall verfügbar ist. Für die Verkaufsabteilung handelt es sich um ein CRM-System, für ein Transport- oder Speditionsunternehmen um das TMS-System. Hier verwenden viele Unternehmen immer noch Excel oder Google Sheet, die auch online verfügbar sind. Der Nachteil einer solchen Lösung besteht jedoch darin, dass Excel den Benutzer nicht zwingt, eine bestimmte Tätigkeit auszuführen, und zweitens nichts automatisiert oder an irgendetwas erinnert. In fireTMS kann die Buchhaltungsabteilung beispielsweise automatisch Rechnungen aus Aufträgen erstellen, die zuvor von Spediteuren eingegeben wurden, und Spediteure können an einem gemeinsamen Fahrzeugterminplan arbeiten. Das gesamte Unternehmen hat die Möglichkeit eine gemeinsame Online-Dokumentendatenbank zu führen. Ein solches Programm ist der grundlegende Blutkreislauf des Unternehmens. Ich werde einen getrennten Artikel darüber schreiben, warum Excel das System nicht ersetzen, sondern nur unterstützen kann.
Aufgaben- und Verantwortungsaufteilung
Ein weiteres wichtiges Element der Fernarbeit ist die Festlegung des Verantwortungsbereichs und die Aufgabenteilung auf einzelne Personen. Weil jeder weiß, was zu tun ist, was seine Pflichten sind – aber sind Sie sicher? Neben Standardaufgaben gibt es auch zufällige Situationen, Probleme und zusätzliche Aufgaben, die niemand erledigen möchte.
Es lohnt sich, die Verantwortungsbereiche jeder Person klar zu definieren und alle, auch die kleinsten Unklarheiten, in einem gemeinsamen Chat zu kommunizieren. Gute Praktiken sind die sogenannten kurzen “daily”, d. h. eine kurze tägliche Telefonkonferenz, bei der jeder präsentiert, was er heute tun wird, die aktuellen Probleme erklärt und das Team zusätzliche Aufgaben unter sich verteilt.
Prozesse
Es ist schwierig, über effektive Arbeit zu sprechen, ohne Prozesse zu besitzen. Wenn wir die richtigen Prozesse und Werkzeuge haben, spielt es keine Rolle, ob wir zu Hause oder im Büro arbeiten. Wenn wir unsere Prozesse gut definieren und jeder nach einem bestimmten Plan arbeitet, können wir unsere Ergebnisse messen und untersuchen, welche Elemente verbessert werden müssen. Ich werde hier nicht näher auf die Vorbereitung und Entwicklung von Prozessen eingehen, da dies auch ein Thema für den nächsten Artikel ist.
Motivation
Die Aufrechterhaltung einer angemessenen Motivation zur Arbeit ist im Homeoffice sehr wichtig. Dies ist eine Aufgabe sowohl für den Chef als auch für den Mitarbeiter. Wenn wir zu Hause arbeiten, haben wir viele Ablenkungen und die Versuchung ist groß – einfach nach der Fernbedienung zu greifen, einen zusätzlichen Tab bei Facebook zu öffnen und die ganze Arbeit ist weg.
Wo kann man Motivation zur Arbeit finden, wenn es so viele Ablenkungen gibt?
Motivation kommt immer von der HANDLUNG, der einfachste Weg ist sich ein Ziel, eine Aufgabe zu setzen und diese zu erreichen – dies treibt uns an, neue Herausforderungen anzunehmen.
Sich um die Motivation der Mitarbeiter zu kümmern, ist auch die Pflicht des Chefs – es reicht aus, dass wir das Engagement einer bestimmten Person schätzen und es müssen keine hohen Prämien oder Urlaub auf Hawaii sein – manchmal bewirkt eine einfache Geste, ein paar Worte, dass jemand das Gefühl spürt, dass das was er tut wichtig ist und es wird die beste Motivation für ihn sein.
Zusammenfassend zeigt die Praxis vieler Unternehmen, dass Fernarbeit nicht so schrecklich ist, wenn wir uns nur an ein paar einfache Regeln halten und uns um unsere Mitarbeiter kümmern. Dann können wir unabhängig vom Sitz unseres Unternehmens unser Geschäft – nicht nur in Polen, sondern auch in ganz Europa entwickeln
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