Automatische Rechnungserstellung, Frachtenbörsen und weitere Funktionen im fireTMS

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12. August / Autor: Gosia Towarnicka

Aus diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Funktionen und Prozessautomatisierungen:

  • Automatische Rechnungserstellung
  • Export von Rechnungen in die Buchhaltungssoftware Datev
  • Fahrer- und Fahrzeugverwaltung
  • Fahrer Kalender
  • Fahrer Harmonogramm und Filter
  • Integration mit Frachtenbörsen

Automatische Rechnungserstellung

Die automatische Erstellung eines Rechnungsentwurfs nach einem abgeschlossenen Auftrag ist die am häufigsten genutzte Funktion im fireTMS, da sie die Arbeit eines Disponenten und der Buchhaltung vereint. Um eine Rechnung für einen abgeschlossenen Auftrag auszustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Gehen Sie in der Menüleiste auf Buchhaltung >> Verkauf / Erloese (AR) und klicken Sie dann auf AR Entwürfe (nach Abschluss des Transportauftrags wird automatisch ein Rechnungsentwurf erstellt. Die Rechnungsdaten werden aus dem Auftrag übernommen).
  • Im nächsten Schritt wählen Sie aus der Liste die Rechnung, die Sie ausstellen möchten, und klicken zweimal darauf oder gehen rechts in die Option Bearbeiten. Hinweis: Die Rechnungsentwürfe werden erst angezeigt, wenn der Disponent den Transportauftrag als abgeschlossen markiert hat.
  • Um den Zahlungstermin für eine Rechnung zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Hier können Sie auch Änderungen an anderen bearbeitbaren Feldern vornehmen.
  • Um eine Rechnung auszustellen, klicken Sie auf Rechnung ausstellen und bestätigen diese im nächsten Fenster mit OK.

Export von Dokumenten in die DATEV-Software

fireTMS ermöglicht den Export von Buchhaltungsdokumenten in die Buchhaltungssoftware DATEV. Um diese zu exportieren, gehen Sie im Menu zur Buchhaltung >> DATEV-export (Dokumenten) und wählen dann die Option Exportieren auf der rechten Seite.

Zuerst müssen Sie die Abteilung auswählen, aus der Sie Daten exportieren möchten. Wählen Sie dann im Feld Art des Exports die Datev-Software und den entsprechenden Datumsbereich mit dem Bezugspunkt aus. Wählen Sie dann die bevorzugte Art der Dokumente aus, die Sie exportieren möchten. Abschließend bestätigen Sie den Datenexport mit einem Klick auf die OK-Taste.

Um eine Datei mit den exportierten Buchhaltungsdokumenten herunterzuladen, müssen Sie das Download-Symbol auswählen. Durch die Auswahl des Informationssymbols können wir den Datumsbereich des Exports und die Anzahl der exportierten Dokumente überprüfen.

Zusätzlich wird nach dem Export eine Nachricht mit einem Link zur exportierten Datei an die E-Mail-Adresse des Benutzers zugestellt.

Im fireTMS-System können Sie auch eine Liste von Geschäftspartnern exportieren. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung >> DATEV-export (Geschäftspartner), und ergänzen dann den Bereich Informationen über den Export und laden die Datei herunter.

Wichtig: Bevor Sie eine Rechnung ausstellen, müssen Sie eine Nummer für das Einnahmenkonto und das Ausgabenkonto einrichten.

Fahrer Verwaltung

Das fireTMS ermöglicht es Ihnen, Ihre Fahrer zu verwalten. Sie können unter anderem die persönlichen Daten, Telefonnummer, ärztliche Untersuchungen, Gültigkeit des Führerscheins, Genehmigungen oder den zugewiesenen Beförderungssatz hinterlegen. Um einen Fahrer zur Liste hinzuzufügen, wählen Sie in der Menüleiste Fahrzeuge >> Fahrer und klicken dann in der sich öffnenden Registerkarte auf Hinzufügen. Anschließend  geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die Handynummer des Fahrers ein und bestätigen  mit der OK-Taste.

Fahrer Ereigniskalender

Um die Auftragsplanung zu verbessern ermöglicht fireTMS, zusätzliche Informationen zu jedem Fahrer in die Fahrer Kartei einzutragen, z.B. zu seinem Urlaub, seiner Krankschreibung oder seiner Schulung. Wählen Sie einfach einen Fahrer aus und klicken auf >> Bearbeiten, dann gehen Sie zum Reiter >> Kalender. Wählen Sie dort die Option Hinzufügen und definieren dann die Art und das Datum des Ereignisses. Wichtig ist, dass Sie auch eine Erinnerung festlegen können, die zu einem bestimmten Ereignis gesendet werden soll, indem Sie das Feld >> Erinnerung senden aktivieren, bei gleichzeitiger Festlegung des Datums, Eingabe des Inhalts und der Auswahl des Empfängers. Dies ist eine sehr nützliche Option, die die tägliche Arbeit Ihrer Firma optimiert, nicht nur während der Ferienzeit.

Fahrzeug- und Fahrer Harmonogramm

Das Fahrzeug Harmonogramm beim fireTMS ist für alle Spediteure / Disponenten einsehbar. Er erleichtert die Transportplanung und Flottenkontrolle. Dank der Drag&Drop-Methode im Fahrzeugharmonogramm können Sie Aufträge und Ereignisse wie Urlaub, Fahrerwechsel oder Service schnell und bequem verwalten. Alle im Harmonogramm vorgenommenen Änderungen werden auch in der Liste aller Transportaufträge und in der Fahrzeugverwaltung im Bereich >> Kalender aktualisiert. Darüber hinaus verfügt das Fahrzeugharmonogramm über eine Reihe von Filtern, darunter z. B. nur mit Aufträgen, nur ohne Aufträge, dank denen Sie die gewünschten Informationen noch schneller finden. Ähnlich ist es mit dem Fahrerharmonogramm – hier können Sie ebenfalls Filter verwenden, wie z. B. Art der Ereignisse oder Zusammenfassung der Abwesenheiten anzeigen. Zusätzliche Filter erleichtern die Nutzung der fireTMS-Software und automatisieren die tägliche Arbeit in Ihrem Transport- und Speditionsunternehmen.

Intergration mit diversen Frachtenbörsen

Die Integration von fireTMS mit z.B. der Trans.eu-Plattform beschleunigt und automatisiert die Arbeit von Frachtführern und Spediteuren. Um die Systeme zu integrieren, gehen Sie zu Einstellungen >> Mein Profil >> Integrationen >> Trans.eu-Plattform und klicken auf Verbinden. Anschließend loggen Sie sich mit Ihrer TransID  Nr. und Ihrem Passwort ein.

Veröffentlichung einer Fracht an der Frachten Börse

fireTMS ermöglicht die Veröffentlichung von Kundenaufträgen direkt aus dem System z.B. auf der Trans.eu-Plattform. Um eine Fracht zu veröffentlichen, gehen Sie zu >> Kundenaufträge » Offene Kundenaufträge, markieren die gewünschte Fracht und klicken aus dem Rechten Auswahlmenü >> An Trans.eu senden

Als nächstes füllen Sie alle obligatorischen Parameter aus. Sie können neben der direkten Veröffentlichung auf der Frachten Börse auch andere Versandarten der Fracht wählen, wie z. B. ohne Veröffentlichung – an die Trans.eu-Frachtliste senden, Veröffentlichung auf der privaten Börse, Veröffentlichung nur für ausgewählte Frachtführer, zu den festgelegten automatischen Regeln in Trans.eu.

Sie haben die Möglichkeit aus einer Liste von vorgeschlagenen Standorten zu wählen (PLZ, Lager, und zufalls- PLZ ) oder die Orts PLZ manuell einzugeben. Wenn Sie die Option der Automatischen Erneuerung einschalten und die Dauer definieren, Aktualisiert das System Ihr Frachtangebot auf der Börse neu indem er das alte löscht und es wieder neu einstellt. Dadurch taucht Ihr Frachtangebot wieder oben auf der liste auf.

Die Funktionen sind in ausgewählten Paketen verfügbar. Für Einzelheiten nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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