Cloud-basierte Speditionssoftware: Warum setzen immer mehr Unternehmen darauf?

Die Digitalisierung und Optimierung von Prozessen in Transport- und Speditionsunternehmen ist heute eine Notwendigkeit, die Investitionen in eine moderne Speditionssoftware erfordert. Warum hat die TMS Cloud in den letzten Jahren an Beliebtheit gewonnen? Vor allem aufgrund des einfachen Zugriffs auf Daten und Funktionen von jedem Ort und Gerät aus. Doch welche weiteren Gründe sprechen für die Wahl einer cloud-basierten Speditionssoftware?

Heute untersuchen wir genauer, warum sich immer mehr Transportunternehmen für die Implementierung einer Cloud-Speditionssoftware entscheiden. Wir stellen die wichtigsten Unterschiede zwischen Cloud- und On-Premise-Systemen sowie die wichtigsten Vorteile der Implementierung von Cloud-Software vor. Sie erfahren außerdem, wie sich solche Systeme auf die Effizienz in verschiedenen Bereichen des Transport- und Speditionsbetriebs auswirken. Wir besprechen auch wichtige Integrationsprobleme mit anderen Tools.

Unterschiede zwischen TMS Cloud und On-Premise-Systemen

Die Entscheidung zwischen einer TMS Cloud und einer On-Premises-TMS-Lösung ist eine der wichtigsten Entscheidungen für Transportunternehmen. Es lohnt sich daher, die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen im Detail zu untersuchen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Speditionssoftware aus der Cloud und einer lokalen Speditionssoftware?

Eine Speditionssoftware aus der Cloud ist eine Lösung, die auf externen Servern gehostet wird und über das Internet von jedem Ort und auf jeder Hardware zu jeder Zeit zugänglich ist. Es wird meist als SaaS-Speditionssoftware (Software as a Service) betrieben, bei dem der Zugriff auf die Anwendung über einen Webbrowser erfolgt.  Im Gegensatz dazu muss bei einem lokalen (On-Premise-) System die Speditionssoftware auf eigenen Servern installiert werden. Der Hauptunterschied besteht darin, wo die Daten gespeichert werden. Bei der TMS Cloud werden die gesammelten Informationen auf den Servern des Anbieters gespeichert, während sie bei einem lokalen System auf der Infrastruktur des Unternehmens gespeichert werden.  Durch die Entscheidung für eine cloud-basierte Speditionssoftware entfällt die Notwendigkeit, teure Hardware wie Festplatten und Server zu kaufen.

Implementierungskosten für Cloud- und On-Premise-TMS-Systeme 

Die Cloud-Speditionssoftware ist in der Regel kostengünstiger zu implementieren. Sie erfordern keine Anschaffung und Wartung eigener Hard- und Software, da sie auf einem Abonnementmodell basieren – der Zugang kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich bezahlt werden. Die Wartung der TMS Cloud liegt ausschließlich in der Verantwortung des Anbieters und ist im Abonnement enthalten. On-Premise-Lösungen hingegen verursachen hohe Vorlaufkosten, wie z. B. für den Kauf von Hardware, Servern und Systemwartung sowie regelmäßige Lizenzzahlungen. Sie erfordern außerdem umfassende IT-Management-Kenntnisse, was möglicherweise eine Erweiterung des IT-Teams des Unternehmens erfordert.

Ein großer Vorteil der Cloud-Speditionssoftware ist, dass sie ab dem Zeitpunkt des Abonnementkaufs einsatzbereit ist. Melden Sie sich einfach über einen Browser an und legen Sie los. Bei On-Premise-Systemen können Sie erst nach Abschluss der Infrastrukturvorbereitung und Systeminstallation auf den Computern mit der Arbeit beginnen. Cloud-Systeme sind zudem hinsichtlich Schulungskosten und -zeit kostengünstiger. Bei der Cloud-Speditionssoftware erfolgt die Einarbeitung neuer Softwarebenutzer per Fernzugriff und dauert nur kurze Zeit, ohne dass Besprechungen mit Implementierern in Ihrem Büro organisiert werden müssen. 

Skalierbarkeit – besser bei einer cloud-basierten Speditionssoftware oder On-Premise-Systemen?

Bei der Wahl des TMS sollten auch die Wachstumspläne des Unternehmens für die kommenden Jahre berücksichtigt werden. Deshalb ist es so wichtig, dass die IT-Lösungen an den wachsenden Bedarf angepasst werden können. Und in diesem Fall kann man sagen, dass Cloud-Systeme flexibler sind, da sie bei einer Erweiterung des Betriebs keine Investitionen in zusätzliche Hardware erfordern, was niedrigere Anfangskosten bedeuten kann. Die TMS Cloud bietet Speicherplatz und die Möglichkeit, den Speicherplatz nach Bedarf zu erweitern. Wenn das Unternehmen wächst, ist das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Erweiterung der Funktionalität eine Frage der Kontaktaufnahme mit dem Business Maintainer und der Änderung der Abonnements, anstatt weiterer Investitionen in die IT-Infrastruktur.

Verfügbarkeit und Flexibilität des Systems für die SaaS Speditionssoftware 

Die Speditionssoftware aus der Cloud bietet jederzeit und von jedem Ort mit Internetzugang aus Zugriff auf Daten und Funktionen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren Standorten oder entfernten Mitarbeitern, aber auch für Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind. Außerdem ermöglicht sie das Arbeiten auf einer Vielzahl von Geräten – vom Computer bis zum Smartphone. On-Premise-Systeme arbeiten unabhängig von der Internetverbindung und gewährleisten so einen stabilen Betrieb. Dies gilt jedoch nur, wenn alle Nutzer in den Räumlichkeiten des Unternehmens arbeiten. Dies schränkt die Möglichkeiten der mobilen und Remote-Arbeit ein.

Unterschiede zwischen Cloud- und On-Premise-System-Updates

Cloud- und On-Premise-Systeme unterscheiden sich auch in der Art und Weise, wie Updates durchgeführt werden. In der Cloud-Speditionssoftware werden solche Verbesserungen regelmäßig vom Anbieter im Hintergrund vorbereitet und implementiert, beispielsweise abends, wenn die Systemauslastung gering ist. Dadurch haben TMS-Nutzer  immer Zugriff auf die neueste Version. Wichtig ist auch, dass solche Updates in der Regel im Rahmen eines Abonnements bereitgestellt werden, d. h. es fallen keine zusätzlichen Kosten an. On-Premise-Systeme hingegen erfordern die Installation von Update-Paketen auf jedem Firmencomputer. Dies erfordert in der Regel den Kauf dieser Pakete und die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den gesamten Prozess.

Vorteile von cloud-basierter Speditionssoftware für kleine, mittlere und große Transportunternehmen

Die Umstellung auf eine Speditionssoftware aus der Cloud bietet Transportunternehmen konkrete Vorteile, die sich direkt in einer höheren Betriebseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit niederschlagen. Analysieren wir die spezifischen Vorteile von Cloud-Lösungen.

Cloud für Transportunternehmen

Die Cloud-Speditionssoftware mit 24/7-Zugriff auf Daten und Informationen ermöglicht das Echtzeit-Tracking von Fahrzeug- und Frachtstandorten und die Vorhersage von Lieferzeiten auf Basis von Informationen aus integrierter GPS-Telematik. Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die 24/7-Überwachung aller Unternehmensbereiche, den Zugriff auf alle Daten und kontinuierlich aktualisierte Berichte. Diesen Komfort bieten Lösungen wie fireTMS, also das 360°-TMS-System. 

Der Zugriff auf aktuelle Daten erhöht die Transparenz und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf unerwartete Ereignisse. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Auftragsabwicklung, überwachen Planabweichungen und informieren Ihre Geschäftspartner über den Auftragsstatus – von der Abholung bis zur Auslieferung. Dies verbessert die Kundenkommunikation deutlich und stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Fernarbeit und Teammobilität mit der TMS Cloud

Da auf die Cloud-Speditionssoftware von jedem Ort mit Internetzugang und über eine Vielzahl von Geräten zugegriffen werden kann, spielt sie eine große Rolle im Zusammenhang mit der Fern- oder Hybridarbeit. Jedes Teammitglied kann sehen, welche Aufgabe es geplant hat und diese dann erledigen, unabhängig von seinem Standort. fireTMS bietet auch eine spezielle mobile App für Fahrer, fireTMS Driver, die den Kontakt zwischen Fahrern und Disponenten einfacher und schneller macht. So können Verlader und Transportmitarbeiter auch dann effizient arbeiten, wenn sie nicht im Büro, sondern unterwegs oder auf einer Geschäftsreise sind. 

Die Cloud-Speditionssoftware funktioniert sowohl auf PCs als auch auf mobilen Endgeräten, so dass Einschränkungen am Arbeitsplatz entfallen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter ein flexibles System für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben erhalten und die Manager die Aktivitäten besser koordinieren können. Dies erweitert auch die Suche nach neuen Mitarbeitern, da diese nicht in der Nähe des Firmensitzes wohnen müssen. Auf diese Weise können die Unternehmen auf Spezialisten in anderen Regionen des Landes zugreifen und die Kompetenz ihrer Teams verbessern.

Kostensenkungen durch die Cloud-Speditionssoftware

Der Einsatz einer cloud-basierten Speditionssoftware kann nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Dazu gehören die kostengünstigere Implementierung im Vergleich zu einem On-Premise-System, die Möglichkeit, Abonnements schnell zu ändern, falls das System an Ihre Bedürfnisse angepasst werden muss, und die Möglichkeit, jederzeit spontan Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Systeme wie fireTMS ermöglichen dank ihrer Flexibilität eine kostengünstigere Investition in Transport- und Versandsoftware und bieten gleichzeitig die gleichen Funktionen wie On-Premise-Systeme.

Datensicherheit in Cloud-basierten TMS-Systemen 

Datensicherheit ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl einer Cloud-Speditionssoftware. Moderne Software legt besonderen Wert auf Datensicherheit. Informationen werden auf externen Servern mithilfe fortschrittlicher Technologien wie Verschlüsselung, Echtzeit-Backups und Zugriffskontrollmechanismen gespeichert. Die Implementierung von Verschlüsselung auf drei Ebenen ist entscheidend: Daten im Ruhezustand (Datenbanken), Daten in Bewegung (Übertragung über Netzwerke) und Daten in Verwendung (In-Memory-Verarbeitung). 

Externe Server für die Cloud-Speditionssoftware sind zusätzlich gegen unvorhergesehene Ereignisse wie Feuer oder Überschwemmung geschützt. Regelmäßige Backups sind zudem Standard. So können selbst im Schadensfall oder bei einem Ausfall des Serverraums die Daten schnell aus einem Backup wiederhergestellt werden.

fireTMS als praktisches Beispiel für eine Cloud-Speditionssoftware

Sie suchen ein Beispiel für eine cloud-basierte Speditionssoftware? Das fireTMS-System kann die Vorteile dieser Art von Lösung veranschaulichen, die die tägliche Arbeit von Transport- und Speditionsunternehmen verbessert. Es handelt sich um ein hochmodernes 360°-TMS, das durch künstliche Intelligenz in Form eines KI-Assistenten unterstützt wird und für kleine, mittlere und große Unternehmen entwickelt wurde, damit Sie jede Phase Ihres Auftrags effizient an einem Ort verwalten können. Von der Transportplanung und dem Routing, der Auftragsverwaltung, der Transportüberwachung und der Kommunikation mit den Fahrern bis hin zur automatischen Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Berichterstattung. 

Wie jedes cloud-basierte System ist auch die cloud-basierte Speditionssoftware fireTMS jederzeit von jedem Ort mit Netzwerk- und Gerätezugriff zugänglich. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Aufgaben aus der Ferne zu erledigen. Ähnlich verhält es sich mit der Kommunikation mit Fahrern unterwegs – mit der fireTMS Driver Mobile App können Sie schnell und einfach mit ihnen in Kontakt bleiben. Möchten Sie sehen, wie das cloudbasierte fireTMS in der Praxis aussieht? Erstellen Sie ein Konto bei fireTMS und starten Sie einen 14-tägigen kostenlosen Test.