Wie kann man die Auftragsverwaltung in fireTMS effizienter gestalten?

Präzise und korrekt ausgefüllte Transport- und Speditionsaufträge sind die Grundlage der reibungslosen Geschäftstätigkeit in der TSL-Branche. Selbst ein kleiner Fehler, wie etwa ein falsches Ladegewicht oder eine ungenaue Adresse, kann kostspielige Irrtümer verursachen. Einen ähnlichen Einfluss können Störungen der Kommunikation zwischen Spediteuren und Frachtführern sowie Fahrern haben. Genau deshalb führen moderne Systeme für die Transportauftragsverwaltung, wie fireTMS, fortgeschrittene Informatiklösungen ein, die die tägliche Arbeit erle

Im vorliegenden Text stellen wir praktische Methoden für die Optimierung der Auftragsverwaltung mithilfe des fireTMS Systems vor. Dank Ihnen können Sie die betriebliche Effizienz steigern, Kosten reduzieren und Transportprozesse optimieren.

Die häufigsten Probleme bei der Verwaltung von Transport- und Speditionsaufträgen

Die Transport- und Speditionsbranche steht vor vielen Herausforderungen, die die Effektivität der Auftragsverwaltung direkt beeinflussen. Eines der größten Probleme ist die große Konkurrenz auf dem Markt, die zur Senkung der Transporttarife führt. Firmen bieten Dienstleistungen häufig unterhalb der Rentabilitätsschwelle an, was langfristig zur Destabilisierung des gesamten Sektors führt. Gleichzeitig stehen Transportunternehmen wachsenden Betriebskosten gegenüber. Probleme mit finanzieller Liquidität stellen eine weitere, ernsthafte Herausforderung dar. Zahlungsfristen für ausgestellte Rechnungen betragen sogar bis zu 90 Tagen, während Transportunternehmen die Kosten für die Abwicklung des Auftrags aus eigenen Mitteln decken müssen. 

Auch die Frage der Dokumentation macht die Verwaltung von Speditionsaufträgen komplizierter. Manche Speditionsunternehmen fordern die Einreichung konkreter Unterlagen innerhalb kurzer Zeit. Die fehlende Erfüllung dieser Anforderungen kann zu finanziellen Belastungen für jeden Tag des Verzugs führen. Ein ernsthaftes Problem ist auch ein unzuverlässiges System für Informationsaustausch. Die fehlende Koordination zwischen Spediteuren und Frachtführern führt zu Verzug beim Ein- und Ausladen.

Im Fall der Zusammenarbeit mit vielen Lieferanten und Frachtführern, wird die Koordination logistischer Prozesse besonders schwierig. Ohne ein entsprechendes System für Auftragsverwaltung, können solche Aufgaben, wie die effektive Transportplanung, Streckenplanung, Begrenzung von Leerfahrten und Überwachung von Zahlungen schnell die Möglichkeiten der Firma übersteigen. Die obigen Probleme zeigen, wie wichtig die Implementierung eines modernen Transport- und Speditionsmanagementsystems sind, das Prozesse automatisiert, das Risiko von Fehlern minimiert und die betriebliche Effektivität steigert.

Wie fireTMS die mit der Auftragsverwaltung verbundenen Probleme löst

Das fireTMS System bietet umfassende Problemlösungen in der Verwaltung von Transport- und Speditionsaufträgen. Es erlaubt den vollständigen Übergang von Papier- zu digitaler Dokumentation, wodurch alle mit Kunden, Fahrern und Fahrzeugen verbundenen Unterlagen in einem einzigen System versammelt sind. Es sorgt für eine wesentlich bessere Organisation der Arbeit, und tägliche Aufgaben werden damit schneller und effektiver erledigt.

Einer der wichtigsten Vorteile von fireTMS ist die einfache Vorbereitung von Transportaufträgen. Das System ermöglicht die effiziente Eingabe von Daten in Form des automatischen Auftragsimports mithilfe von KI. Zusätzlich garantiert es einen mühelosen Kontakt zum Frachtführer, z. B. dank des E-Mail-Versands von Aufträgen, oder zum Fahrer, mithilfe der fireTMS Driver App. Das alles sorgt für eine effektive und schnelle Auftragsverwaltung – sowohl von Speditionsaufträgen als auch Transportaufträgen. Es hilft darüber hinaus bei der Überwachung des Auftragsabwicklungsstatus.

Moderne Funktionen von fireTMS zur Unterstützung der Auftragsverwaltung

Moderne Transportmanagementsysteme bieten Funktionen, die die Auftragsverwaltung realistisch effizienter machen. fireTMS bietet natürlich einen Satz von Tools, die die tägliche Arbeit in dieser Hinsicht automatisieren und die Notwendigkeit der Durchführung mühseliger und zeitaufwändiger Aufgaben minimieren.

Ausführliche Transport- und Speditionsaufträge in fireTMS

fireTMS bietet die Möglichkeit der Verwaltung von (internen) Transportaufträgen und (externen) Speditionsaufträgen an einem Ort. Das System versammelt alle Angaben zum Transport, darunter jene, die die Ladungen, Frachtführer, Fahrzeuge, Fahrer und sogar Strecken betreffen. Dank der Möglichkeit, die erwähnten Informationen Unterlagen im System zuzuordnen, wird die Vorbereitung präziser Aufträge sehr einfach und bedarf keines mühseligen Abschreibens von Daten. Darüber hinaus erleichtert das System die Kommunikation mit Frachtführern und Fahrern, was die Überwachung der Auftragsabwicklung leichter macht und deren Abrechnung beschleunigt. 

KI-Assistent, also automatischer Import von Aufträgen

Eine der größten Erleichterungen in Bezug auf die Auftragsverwaltung in fireTMS ist der KI-Assistent, der im Enterprise-Paket verfügbar ist. Mithilfe dieses Tools können Aufträge automatisch in das System importiert werden. Der Assistent liest Daten aus Textdateien (wie PDF, DOCX oder TXT), Scans und Fotos (in den Formaten JPEG, PNG sowie GIF) oder E-Mails (EML). Es reicht, eines der erwähnten Dokumente hochzuladen, und der Assistent liest die Daten und bereitet kurz darauf eine neue Ladung im System vor. Das Tool erkennt Namen von Ladungen, Daten und Adressen des Ein- und Ausladens, Abmessungen, Gewicht, und auch die Ladungsnummern des Kunden. Darüber hinaus funktioniert der KI-Assistent auch mit Unterlagen in Fremdsprachen, was bei internationalen Aufträgen unverzichtbar ist. 

Neben der wesentlichen Beschleunigung der Eingabe neuer Ladungen im System, minimiert der Assistent das Risiko von Irrtümern beim händischen Abschreiben von Daten und erlaubt Mitarbeitern, sich auf andere, wesentliche Aufgaben zu konzentrieren.

Beschleunigung der Abwicklung von Daueraufträgen mithilfe von Frachtvorlagen

Die Funktion der Frachtvorlagen bei fireTMS beschleunigt die Einführung von wiederkehrenden Aufträgen für Dauerkunden. Auf Grundlage einer einmal eingegebenen Ladung kann eine eigene Vorlage erstellt werden, in der wiederholbare Daten für die konkrete Art von Auftrag gespeichert sind. Neben den Kundendaten können in der Vorlage alle wichtigen Informationen gespeichert werden, einschließlich der genauen Strecke. Dadurch kann die Beauftragung von Beförderungen wesentlich beschleunigt und ein hoher Standard der Dokumentation aufrechterhalten werden, dank der Übermittlung detaillierter Informationen an Frachtführer oder Fahrer. 

Einfache Kommunikation mit Frachtführern – Versand von Aufträgen per E-Mail und im Frachtführer-Portal

Im Fall von Speditionsaufträgen ist die Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation zwischen dem Spediteur und dem Frachtführer ein sehr wichtiger Aspekt. fireTMS verfügt über mehrere Tools, die dabei helfen. Man kann vor allem den Kontakt mit dem Frachtführer vereinfachen, dank der Funktion zum direkten Versenden von Aufträgen aus dem System an die E-Mail-Adresse des Frachtführers. Dies erlaubt die Vermeidung des zeitaufwändigen Herunterladens von Unterlagen und deren manuellen Versand aus dem Postfach. 

Die zweite Erleichterung, die den Kontakt effizienter macht, ist das Frachtführer-Portal, also eine Lösung, mit deren Hilfe der Frachtführer Transportunterlagen von der Strecke direkt in fireTMS übersenden und Angaben für Rechnungen ergänzen kann. Dies wiederum erlaubt die Eingrenzung der mit der Bearbeitung von Unterlagen nach Abschluss des Auftrags verbundenen Bürokratie sowie die Beschleunigung der Abrechnung und Zahlung für die erbrachten Dienstleistungen.

Verbesserte Kommunikation mit Fahrern dank der fireTMS Driver App 

Ein ebenso wichtiger Aspekt des Auftragsverwaltungsprozesses ist die effiziente Kommunikation zwischen dem Transportunternehmen und dem Fahrer, der unterwegs ist. Dank der fireTMS Driver App bleibt der Kontakt mit dem Fahrer laufend aufrecht, dank des Chats und der Übersendung von Aufträgen an diesen. Der Fahrer hingegen kann Scans der Transportunterlagen an das System senden. Somit hilft die App bei der Überwachung der Strecke und des Abwicklungsstatus von Aufträgen, und beschleunigt auch deren Abrechnung. Ein weiterer Vorteil von fireTMS Driver ist auch die Möglichkeit der blitzschnellen Reaktion auf unvorhergesehene Situationen auf der Strecke.

Warum lohnt es sich, auf fireTMS zu setzen?

Zusammenfassend, stellt die effektive Auftragsverwaltung das Fundament des Erfolgs jeder Speditions- und Transportfirma dar. Zweifellos sind traditionelle, auf Arbeitsblättern oder Kalendern basierende Methoden in Anbetracht der steigenden Konkurrenz und der wachsenden Betriebskosten nicht länger ausreichend. fireTMS hingegen ist eine umfassende Lösung, die dank moderner Funktionen und Tools dabei hilft, mit den in der Branche häufig auftretenden Problemen zurechtzukommen.

Das System sammelt vor allem alle Daten in Bezug auf Aufträge an einem Ort, was das Risiko von Fehlern und Irrtümern wesentlich reduziert. Dank des KI-Assistenten nimmt die Eingabe von Ladungen lediglich wenige Sekunden in Anspruch. Darüber hinaus beschleunigen die Frachtvorlagen die Abwicklung wiederholbarer Aufträge, und das Frachtführer-Portal sowie die fireTMS Driver App garantieren die reibungslose Kommunikation zwischen allen Teilnehmern des Transportprozesses.

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