Elektronische Rechnungen – ein Leitfaden für Transport- und Speditionsunternehmen

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) ist derzeit eines der wichtigsten Themen in der Transport- und Logistikbranche. Seit 2024 werden schrittweise Regelungen zur E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt, doch die meisten Unternehmen unterliegen diesen Anforderungen noch nicht. Kein Wunder also, dass sich viele Unternehmer fragen: Was genau ändert sich, wen betrifft es und wie kann man sich darauf vorbereiten? In diesem Artikel präsentieren wir Ihnen die wichtigsten Informationen zur Einführung der E-Rechnung in Deutschland – von Definitionen und rechtlichen Anforderungen bis hin zu praktischen Tipps für Transport- und Speditionsunternehmen.

Was ist eine elektronische Rechnung und warum wurde sie eingeführt?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, versendet und empfangen wird. Dies ermöglicht die automatische Datenverarbeitung durch Buchhaltungssysteme. Papierrechnungen oder per E-Mail versendete PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht. Eine E-Rechnung enthält Daten in einem standardisierten Format, beispielsweise als XML-Datei, wodurch sie ohne manuelle Dateneingabe automatisch in Finanz- und Buchhaltungssoftware importiert werden kann.

Hauptziel der Einführung von E-Rechnungen ist die Verbesserung der Transaktionstransparenz und die Stärkung des Steuersystems. Diese Lösung beugt Steuerbetrug vor, da die Dokumente den Finanzämtern sofort zur Prüfung zur Verfügung stehen. Darüber hinaus beschleunigt die Implementierung von E-Rechnungen den Dokumentenfluss und senkt die Verwaltungskosten. Dies ist insbesondere in der Transportbranche von Bedeutung, wo täglich eine große Anzahl von Dokumenten verarbeitet wird.

Wer wird von der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung betroffen sein?

Die neuen Regelungen geltenfür Transaktionen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen sowohl Verkäufer als auch Käufer ihren Sitz oder ihre Betriebsstätte in Deutschland haben. Dies gilt auch für ausländische Unternehmen, die auf dem deutschen Markt tätig sind und über eine deutsche Niederlassung oder eine deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen.

Das neue System für elektronische Rechnungen deckt einige Fälle nicht ab:

• Rechnungen unter 250 €, einschließlich kleinerer Beträge wie Quittungen, Tickets und Parkgebühren, unterliegen nicht der Registrierungspflicht im System.
• Transaktionen mit Verbrauchern (B2C) werden nicht als elektronische Rechnungen, sondern als herkömmliche Papierrechnungen oder PDF-Dateien dokumentiert, da die neuen Regelungen nur für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen gelten.
• Grenzüberschreitende Transaktionen, beispielsweise zwischen einem Unternehmen in Deutschland und einem Unternehmen in den Niederlanden.

Bemerkenswert ist, dass die deutsche öffentliche Verwaltung bereits vor einigen Jahren auf die elektronische Rechnungsstellung für Lieferantenabrechnungen umgestellt hat.

Einführungsplan für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland 2025–2028

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird schrittweise eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Was sind die wichtigsten Schritte bei der Einführung des E-Rechnungssystems?

• Am 1. Januar 2025 wurde die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen eingeführt. Ab diesem Datum muss jedes Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Unternehmen muss über ein System verfügen, das Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format annehmen und archivieren kann. Elektronische Rechnungen dürfen nicht abgelehnt werden.
• Der Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 ist eine Übergangsfrist. In diesem Zeitraum ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen noch nicht für alle Unternehmen verpflichtend. Unternehmen können weiterhin herkömmliche Rechnungen (Papier oder PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Am 1. Januar 2027 wird die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auf große Unternehmen ausgeweitet. Das bedeutet, dass alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € verpflichtet sind, für alle inländischen B2B-Transaktionen elektronische Rechnungen auszustellen. 
• Ab dem 1. Januar 2028 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Umsatz verpflichtend. Bis 2028 wird die elektronische Rechnungsstellung voraussichtlich zum universellen Standard werden, und herkömmliche Papierdokumente oder unstrukturierte PDF-Dateien werden im konzerninternen Zahlungsverkehr nicht mehr akzeptiert.

Alle oben genannten Änderungen, einschließlich der geplanten Termine, basieren auf dem 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz. Obwohl die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung gestaffelt erfolgt, wird empfohlen, die Vorbereitungen nicht bis zur letzten Minute aufzuschieben, da eine nicht erfolgreiche Umsetzung zu Bußgeldern von Aufsichtsbehörden führen kann. Eine zügige Anpassung von Prozessen und bestehender Software ist umso wünschenswerter, als einige Auftragnehmer möglicherweise bereits mit elektronischen Rechnungen rechnen.

Es ist außerdem wichtig zu wissen, dass kleine und mittlere Unternehmen entgegen mancher Annahme nicht bereits ab 2026 zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind. Für alle Unternehmen gilt die Frist ab 2028. Dennoch ist es ratsam, frühzeitig mit der Implementierung geeigneter Lösungen zu beginnen, um für die Einführung der neuen Rechnungsstellungsstandards gerüstet zu sein.

E-Rechnungsformat und -standards: XRechnung und ZUGFeRD

Standardmäßige PDF-Dateien und Papierdokumente erfüllen nicht die Anforderungen an strukturierte Daten gemäß EN 16931. Welche Dateiformate sind also nach den neuen Bestimmungen zulässig? Es gibt zwei Standardformate, die die Anforderungen der genannten Norm erfüllen.

• XRechnung, die strukturierte XML-Datei, ist der offizielle Standard, der von der deutschen öffentlichen Verwaltung empfohlen wird. Sie enthält alle erforderlichen Datenfelder, wie z. B. Auftragnehmer, Beträge und Mehrwertsteuersätze, in Form von XML-Tags. Die XRechnung-Datei ist systemlesbar, jedoch nicht für Menschen. Daher ist eine geeignete Software zum Lesen erforderlich.
• ZUGFeRD (auch bekannt als Factur-X) ist ein Hybridformat, mit dem sich eine PDF-Rechnung mit einer XML-Datenebene erstellen lässt. Dadurch ist die Datei wie ein normales PDF lesbar, während Finanzprogramme die strukturierten Daten automatisch exportieren können. Es ist zu beachten, dass derzeit nur ZUGFeRD 2.1 und höhere Versionen akzeptiert werden.

Beide Formate sind rechtlich gleichwertig, und eine Rechnung, die einem der beiden Formate entspricht, gilt als elektronische Rechnung. Wichtig ist jedoch, dass im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2G) mit öffentlichen Einrichtungen ausschließlich das XRechnung-Format akzeptiert wird. Es ist jedoch wichtig, die ursprüngliche XML-Datei stets zu Archivierungszwecken aufzubewahren, auch im Falle von ZUGFeRD, da es nicht möglich sein wird, Papierrechnungen zu archivieren.

Wie bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung vor?

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist eine bedeutende betriebliche Umstellung, insbesondere für Transport- und Speditionsunternehmen, die monatlich Hunderte von Dokumenten ausstellen und empfangen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Schritte für die erfolgreiche Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen.

• Eine Geeignete Software

Grundlage ist ein System, das die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen in den erforderlichen Formaten ermöglicht. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware, Ihr Transportmanagementsystem (TMS) oder Ihr ERP-System die Standards XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Das System sollte außerdem den Import empfangener elektronischer Rechnungen in eine interne Datenbank ermöglichen. Falls Ihre aktuelle Software diese Funktionen nicht bietet und deren Implementierung nicht geplant ist, empfiehlt sich ein Anbieterwechsel.

• Prozesse und Mitarbeiter auf die Umstellung vorbereiten

Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung erfordert nicht nur Investitionen in IT-Lösungen, sondern auch die Anpassung von Prozessen. Überlegen Sie, wie Rechnungen von Lieferanten empfangen werden. Besprechen Sie außerdem mit Ihrer Buchhaltung, wie empfangene XML-Dateien archiviert werden, die mindestens 10 Jahre lang elektronisch gespeichert werden müssen. Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Mitarbeiter in der Unterscheidung von E-Rechnungen und herkömmlichen Rechnungen schulen. Es empfiehlt sich zudem, das neue System und die neuen Abläufe mit Ihren Kunden zu testen, beispielsweise durch den Austausch von Rechnungen im neuen Format, um die Funktionsfähigkeit zu überprüfen.

• Die Übergangsfrist für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung optimal nutzen

Es empfiehlt sich, die Jahre 2026 und in manchen Fällen 2027 zu nutzen, um die Umstellung in Ihrem Unternehmen reibungslos durchzuführen. So vermeiden Sie Hektik, einen überstürzten Implementierungsprozess und das Risiko von Fehlern. Legen Sie am besten einen Übergangstermin vor dem gesetzlichen Stichtag fest, um einen Sicherheitsabstand zu schaffen.

• Änderungen in Verordnungen und neuen Gesetzen im Blick behalten

Die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung können sich noch ändern. Daher ist es ratsam, die Veröffentlichungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) und der Industrie- und Handelskammer (IHK) zu verfolgen, die Leitlinien für Unternehmen bereitstellen. Beachten Sie auch Ausnahmen, beispielsweise für Rechnungen unter 250 €.

fireTMS – E-Rechnungsmanagement für die Transport- und Speditionsbranche

Das richtige IT-System kann eine potenzielle Verpflichtung in einen optimierten Arbeitsablauf verwandeln. fireTMS ist ein umfassendes Transportmanagementsystem (TMS) für Transport und Spedition, mit dem Sie Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Aufträgen empfangen und erstellen können. Mitarbeiter, die mit dieser Lösung arbeiten, können Rechnungen bereits im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen. Die Nutzung oder Implementierung von fireTMS löst somit das Problem der Anpassung Ihrer Software an neue E-Rechnungsstandards und macht externe Programme oder die manuelle Dokumentenkonvertierung überflüssig.

fireTMS ermöglicht außerdem die Automatisierung und Archivierung von Rechnungen. Das gesamte Dokument – ​​sowohl der lesbare Inhalt als auch die Datenstruktur – wird in einer einzigen Datei gespeichert und im System mit einem bestimmten Auftrag und einer Transaktion verknüpft. Von Kunden erhaltene E-Rechnungen können in die Datenbank importiert und mit dem entsprechenden Transport- oder Kostenauftrag verknüpft werden, was die Abrechnungskontrolle vereinfacht. Der gesamte Dokumentenworkflow in fireTMS findet daher in einer einzigen, integrierten Umgebung statt – papierlos und ohne doppelte Arbeit.

Warum ist das wichtig? Es gibt bereits Fälle, in denen Anbieter von Transportsoftwares die Unterstützung von E-Rechnungen nicht anbieten und ihren Kunden stattdessen separate Tools für die Rechnungserstellung empfehlen. Dies würde zusätzliche Kosten für das Unternehmen, ein erhöhtes Fehlerrisiko beim Datenaustausch zwischen Systemen und einen Effizienzverlust bedeuten. Mit fireTMS lässt sich dies einfach und effektiv vermeiden. Möchten Sie fireTMS kennenlernen? 

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